HowTo O-Phasen-Finanzen

Das folgende HowTo wurde ursprünglich als Wissensdokumentation für die Fachschaft GeistSoz erstellt. Es wurde versucht, das Ganze weitestgehend zu verallgemeinern. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzen personell getrennt von der Haupt-Orga der O-Phase gemacht werden und dass die Organisation der O-Phase von einem ganzen Team geleitet wird. Wenn das bei euch nicht der Fall ist, ignoriert entsprechende Passagen einfach bzw. passt sie an eure Fachschaft und ihre Gegebenheiten an. Sollten sich eure Erfahrungen maßgeblich unterscheiden, kommt gerne auf den AStA zu, damit dieses HowTo aktualisiert und auch an eure Fachschaft angepasst werden kann

1. BEHALTE DEN ÜBERBLICK:
O-Phasen sind bestenfalls wild, schlimmstenfalls absolut chaotisch. Umso wichtiger ist es für eine vernünftige Abrechnung, auch schon vor und während der Abrechnung ständig den Überblick über die aktuelle finanzielle Situation zu haben. Der/Die Finanzer:in sollte immer Bescheid wissen über alle Ausgaben, saubere Buchführung bzw. Dokumentation sind absolut unabdingbar.

2. KOMMUNIKATION IST DAS A UND O:
Sprich ständig mit den anderen Leuten aus deinem Orgateam und bringe dich auch sonst in die Planung ein. Damit stellst du sicher, dass du immer aktuell informiert bist und damit auch über die finanziellen Bedürfnisse der anderen Orga-Bereiche Bescheid weißt. Als Finanzer:in bist du noch stärker als die anderen Orga-Bereiche auf diese Verknüpfung angewiesen. Finanzen sollten nicht als abgetrennter Teil betrachtet werden, sondern funktionieren nur in ständiger Zusammenarbeit mit denjenigen, die das Geld ausgeben.

3. NIMM FRÜHZEITIG UND OFT MIT DEM AStA KONTAKT AUF, PFLEGE DIESEN KONTAKT WÄHREND DER GESAMTEN O-PHASE UND AUCH NOCH DANNACH:
Die Verantwortlichen im AStA sind während der O-Phase im Dauereinsatz - sie haben nicht nur mit deiner Fachschaft, sondern auch mit den O-Phasen aller anderen Fachschaften zu tun. Wenn du ihnen die Arbeit so leicht wie möglich machst, steigt die Wahrscheinlichkeit massiv, dass deine Anträge schnell, unkompliziert und in freundlicher Zusammenarbeit bearbeitet werden. Auch Probleme lassen sich viel leichter lösen, wenn der AStA bereits einen guten Überblick über die Situation hat. Deshalb: Frag im Zweifel einfach mal nach! Egal wie blöd dir deine Frage vorkommt, im AStA helfen sie dir gerne und freuen sich, dass du dich bemühst, es ihnen leicht zu machen.

4. TRENNE STRIKT ZWISCHEN DEN FINANZEN DER VERFASSTEN STUDIERENDENSCHAFT UND DEN FINANZEN DEINES FACHSCHAFTSVEREINS:
Über den Verein wird hauptsächlich der Getränkeverkauf geregelt, fast alles andere lässt sich über die VS abrechnen. Wenn du dir hier unsicher bist, dann siehe Punkt 3: Frag einfach beim AStA nach.

Anmerkung: Die meisten Fachschaften haben zusätzlich zur Finanzierung durch die VS noch einen gemeinnützigen Verein. Gilt das für deine Fachschaft nicht, dann ignoriere den letzen Punkt.

5. AUSGABEN GEHEN IMMER UND GRUNDSÄTZLICH NUR DURCH DICH:
Du musst über jede Ausgabe im Rahmen der O-Phase Bescheid wissen. Mache den Leuten (im Zweifelsfall auch wiederholt und etwas deutlicher) klar, dass das unabdingbar ist. Wer Ausgaben ohne dein Wissen macht, riskiert, auf eigenen Kosten sitzen zu bleiben!

6. NUTZE DAS 4-AUGEN-PRINZIP:
Als O-Phasen-Finanzer:in wird dir großes Vertrauen entgegengebracht. Allerdings kann man nirgends so schnell Vertrauen verspielen, wie bei den Finanzen. Deshalb gilt: Schau, dass du nach Möglichkeit nicht allein im Raum bist, wenn du mit Bargeld hantierst, und lass immer nochmal jemanden nachzählen. Das schützt nicht nur vor Missverständnissen, sondern verhindert gleichzeitig auch Fehler beim Zählen und Abrechnen. Lege der Hauptorga immer mal wieder Rechenschaft ab (ob sie es hören will oder nicht…) – das hilf der Hauptorga auch, den Überblick über die Planung zu behalten.

Kalkulation → Am Anfang steht für dich als Finanzer:in die Kalkulation. Das ist gar nicht so schrecklich, wie es sich anhört. Finde heraus, wie viel Budget im Haushalt für die O-Phase eingeräumt wurde - sieh dazu im aktuellen Haushaltsplan nach, oder frage einfach den/die Fachschaftsfinanzer:in.

Checke auch die Vereinsfinanzen und stelle fest, wie die aktuelle Situation im Verein ist - auch hier sollte dir der/die Fachschaftsfinanzer:in weiterhelfen können.

Danach gilt es, in Zusammenarbeit mit dem restlichen Orgateam zu überlegen, wie die Verteilung der Finanzmittel etwa aussehen könnte. Dabei kannst du dich an den Werten der letzten O-Phasen orientieren - hoffentlich wurden dafür alles gut dokumentiert (!).

Keine Sorge, wenn es hier noch vage bleibt oder du nicht so genau weißt, wo wieviel benötigt wird. Die Kalkulation dient hauptsächlich als Orientierung für dich und den Rest des Orga-Teams und kann im Laufe der Planungen immer wieder angepasst und genauer gemacht werden.

Unterschätze nicht den Wert einer Kalkulation! Gut gemacht kann sie ein extrem hilfreiches Mittel schon im frühen Planungsprozess sein. Als Form bietet sich für die Kalkulation eine Excel-Tabelle an.

Freigabe von Geldern und Anträge ans AStA → Denke daran, dass die Gelder aus dem VS-Haushalt von einer Fachschaftssitzung freigegeben werden müssen, BEVOR irgendwelche Ausgaben möglich sind.

Veranlasse deshalb diese Freigabe möglichst frühzeitig. Denke auch daran, GENUG Geld freigeben zu lassen. Nichts ist ärgerlicher, als im Nachhinein noch Geld freigeben zu müssen - womöglich muss so etwas sogar durchs Studierendenparlament. Als Faustregel gilt „Gib einfach mehr Geld frei“. Mehr freigeben ist nie ein Problem, das freigegebene Geld ist ja nur durch die Freigabe nicht „weg“, wenn man es nicht auch ausgibt.

Für den gesamten Zeitraum vor, während und auch nach der O-Phase gilt: Lasse Anträge erst vom AStA genehmigen! Erst wenn Anträge vom AStA freigegeben sind, sollten VS-Gelder auch ausgeben werden. Weiße darauf auch im restlichen Orga-Team ständig und mit viel Ausdauer hin. Einzelne kleine Nachgenehmigungen werden zwar meistens unbürokratisch genehmigt, aber sind komplett überflüssig und nerven den AStA nur unnötig.

Wenn du nicht weißt, wie man Finanzanträge ausfüllt, ist jetzt definitiv der Zeitpunkt gekommen, es zu lernen. Sprich dafür am besten mit dem/der Fachschaftsfinanzer:in oder jemandem aus dem Fachschaftsvorstand.

Dokumentation → Sobald du erfahren hast, dass du dieses Jahr für die Finanzen verantwortlich bist, bereite deine Dokumentation frühzeitig vor, am besten direkt zu Beginn der Planung. Natürlich macht es Sinn, Teile der Dokumentation digital vorzunehmen, aber eine paralleles analoges Dokumentationskonzept kann äußerst nützlich sein - Vor allem während der O-Phase ist es erfahrungsgemäß wesentlich einfacher, einfach einen Ordner aus dem Regal zu ziehen, als irgendeine Rechnung einzuscannen, dich in eurem Datenablagesystem anzumelden, das Ganze hochzuladen, richtig einzuordnen etc. Außerdem ist es immer gut, die Belege im Original vorliegen zu haben.

WICHTIG: Kopiere jeden Beleg, den du erhältst, sofort! Belege sind oft auf Recycling-Papier und können darauf schnell verblassen. Außerdem ist ein richtig eingeordnetes DIN-A4-Blatt wesentlich schwerer zu verlieren als ein loser Kassenzettel. Bonuspunkte, wenn die Ablage parallel auch noch digital vorgenommen wird.

Als analoges Ablagesystem hat sich ein großer Ordner, beschriftet mit „O-Phase Jahreszahl“ bewährt. Wenn du absolut auf Nummer Sicher gehen willst, spricht aber auch nichts dagegen, parallel eine digitale und eine analoge Dokumentation zu führen (aber wenn die Fachschaft niederbrennt, habt ihr wahrscheinlich größere Probleme als den Datenverlust…). Sinn macht zum Beispiel, jeden Beleg auf das Blatt mit der Kopie zu heften und dann wichtige Details wie Datum der Ausgabe, zahlende Person und Vermerke darüber, ob das Geld schon erstattet wurde etc. anzufügen.

Zusätzlich erhält jeder Beleg eine Belegnummer - sehr nützlich, um nicht durcheinanderzukommen.

Sinnvoll ist, die Belegnummern etwa in 1xx – Ausgaben VS-Mittel und 2xx – Ausgaben Verein zu unterteilen.

Denke außerdem daran, alle an den AStA gestellten Anträge zu kopieren und auch in die Dokumentation aufzunehmen. Das ist zwar nicht unbedingt erforderlich, aber kann dir die Arbeit erleichtern und ermöglicht einen besseren Überblick.

MACH ALLEN KLAR, DASS AN DEINE FINANZDOKUMENTATION NIEMAND OHNE DEIN WISSEN GEHT.

Zuweisungen/Budgets → Material muss angeschafft, Technik besorgt und Getränke bestellt werden. Erinnere nochmals daran, dass Ausgaben nur möglich sind, wenn du Bescheid weißt! Sprich dich mit dem Rest des Orgateams regelmäßig ab und gib Leuten für einzelne Besorgungen ein Budget. Das ist nicht als Kontrolle oder „Finanzdiktatur“ gedacht, sondern soll den Leuten eine Orientierung geben, in welcher Größenordnung sich ihr Einkauf etwa bewegen sollte und gibt dir Planungssicherheit. Achte unbedingt darauf, dass du für jede getätigte Ausgabe einen Beleg für deine Unterlagen erhältst.

Vorbereitungen zur O-Phase → „Oh hey, nächste Woche ist O-Phase!“ Jetzt beginnt der letzte Teil deiner Vorbereitungen:

• Stelle sicher, dass genug Wechselgeld vorrätig ist → Richte am besten schon jetzt die Kassen mit Wechselgeld her, und überlege, wie viel Geld und in welcher Aufteilung jeden Morgen wieder in den Kassen sein soll

• Notiere dir, wie viel Wechselgeld du ausgibst und denke daran, dieses Geld am Ende aus der Bilanz herauszurechnen!

• Überprüfe die Sicherheit - Wie viel Bargeld ist gerade in der Fachschaft? Wie viel Bargeld möchtest du maximal gleichzeitig in der Fachschaft zulassen? Kann das Geld sicher aufbewahrt werden? Wer hat Zugang zum Geld?

• Sorge nach Möglichkeit dafür, dass alles Geld, dass keine Wechselgeldreserve ist, vor der O-Phase zur Bank kommt. Das ist nicht nur sicherer, sondern ermöglicht dir auch einen leichteren Überblick über die finanzielle Situation.

• Bereite die Zahlungen über Paypal vor (Falls zutreffend/gewünscht): Am sinnvollsten ist es, wenn das Paypal-Konto der Fachschaft vor der O-Phase einmal komplett geleert ist. So ist dann alles, was nach der Woche darauf ist, eindeutig eine Einnahme aus der O-Phase.

Die gute Nachricht: Als Finanzer:in hast du während der O-Phase „gar nicht so viel“ zu tun - zumindest im Vergleich zu anderen Bereichen der Orga… Die schlechte Nachricht: Es ist ziemlich leicht, während der O-Phase komplett den Überblick zu verlieren. Als Finanzer:in solltest du auch mit den anderen Bereichen der Planung ziemlich gut vertraut sein. Das macht dich zu einem bzw. einer optimalen Springer:in, du kannst andere Bereiche nach Bedarf unterstützen und der Hauptorga Aufgaben und Druck abnehmen kann.

Schreibe ein Ereignisprotokoll:

Notiere auf einem Zettel jedes finanzrelevante Ereignis während der O-Phase möglichst detailliert mit Datum und Uhrzeit. Also etwa „12.10.2021, 10:48 Uhr: Otto Normalbürger bringt 520€ zur Bank“ oder “12.10.2021, 23.45 Uhr: Otto Normalbürger schöpft aus der Barkassen 250€ ab und bringt das Geld in den Safe”. Das mag unter Umständen etwas albern wirken, ist aber nach der O-Phase unglaublich viel wert, um bei der Abrechnung Dinge nachvollziehen zu können.

Je nach der Menge der relevanten Vorgänge kann es auch Sinn machen, verschiedene Protokolle zu führen, z.B. ein Abschöpfprotokoll und ein Ausgabenprotokoll.

Das Ereignisprotokoll kann auch als Quittungsblock benutzt werden, Leute können dann also bei Empfang oder Rückgabe von Geldern darauf unterschreiben. Besser wäre aber wahrscheinlich, ein extra Quittungssystem zu etablieren. Auf jeden Fall ist es wichtig, genau Buch zu führen darüber, wer wann wieviel Geld erhält oder zurückgibt, etwa um Besorgungen zu machen. Bedenke auch, dass in der O-Phase gerüchteweise Alkohol konsumiert wird und deshalb die Leute in Hinsicht auf Geld nicht mehr ganz so zuverlässig sein könnten.

• Eine deiner wichtigsten Aufgaben in der O-Phase ist das Bargeld-Management. Schöpfe regelmäßig die Getränkekassen ab (lass dabei aber genug Wechselgeld drin). Zähle alles, was du in den Safe tust. Führe genau Buch über die Einnahmen, am besten auf einer Pro-Tag-Basis. Bringe das Geld regelmäßig zur Bank, wenn der Bargeldbestand deine Sicherheitsgrenze überschreitet.

• Beachte auch hier das nach Möglichkeit das Vier-Augen-Prinzip – lass alles mehrfach und von unterschiedlichen (möglichst nüchternen) Leuten nachzählen, sprich dich mit der Hauptorga ab etc. Lass dich beim Geld-zur-Bank-bringen am besten begleiten, sicher ist sicher.

• Habe Spaß! Die O-Phasen-Finanzen sind eine große Verantwortung, aber vergiss nicht, dass du hier ehrenamtlich unterwegs bist!

Die O-Phase ist zu Ende, es ist (hoffentlich) niemand zu Schaden gekommen und ihr seid wahrscheinlich alle komplett kaputt. Zuerst mal Danke für dein Engagement! Allerdings sind jetzt für dich noch einige wichtige Schritte zu unternehmen.

Vereinskasse: Bilanz der O-Phase

• Nimm nach der O-Phase einmal auf, wie viele Getränke jetzt noch da sind. Wenn du weißt, wie viele Getränke am Anfang der O-Phase in der Fachschaft waren und wie viele Getränke jetzt noch da sind, kannst du daraus den Gesamtverbrauch, aufgeschlüsselt nach Getränkeart, berechnen. Ab diesem Zeitpunkt muss wieder die reguläre Getränkeliste genutzt werden - die O-Phasenfinanzen sind jetzt geschlossen, damit du in Ruhe abrechnen kannst.

• Wenn du jetzt noch die Einkaufspreise einbeziehst, kannst du ganz leicht die Gesamtkosten des Getränkeverbrauchs errechnen

• Überlege, wie du mit Pfand umgehst. Entweder, du rechnest Pfandausgaben und -einnahmen mit ein, oder du ignorierst in deiner Abrechnung beides. Beide Vorgehensweisen sind legitim. Etwas genauer ist es wahrscheinlich, den Pfandverlust mit einzurechnen.

• Sammle alle sonstigen Ausgaben des Vereins und ordne ihnen jeweils eine Belegnummer zu. Je genauer du dokumentiert hast, desto leichter ist dieser Schritt. Je genauer du jetzt vorgehst, desto leichter fällt es später, eventuelle Probleme/Fragen aufzuklären.

• Summiere die Einnahmen. Denke dabei auch an Einnahmen über Paypal und Geld, dass du bereits zur Bank gebracht hast.

• Denke daran, das Wechselgeld aus der Bilanz herauszurechnen! Wenn du vor der O-Phase etwa 200€ Wechselgeld eingegeben hast, dann zieh diese als Ausgabe wieder ab, oder ziehe direkt bei den Einnahmen das Geld ab.

• Gehe dein Ereignisprotokoll durch. Versuche, die Geldströme nachzuvollziehen und prüfe anhand dessen deine Auflistung auf Fehler.

Das Ergebnis der O-Phase für den Verein berechnet sich aus Einnahmen - Getränkeverbrauch - Sonstige Ausgaben.

Glückwunsch! Du hast deine O-Phasenabrechnung erfolgreich abgeschlossen! Schreibe am besten deinen Namen auf die Bilanz - gern auch aus Stolz auf dein Werk

• Lade deine Bilanz am besten in euer Wiki/eure Cloud etc. So sicherst du sie als Erfahrungswert für künftige O-Phasen.

Gehe nach der O-Phase am besten nochmal auf den AStA zu und bitte um ein kurzes Feedback. Was ist gut gelaufen, was hättest du besser machen können? Der AStA kann dir hier nützliche Hinweise liefern. Nimm zu dem Gespräch gern auch noch jemanden mit, z.B. aus der Hauptorga.

Berichte in der nächsten Fachschaftssitzung über die Vereinsbilanz und die Nachbereitung mit dem AStA! Das ist nicht nur ein guter Abschluss für dich, sondern auch eine Chance, in der O-Phase neu rekrutierten Fachschaftler:innen die Thematik Finanzen ein bisschen näher zu bringen.

Dokumentiere dein Wissen

Der letzte Schritt deiner Tätigkeit als O-Phasenfinanzer ist es, dein erworbenes Wissen zu sichern. Überprüfe/aktualisiere die Wissensdokumentation zu euren O-Phasen gemäß euren Abläufen. Sichere dein Wissen für zukünftige „Generationen“ von Fachschafts-Aktiven.

Danke und gut gemacht :)