FAQ Finanzen für Hochschulgruppen und angeschlossene Vereine

Achtung: Es gilt hier grundsätzlich: der AStA kann keine rechtliche Beratung durchführen, sondern nur allgemeingültige Ratschläge geben! Damit ist dieser Text eine Anregung, aber erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Bitte informiert euch auch noch anderweitig über die Sachlage, bevor ihr weitreichende Entscheidungen für eure Gruppe trefft!

Wie kann ich eine Förderung für meine HSG bekommen und welche Bedingungen sind daran geknüpft?

Voraussetzungen:

• Status als registrierte, geförderte Hochschulgruppe
• Erfüllung §65 Abs. 2 Landeshochschulgesetz für Baden-Württemberg
• keine andere Finanzierung möglich (AStA ist immer Letztfinanzierer)
• keine Gewinnerzielung durch Zuschuss (sonst Zurückzahlung)
• zuständige Stellen: Hochschulgruppenreferat (hsg[@]asta-kit.de), Beauftragter für den Haushalt (BfH) (haushalt[@]asta-kit.de)

Ablauf:

1) Antragstellung:

• Vorstellung des Projekts/der Idee mit Finanzierungsplan beim Beauftragten für den Haushalt (BfH) des AStA (E Mail: haushalt[@]asta-kit.de) zur Besprechung der Möglichkeiten einer Förderung
• Vordruck für den Antrag auf Zuschuss (https://www.asta-kit.de/de/studierendenschaft/finanzen/formulare) vollständig ausfüllen und an finanz@asta-kit.de senden
• bei Finanzierungsanträgen über 500 €: zusätzlich Vorlage eines Kosten- und Finanzierungsplans notwendig

2) Vorstellung des zu finanzierenden Projekts in einer AStA-Sitzung

• wöchentlich stattfindende Termine (in der vorlesungsfreien Zeit alle zwei Wochen): mit Glück siehe AStA-Kalender (https://www.asta-kit.de/de/termine), ansonsten einfach nachfragen, z.B. beim Innenreferat, Mailadresse: innen [@] asta-kit de  Kontakt: sitzung@asta-kit.de und
• bei Beträgen über 500 € auch im StuPa (nach Genehmigung durch die AStA-Sitzung). Sitzung alle zwei Wochen, iim Zweifelsfall einfach in der AStA-Sitzung fragen

3) Genehmigung des Zuschusses nach positivem AStA- (& ggf. StuPa-)Beschluss durch Beauftragten für den Haushalt (normalerweise per E-Mail)

4) Auszahlung des Zuschusses

5) Die Abrufung des Zuschusses muss innerhalb von drei Monaten erfolgen (ggf. Verlängerung des Zeitraums mit Begründung möglich), damit das Budget nicht monatelang mit unwahrscheinlichen Ausgaben geblockt wird.

Tips:

• Eine Antragstellung im Voraus ist SEHR zu empfehlen, um Kostendeckung zu gewährleisten (je größer die Beträge, desto mehr Vorlaufzeit einplanen); nachträgliche Antragstellung auf eigenes Risiko auch möglich. Im Normalfall werden Zuschüsse im Nachhinein ausgezahlt; Ausnahmen sind aber ausdrücklich möglich. Ihr riskiert bei einer nachträglichen Antragsstellung im schlimmsten Fall, auf euren Ausgaben sitzen zu bleiben!
• Ein AStA- oder StuPa-Beschluss kann mit Auflagen (z. B. Einreichung von Finanzunterlagen, kostengünstigere Alternativen) verbunden sein
• Im Haushalt der Studierendenschaft ist ein entsprechender Posten für die Förderung von u. a. Vereinen und Hochschulgruppen vorgesehen. Hinweis: Wenn das Budget für Zuwendungen ausgeschöpft ist, können ggf. keine Zuschüsse mehr gewährt werden.
• Tipp: offenes und ehrliches Gespräch mit den zuständigen Personen im AStA, bei Fragen einfach melden. Das Ziel der zuständigen Personen im AStA ist es immer, euch bei eurer ehrenamtlichen Arbeit zu unterstützen.
• weitere Informationen: §23 Zuwendungen der Finanzordnung des AStA (https://www.asta-kit.de/de/satzungen/finanzordnung)

Was bedeutet Gemeinnützigkeit?

Wie kann ich als (eingetragener) Verein Gemeinnützigkeit nachweisen? Wie wird das in Folge geprüft?

• Grundlage: Regelungen zur Gemeinnützigkeit im Verein in den Paragrafen 51 ff. der Abgabenordnung 

Gemeinnützigkeit bedeutet

• die Allgemeinheit fördernd/ zum Wohle der Gemeinschaft
• keine Gewinnerzielungsabsicht
• selbstloser Zweck (ausschließliche und unmittelbare Verfolgung; klare Benennung in Satzung)
• tatsächlich verfolgte Ziele müssen Satzungszweck entsprechen

Vorteile der Gemeinnützigkeit:

• steuerliche Begünstigungen
• besserer Zugang zu staatlichen Zuschüssen
• Möglichkeit der Ausstellung von Spendenbescheinigungen

Antrag auf Gemeinnützigkeit kann beim Finanzamt gestellt werden

erforderliche Unterlagen:

• Gründungsprotokoll
• schriftliche Satzung mit Vermerk der Gemeinnützigkeit
• ggf. Registerauszug zum Nachweis eines e.V.

Bestätigung der Gemeinnützigkeit:

• Freistellungsbescheid nach Körperschaftssteuer (KÖSt)
• Prüfung der Gemeinnützigkeit durch Finanzamt (Verwaltungsakt)
• momentan Prüfung ca. alle 3 Jahre
• schriftliche Aufforderung zum Einreichen von Unterlagen (meist digital)
• ggf. Außenprüfung bei Unstimmigkeiten in den Unterlagen

vier Tätigkeitsbereiche gemeinnütziger Vereine:

• ideeller (steuerbefreiter) Bereich: alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der direkten Verwirklichung des Vereinszwecks
• Zweckbetrieb: der Teil der Vereinsaktivitäten, der Einnahmen erwirtschaftet und zu dem gemeinnützige Satzungsaktivitäten zwingend dazugehört (keine direkte Konkurrenz zu gewerblichen Unternehmen; auf Dauer kein deutliches Übergewicht in den Tätigkeiten oder Einnahmen des Vereins)
• Vermögensverwaltung: Gemeinnützige Vereine dürfen primär weder Vermögen anhäufen noch Gewinne für die Mitglieder erzielen. Vielmehr muss der Verein sparsam wirtschaften und eingenommene Gelder und andere Mittel stets zeitnah für den satzungsgemäßen Zweck aufwenden. Es besteht lediglich in Ausnahmefällen die Möglichkeit, Rücklagen zu bilden. Vereinsvermögen darf auch nach Auflösung des Vereins nur für steuerbegünstigte Zwecke verwendet werden (Festschreiben in Satzung).
• wirtschaftlicher (steuerpflichtiger) Geschäftsbetrieb: alle Erträge, die weder im ideellen Bereich noch im Rahmen der Vermögensverwaltung oder eines Zweckbetriebs anfallen (dabei unerheblich: wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb dient lediglich dazu, Mittel für den gemeinnützigen Bereich des Vereins zu beschaffen) 

weitere Tipps: 

• „Tue Gutes und rede ausführlich darüber“ (ausführlicher Jahresbericht)
• guter Draht zum Finanzamt (auch Gespräche (z. B. Hilfe beim Erstellen einer Satzung) möglich) ist mitunter sehr hilfreich

Versicherungen

Wie sind Mitglieder von Hochschulgruppen versichert?

• grundsätzlich sind Studierende bei dienstlichen Veranstaltungen versichert
• Arbeit in Hochschulgruppen ist nicht dienstlich, d. h. Studierende sind in diesem Rahmen nicht versichert
• eingetragene Vereine sind eigenständige juristische Personen des Privatrechts → eigene Versicherungen ratsam
• Risikoanalyse der eigenen Gruppe (worst case): Was kann passieren? Wie oft kommen Unfälle vor? Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit für Schäden (sowohl intern als auch extern)?

Vereinshaftpflichtversicherung

• kommt bei Schadensfällen innerhalb der Vereinsarbeit zum Tragen
• „erste Stufe der Rechtsschutzversicherung“ → im Schadensfall muss der Kläger mit eurer Versicherung (an Stelle von euch) verhandeln; Versicherung prüft mögliche Ansprüche rechtlich

Veranstalterhaftpflichtversicherung

• kommt bei Schadensfällen im Rahmen von Veranstaltungen zum Tragen
• bei Veranstaltungen mit externen Besuchern empfohlen
• im Schadensfall muss der Kläger mit eurer Versicherung (an Stelle von euch) verhandeln
• im Rahmen von KIT-Veranstaltungen (bedeutet KIT ist Veranstalter, Schirmherr etc.) haftet das KIT in der Regel für eventuelle Schäden
• Ein Marktvergleich ist hier sehr sinnvoll. Versicherungen, die auf öffentliche Hand spezialisiert sind, sind oft bei Veranstalter- oder Vereinshaftpflichtversicherungen relativ günstig

Grundsätzlich gilt: Es ist ratsam, vor Versicherungsabschluss ein ehrliches Gespräch mit der Versicherung führen

• Bedarf abklären
• kleinreden im Vorfeld (z. B. geringere Personenzahl für Veranstaltung angeben) könnte später im Schadensfall unter Umständen als „vorvertragliche Vertragsverletzung“ gewertet werden