HowTo Amtsübergabe

Ziel dieses HowTos: Dieses HowTo wendet sich hauptsächlich an Personen, die demnächst aus einem Amt im Bereich des studentischen Ehrenamts scheiden und sich fragen, wie hoffentlich schon gefundene Nachfolger:innen am besten in ihr neues Amt eingeführt werden können. Es werden ein paar Übergabe-Möglichkeiten vorgestellt. Für den Fall, dass nichts davon passt, findest du vielleicht dennoch Anregungen, die dich auf eine passende Möglichkeit bringen.

Vorneweg: Eine gute Amtsübergabe ist nicht unbedingt notwendig dafür, dass eine Person ihr Amt in einer Fachschaft oder Hochschulgruppe erfolgreich ausübt.

Eine gute Amtsübergabe ist aber notwendig, um einen guten Einstieg in das Amt zu ermöglichen. Sie erhöht maßgeblich die Wahrscheinlichkeit, dass das Amt gut ausgeübt wird und dass die betroffene Person nicht frustriert nach einem halben Jahr „hinschmeißt“. Eine gute Amtsübergabe kann auch vermeiden, dass das erste halbe Jahr im neuen Amt nur damit zugebracht wird, sich mit dem neuen Amt vertraut zu machen.

Weiterhin ist eine Amtsübergabe essenziell, wenn es darum geht, lang angelegte oder laufende Projekte auch über die eigene Amtszeit hinaus voranzutreiben und eine gewisse Kontinuität sicherzustellen.

Mit deinem/ deiner Nachfolger:in eine koordinierte Amtsübergabe zu machen, ist der sicherste Weg, um die von dir ehrenamtlich geleistete Arbeit nachhaltig wirken zu lassen. Es wäre schließlich schade, wenn du unter Umständen jahrelange Anstrengungen in bestimmte Projekte und Vorhaben gesteckt hast, nur damit nach Ende deiner Amtszeit alles wieder in Vergessenheit gerät.

Bevor du mit den Vorbereitungen für eine Amtsübergabe beginnen kannst, musst du zuerst die richtige Form der Amtsübergabe finden. Die Methoden, die hier vorgestellt werden, sind ein Workshop – am besten geeignet für Ämter mit Gruppen von Personen, z.B. Vorstandsämter etc. – und eine Übergabe „im laufenden Prozess, d.h. eine Zeitperiode, in der die nachfolgende Person zuerst mit dir „mitläuft“, um dann immer mehr eigene Verantwortung zu übernehmen. Das sind aber natürlich bei Weitem nicht alle Möglichkeiten, die Grenzen setzt hier nur deine eigene Kreativität.

Ein paar hilfreiche Überlegungen:

• Wie groß/wichtig ist mein Amt und wie viel Wissen/Kompetenz ist notwendig, um das Amt auszuführen? Ein Vorstands- oder Finanzer-Amt ist z.B. wesentlich aufwendiger als ein eher kleines und überschaubares Amt und rechtfertigt auch eher aufwendige Übergaben wie etwa einen Workshop. Wenn dein Amt nur im regelmäßigen Bestellen von Druckerpapier besteht, ist sowas wohl eher nicht notwendig.

• Damit verbunden: Wie viel Zeit ist für die Übergabe notwendig und wie viel Zeit bist du bereit zu investieren?

Unabhängig von der Übergabeform solltest du dir im Klaren darüber sein, was du an Wissen vermitteln möchtest.

Das kann mitunter sehr viel und schnell unübersichtlich sein. Daher bietet es sich an, zuerst eine pure Ideensammlung als Liste anzulegen und anschließend zu versuchen, diese Liste zu strukturieren und so gleich eine Art Gliederung für die Amtsübergabe zu haben.

An der Stelle ein paar Hinweise als „Inspiration“:

• Wie läuft ein Jahr im Amt ab? Gibt es wiederkehrende Prozesse?

• Formalia, Zugänge und relevante geltende Regelungen/Bestimmungen/Gesetze

• Praxistipps aka „Ich habe das immer so gehandhabt“ etc.

• Aufgaben im Amt möglichst genau definieren? – bei mehreren Leuten: klar verteilen!

• Welche laufenden Projekte gibt es, wie ist der Plan bei der Fortsetzung?

• Wichtige Kontakte/ Ansprechpartner/innen, auch bei Fragen oder Problemen?

• Welches Wissen über meine Institution benötige ich, um effektiv zu sein?

• Welches Spezialwissen setzt mein Amt voraus?

• WICHTIG: Wie funktioniert die Wissensdokumentation in meinem Amt?

• WICHTIG: Welches Vorwissen bringt die nachfolgende Person mit?

Zusätzlich kann es Sinn machen, die Übergabe mit einer Art „politischen“ Zielfindung zu kombinieren, also die Agenda bzw. die Ziele zum Beispiel für das erste Jahr in der Amtszeit des Nachfolgers/der Nachfolgerin zu besprechen o.ä.

Erfahrungsgemäß ist es am effektivsten, die betroffene Person (oder die betroffenen Personen, etwa bei einer Vorstandsübergabe) in die Planung und die Vorüberlegungen miteinzubeziehen. Welche dringenden Fragen gibt es, an die du noch gar nicht gedacht hast? Gibt es Wünsche oder besondere Schwerpunkte, die wichtig sind? – So lassen sich auch viele Probleme und Versäumnisse vermeiden, die aus „Betriebsblindheit“ heraus auftreten würden.

Wie schon erwähnt gibt es fast endlose Möglichkeiten, eine Amtsübergabe effektiv durchzuführen. Deshalbwerden hier drei exemplarisch vorgestellt:

Die „klassische“ Form der Übergabe – geht gemeinsam strukturiert durch die einzelnen Aufgabenbereiche und Gesprächsthemen, klärt im Anschluss offene Fragen. Allerdings sind viele Aufgaben im studentischen Ehrenamt Anwendungsaufgaben, die besonders von der Praxis leben. Es kann deshalb Sinn machen, das Gespräch mit praktischer Anwendung, etwa mit exemplarischen Beispielen oder konkreter Ausführung einzelner Aufgaben zu kombinieren.

Je nach Gründlichkeit, Länge etc. des Gesprächs kann es sinnvoll sein, stattdessen mehrere Gespräche zu führen oder das Gespräch durch einen Folgetermin zu ergänzen, etwa nachdem der Nachfolger/die Nachfolgerin schon ein paar Wochen Erfahrung hat, um da letzte Unklarheiten aus der Welt zu schaffen.

Ein Workshop für eine Person macht keinen großen Sinn. Deshalb ist diese Möglichkeit eher geeignet für Gruppen. Allerdings setzt es auch keine riesigen Personengruppen voraus – wenn du dich mit zwei oder drei Personen mal einen Tag zusammensetzt, fällt das im Grunde genommen schon unter diesen Begriff.

Die Methode des Workshops lebt meiner Meinung nach von Interaktion. Klar kann es einzelne Phasen geben, in denen du einfach nur Einzelwissen vermittelst und die Nachfolger/innen zuhören, das ist aber einen ganzen Tag lang sterbenslangweilig und wirklich effektiv wird die Arbeit im Workshop-Format erst im Dialog bzw. gemeinsamen Erarbeiten von Inhalten.

Wichtig ist es generell bei Workshops, sie inhaltlich nicht völlig zu überladen, genug Pausen einzuplanen und die Gesamtlaufzeit nicht zu übertreiben. Lege am Besten mit deinen Nachfolger:innen gemeinsam Schwerpunkte fest, die ihr fokussiert behandelt, damit das Ganze nicht völlig ausartet.

Die Idee ist, dass der/die Nachfolger:in eine gewisse Zeit mit dir „mitläuft“ während du dein Amt noch ausübst. Voraussetzung ist natürlich, dass die Nachfolge lange genug vor Amtsübergabe geklärt ist, um eine solche Phase zu ermöglichen. Im Grunde genommen ist das Ganze mit einer Art Praktikum vergleichbar, nur ist das studentische Ehrenamt natürlich in den allermeisten Fällen nicht tagfüllend wie die Arbeit in einem Betrieb. Es reicht also natürlich, wenn ihr die Dinge, die dein Amt so im Alltag umfasst, gemeinsam erledigt.

Der große Vorteil dieser Methode ist es, dass die Praxis der Aufgabe direkt mit vermittelt wird und der ganze Transfer von Wissen auf praktische Situationen wie etwa beim Übergabegespräch nötig wegfällt. Dein/e Nachfolger:in sieht konkret, wie du mit bestimmten Situationen und Aufgaben umgehst und wird dieses Wissen in der Regel beim eigenen Amtsantritt auch direkt anwenden können.

An der Stelle sei noch erwähnt, dass eine gute Wissensdokumentation, z.B. in Form eines gut gepflegten Wikis, zwar eine gute Übergabe nicht ersetzt, aber als Unterstützung bzw. Ergänzung enorm wertvoll sein kann. Überlege dir also am besten schon früh in deiner Amtszeit geeignete Formen der Wissensdokumentation, um es dir und deinen Nachfolgern leichter zu machen!

Du hast eine tolle Amtsübergabe gemacht, deine Nachfolge gesichert und dich aus deinem Amt zurückgezogen – danke dafür!

Wenn es für dich noch praktikabel ist, wäre es gut, wenn du nicht direkt komplett „aus der Welt“ bist – oft gibt es noch Fragen an Vorgänger/innen, die erst auftauchen, wenn man das Amt schon ein paar Wochen oder sogar Monate ausführt. Es wäre also gut, wenn du in solchen Situationen noch weiter in irgendeiner Form als Ansprechpartner:in zur Verfügung stehst, sei es per Handy oder persönlich.