Ordnung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zur Zuschussvergabe in Notlagen

Stand: 22.09.2023 (nach einer Neufassung und einer Änderung)

Ursprüngliche Fassung: amtliche Bekanntmachung vom 12.09.2019

Neufassung: 10.08.2021

Änderung: 22.09.2023 [§5]

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person selbst.

§ 1 Notlagenhilfe

(1) Die Verfasste Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) vergibt in sozialen Härtefällen und Notlagen entsprechend ihres Selbstverständnisses eine Notlagenhilfe an einzelne Mitglieder, wenn dies in einer unvorhergesehenen kurzfristig eingetretenen Notlage für die Fortführung des Studiums nötig wird und für die entsprechenden Kommilitoninnen keine andere, der Situation angemessene kurzfristige Hilfe besteht, unvermeidbare Kosten zu tragen. Entsprechende Fälle können unvorhergesehene kurzfristige Gründe, wie Arbeitsplatzverlust, Kosten oder Exmatrikulation mit gerichtlicher Klärung sein, welche Probleme bei Mietzahlungen oder Versorgung zur Folge haben.
(2) Voraussetzung für den Empfang der Notlagenhilfe ist die Mitgliedschaft in der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Institut für Technologie (KIT) gemäß § 1 der Organisationssatzung.
(3) Ein Rechtsanspruch auf einen Zuschuss besteht nicht. Grundvoraussetzung für eine Förderung ist, dass Mittel zur Verfügung stehen.
(4) Bei der Vergabe ist die Verfasste Studierendenschaft zum sorgfältigen Umgang mit den Mitteln und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verpflichtet. Die zur Verfügung stehenden Mittel sind für einzelne Ausnahmefälle in Notsituationen vorgesehen.}
(5) Die Vergabekommission nach § 4 tauscht Informationen mit anderen Vergabestellen von Notlagenhilfen, insbesondere dem Studierendenwerk Karlsruhe, aus. Antragstellerinnen können zunächst an die Stelle verwiesen werden, deren Förderungszweck am besten auf die individuelle Situation passt.
(6) Geförderte sind verpflichtet, die Vergabekommission zu berechtigen, Informationen über die Gewährung der Förderung wie den Namen, das Geburtsdatum und das Studienfach der Geförderten und den Beginn, die Dauer und die Höhe des Zuschusses an andere Vergabestellen von finanziellen Hilfen in Härtefällen, insbesondere das Studierendenwerk Karlsruhe, weiterzugeben, um eventuelle Doppelförderung zu prüfen.

§ 2 Finanzierung

(1) Die Finanzierung erfolgt durch Haushaltsmittel der Verfassten Studierendenschaft. Näheres regelt § 37 Abs. 7 der Organisationssatzung.
(2) Spenden für die Notlagenhilfe werden zweckgebunden für die Notlagenhilfe verwendet. Die Identität von Spenderinnen darf nur bei Prüfungen der Haushalts- und Wirtschaftsführung der Verfassten Studierendenschaft eingesehen werden.

§ 3 Berechnung von Zahlungen

(1) Die Notlagenhilfe wird als echter Zuschuss gewährt.
(2) Die Förderhöhe wird durch die Vergabekommission entsprechend der individuellen Situation der Antragstellerin festgelegt.
(3) In einem Zeitraum von 18 Monaten kann eine Person höchstens für drei Monate gefördert werden.
(4) Die maximale Förderung für einen Monat entspricht der Höhe des monatlichen BAföG-Höchstsatzes am Tag des Eingangs des vollständigen Antrags.
(5) Im Erstantrag können bis zu zwei Monate gefördert werden. Danach können bis zu zwei Verlängerungsanträge für jeweils einen Monat gestellt werden.
(6) Falls es die Situation der Geförderten zulässt, sind monatlich betragsgleiche Zahlungen zu bevorzugen.

§ 4 Vergabekommission

(1) Die Vorsitzende ist verantwortlich für Einladungen zu Sitzungen und die Koordinierung der Arbeit der Vergabekommission. Sie kann Aufgaben an Mitglieder der Vergabekommission delegieren. Die Vorsitzende wird, sofern sie befangen, verhindert oder nicht vorhanden ist, vertreten durch

1. die stellvertretende Vorsitzende,
2. die übrigen Mitglieder und
3. die Nachrückerinnen in der Reihenfolge nach Abs. 2.

Innerhalb dieser Personengruppen gilt die Reihenfolge nach § 41c der Organisationssatzung.

(2) Sollten für eine Vergabesitzung zu viele Mitglieder fehlen oder nach § 6 ausscheiden, rücken in folgender Reihenfolge Mitglieder nach:

1. Stellvertreterinnen,
2. Sozialreferentin des Vorstandes der Verfassten Studierendenschaft,
3. Mitglieder des Ältestenrates,
4. Präsidium des Studierendenparlaments.

Innerhalb dieser Personengruppen gilt die Reihenfolge nach § 41c der Organisationssatzung. Nach Stellvertreterinnen genannte Nachrückerinnen rücken nur nach, wenn ansonsten weniger als drei Personen an der Vergabesitzung teilnehmen. § 6 ist entsprechend auch auf Nachrückerinnen anzuwenden. Falls davon auszugehen ist, dass S. 1 bei einer Sitzung Anwendung finden wird, hat die Vorsitzende Nachrückerinnen zu benachrichtigen. Nach Beginn einer Sitzung werden keine personellen Veränderungen mehr vorgenommen.
(3) Alle Personen, die an Beratungen und Entscheidungen der Vergabekommission beteiligt sind, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Zur Sicherstellung dieser haben die Mitglieder und Stellvertreterinnen zum Amtsantritt eine Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen. Das gilt entsprechend für Nachrückende vor der Teilnahme an einer Vergabesitzung.
(4) Sobald mindestens drei Mitglieder gewählt sind, ist binnen sieben Tagen zur konstituierenden Sitzung einzuladen, an der sowohl Mitglieder als auch Stellvertreterinnen teilnehmen. Bei der konstituierenden Sitzung unterzeichnen die Mitglieder und Stellvertreterinnen die Verschwiegenheitserklärungen und wählen eine Vorsitzende sowie eine stellvertretende Vorsitzende. Erst nach vollständigem Abschluss der konstituierenden Sitzung ist die Vergabekommission im Amt. Die Amtszeit der einzelnen Mitglieder beginnt mit der Amtszeit der Vergabekommission, frühestens jedoch mit der Unterschrift der Verschwiegenheitserklärung.
(5) Das Studierendenparlament befasst sich mit der Abwahl eines Mitglieds oder einer Stellvertreterin nach § 35 Abs. 2 S. 6 Nr. 4, wenn die Vergabekommission dies mit einfacher Mehrheit beschließt.
(6) Am Ende jedes Haushaltsjahres berichtet die Vergabekommission dem Studierendenparlament gesondert über das Gesamtvolumen der beschlossenen Notlagenhilfe, die Zahl der eingegangenen Anträge und die Zahl der Geförderten. Es ist ein Tätigkeitsbericht anzufertigen, der die wesentlichen Gründe für Bewilligungen auflistet. Dabei dürfen keine Rückschlüsse auf einzelne Geförderte möglich sein.

§ 5 Antragstellung

(1) Voraussetzung für die Bearbeitung ist ein vollständiger Antrag an die Vergabekommission. Dieser kann bei der Vergabekommission, einem Mitglied der Vergabekommission oder dem Sozialreferat des Vorstands der Verfassten Studierendenschaft eingereicht werden.
Der Antrag muss mindestens umfassen:

1. Auskünfte und, sofern vorhanden, Belege wie zum Beispiel Kontoauszüge über
   a. vergaberelevantes Vermögen,
   b. Einnahmen und Ausgaben der letzten 3 Monate und
   c. erwartete Einnahmen und Ausgaben für den beantragten Förderzeitraum,
2. eine Schilderung des Sachverhalts und dessen Auswirkungen auf die Weiterführung des Studiums,
3. eine Erklärung, dass die Antragstellerin auf keine ausreichenden Vermögensrücklagen, Unterhaltsverpflichtete oder sonstige Einnahmequellen zurückgreifen kann,
4. eine Erklärung nach bestem Wissen und Gewissen, dass die Antragstellerin vor hat, ihr Studium weiterzuführen, und die dafür notwendigen formalen Bedingungen erfüllt,
5. die Erklärung zur Zustimmung zum Informationsaustausch mit anderen Vergabestellen gemäß § 1 Abs. 5 und 6,
6. eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, die auch den aktuellen Studiengang enthält und
7. eine Versicherung, dass alle Daten und Angaben der Wahrheit entsprechen.

(2) Ein Verlängerungsantrag nach § 3 Abs. 5 S. 2 muss mindestens umfassen:

1. Auskünfte und, sofern vorhanden, Belege wie zum Beispiel Kontoauszüge über
   a. Veränderungen des vergaberelevanten Vermögens,
   b. Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Antrag und
   c. erwartete Einnahmen und Ausgaben für den beantragten Förderzeitraum,
2. eine Schilderung des Sachverhaltes, aus der der unverschuldete Bedarf einer Verlängerung hervorgeht,
3. einen Plan zur weiteren Finanzierung des Studiums und
4. eine Versicherung, dass alle Daten und Angaben der Wahrheit entsprechen.

§ 6 Befangenheit und Ausschluss von Mitgliedern

(1) Verwandtschaften, Verschwägerungen, jeweils bis zum 3. Grad, sowie Lebenspartnerschaften und Bekanntschaften von Antragstellerinnen zu Mitgliedern der Vergabekommission müssen von den Mitgliedern der Vergabekommission nach bestem Wissen und Gewissen offengelegt werden. Ein Mitglied der Vergabekommission, bei dem ein Sachverhalt vorliegt, der eine Befangenheit nach S. 1 zur Folge haben kann, hat dies vor Beginn der Beratung über den jeweiligen Antrag dem Vorsitz mitzuteilen, die Vorsitzende entsprechend an die stellvertretende Vorsitzende. Die Vergabekommission entscheidet über den Ausschluss des betreffenden Mitgliedes mit einfacher Mehrheit. Das betroffene Mitglied hat dabei kein Stimmrecht; sind mehrere Mitglieder der Entscheidungskommission von Befangenheit betroffen, haben diese bei der untereinander gegenseitigen Entscheidung kein Stimmrecht.
(2) Mitglieder und Stellvertreterinnen können sich selbst ausschließen. Dies ist der Vorsitzenden, oder der stellvertretenden Vorsitzenden im Falle des Selbstausschlusses der Vorsitzenden, gegenüber zu begründen.
(3) Für die Antragstellerinnen besteht die Möglichkeit, einzelne Mitglieder der Vergabekommission auszuschließen. Diese müssen auf dem Deckblatt des Antrages deutlich gekennzeichnet werden. Die Gründe müssen den verbleibenden Mitgliedern der Vergabekommission auf Nachfrage offengelegt werden. Bei wahllosem, unbegründetem oder nicht nachvollziehbarem Ausschluss von mehr als einem Mitglied der Vergabekommission behält sich diese die Nichtbehandlung des Antrages vor.
(4) Wer an der Beratung und Entscheidung gemäß der Abs. 1 bis 3 nicht mitwirkt, darf nicht an der Sitzung teilnehmen und erhält keinen Zugang zu den Unterlagen des entsprechenden Falles.

§ 7 Vergabeverfahren

(1) Über die Vergabe und Höhe der Notlagenhilfe und die Dauer ihrer Laufzeit entscheidet die Vergabekommission in einer nicht-öffentlichen Vergabesitzung anhand der vorliegenden Daten und Fakten sowie der Fallschilderung der Antragstellerin.
(2) Die Vergabekommission soll binnen sieben Tagen nach der Stellung eines vollständigen Antrages tagen. Die Vergabekommission ist beschlussfähig, sofern mindestens drei ihrer Mitglieder anwesend sind. Für die Gewährung einer Notlagenhilfe bedarf es einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder.
(3) Die Entscheidung wird dokumentiert und begründet. Antragstellerinnen erhalten einen Bescheid über die Entscheidung mit einer Begründung dieser Entscheidung, im Falle einer Bewilligung die Höhe und den konkreten Zweck des Zuschusses, sowie eine Rechtsbehelfsbelehrung nach § 9 Abs. 3.
(4) Die Geförderte soll innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Förderung über die Wirksamkeit des Zuschusses an die Vergabekommission berichten.

§ 8 Widerruf der Förderung

(1) Geförderte haben alle Änderungen in den Verhältnissen, die für die Bewilligung des Zuschusses erheblich sind, unverzüglich mitzuteilen. Sie verpflichten sich, den Zuschuss nur für bewilligten Zweck zu verwenden.
(2) Die Bewilligung des Zuschusses wird unverzüglich widerrufen, wenn

1. die Geförderte der Pflicht zur Mitteilung der Änderung der Verhältnisse nicht nachgekommen ist, oder
2. die Geförderte den Zuschuss vorsätzlich für missbräuchliche Zwecke verwendet.

(3) Ein rückwirkender Widerruf der Bewilligung ist insbesondere im Fall einer vor der Vergabeentscheidung nicht deklarierten Doppelförderung möglich; ferner in den Fällen, in denen die Bewilligung auf falschen Angaben der Geförderten beruht.
(4) In Fällen des Studienabbruchs oder des Abbruchs des Vorfachstudiums wird die Bewilligung des Zuschusses mit Wirkung zum Ende des Monats widerrufen, in dem die Geförderte das Studium oder das Vorfachstudium abbricht.

§ 9 Widerspruch gegen Entscheidungen der Vergabekommission

(1) Entscheidungen der Vergabekommission kann widersprochen werden. Dabei gilt das Verfahren nach § 7 entsprechend. Die Besetzung der Vergabekommission bei der Behandlung des Widerspruchs kann von jener der ursprünglichen Vergabesitzung abweichen.
(2) Hilft die Vergabekommission dem Widerspruch nicht ab, so entscheidet die Kontrollkommission gemäß § 10 über den Widerspruch. Mit dem Widerspruch stimmt die Antragstellerin der Weitergabe aller Daten, die den Antrag betreffen, an die Kontrollkommission und dem Austausch zwischen Vergabekommission und Kontrollkommission bezüglich des Antrages zu. Die Antragstellerin hat dem Widerspruch eine Erklärung bezüglich der Befangenheit der Mitglieder der Kontrollkommission entsprechend § 6 beizufügen.
(3) Bei der Mitteilung der Entscheidung der Vergabekommission ist die Antragstellerin über ihre Rechte nach Abs. 1 und 2 sowie über die Möglichkeit des Widerrufs der Förderung nach § 8 zu belehren.

§ 10 Widerrufsverfahren bei der Kontrollkommission der Notlagenhilfe

(1) Bei der Prüfung des Widerrufs wendet die Kontrollkommission analog die Regelungen dieser Satzung an, sofern dieser Paragraph keine abweichenden Regelungen trifft.
(2) Die Kontrollkommission besteht aus vier Mitgliedern, die weder Mitglieder noch Stellvertreterinnen der Vergabekommission sind. § 35 Abs. 2 der Organisationssatzung gilt entsprechend mit Ausnahme der S. 5 und 6. Mitglieder der Kontrollkommission scheiden aus am Ende der Amtszeit oder durch Rücktritt. Waren Mitglieder der Kontrollkommission als Nachrückerinnen an der gegenständlichen Vergabeentscheidung beteiligt, sind sie von dem Widerrufsverfahren ausgeschlossen.
(3) Ist die Kontrollkommission nicht vollständig besetzt, rücken Mitglieder wie folgt nach:

1. Ältestenrat,
2. Präsidium des Studierendenparlaments,
3. Vorstand.

Personen, die Mitglieder oder Stellvertreterinnen der Vergabekommission sind oder als Nachrückerinnen an der Vergabeentscheidung beteiligt waren, rücken abweichend von S. 1 nicht nach. Die Reihenfolge innerhalb dieser Personengruppen regelt § 41c der Organisationssatzung.
(4) Vorsitzende ist die gemäß § 41c der Organisationssatzung erstrangige Person, Stellvertreterin analog dazu die zweitrangige Person.
(5) Das Studierendenparlament kann der Kontrollkommission mit Zweidrittelmehrheit eine Geschäftsordnung geben oder eine bestehende Geschäftsordnung ändern. Diese gilt bis zur Aufhebung der Geschäftsordnung durch das Studierendenparlament.
(6) Die Vergabekommission hat der Kontrollkommission sämtliche Unterlagen, welche die Vergabeentscheidung betreffen, vorzulegen. Die Kontrollkommission entscheidet über die Aufhebung einer Entscheidung der Vergabekommission. Für die Aufhebung ist eine Zweidrittelmehrheit erforderlich. Im Falle der Aufhebung muss die Vergabekommission erneut über den Antrag entscheiden, die Sitzung soll binnen sieben Tagen stattfinden. Diese Entscheidung der Vergabekommission ist die finale Entscheidung über den Widerspruch. Hebt die Kontrollkommission den Beschluss der Vergabekommission nicht auf, gilt der Widerspruch als abgelehnt.
(7) Die Kontrollkommission gibt nach deren Entscheidung alle Unterlagen an die Vergabekommission weiter, welche für deren Archivierung analog zu § 11 Abs. 1 und für die Erteilung eines Bescheids zuständig ist.

§ 11 Aufbewahrung der Unterlagen

(1) Sämtliche Akten über die Vergabe der Notlagenhilfe sind von der Vergabekommission gesondert zu sammeln und für zehn Jahre, mindestens jedoch bis zum Abschluss der Prüfungen der Haushalts- und Wirtschaftsführung der Verfassten Studierendenschaft durch Rechtsaufsicht und öffentliche Prüfungsstellen geschützt zu archivieren.
(2) Die Identität von Antragstellerinnen vergangener Anträge und der dazugehörige Förderzeitraum im Falle einer Förderung dürfen nur zwecks Bearbeitung neuer Anträge oder Auskünfte über den Förderzeitraum an andere Vergabestellen geprüft werden. Es dürfen nur Daten innerhalb der in § 3 Abs. 3 festgelegten Frist geprüft werden. Darüber hinaus ist bei Prüfungen der Haushalts- und Wirtschaftsführung der Verfassten Studierendenschaft auf Antrag der Prüfenden Einsicht in die Unterlagen zu gewähren.