Protokoll der 25. Sitzung des Vorstands vom 27. Mai 2022

Abwesend: Johannes Ehlert, Amal Labbouz, Elisé Wamen, Ivo Dujmovic, Henry Boos, Johannes Herrmann, Julia Hohensee

Gäste (ggf. anonymisiert): –

Protokoll von: Noah

Beginn: 11:35 Uhr Ende: 13:39 Uhr

Veröffentlicht am: 15.07.2022

• TOP 1 – Wahlen
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 – Unifest goes Veranstaltung
• TOP 9 – Website
• TOP 10 – Photolabor
• TOP 11 – Personalgespräche
• TOP 12 – neuer Container: Möblierung
• TOP 13 – Neufassung der Gemeinsamen Fachschaftsordnung der Fachschaft Mathematik und Informatik
• TOP 14 – Freitischvergabemodus
• TOP 14 – Post
• TOP 15 – Varia

Laut Vereinssatzung müssen wir Personen vorschlagen. Die Vereinssatzung soll aber angepasst werden, weil das nicht wirklich Sinn ergibt.

Wahl: Der Vorstand schlägt dem Verwaltungsrat und der Mitgliederversammlung des Studentenwohnheim des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) e.V. vor Vincent Witt und Elisabeth Kral als Studierendenvertreter in den Vorstand zu wählen.

— Wird auf die Bitte des Vereins hin vertagt. —

Keine Gäste auf der Sitzung.

Folgende Protokolle wurden von allen gelesen und können in dieser Form veröffentlicht werden:

• 13.05.2022
• 20.05.2022

Hochschulgruppen: Seit Kurzem hat Valentina die Arbeit im Hochschulgruppenreferat wieder übernohmen. Derzeit läuft eine Überprüfung und Bearbeitung der Rückstände. Das KIT hat eine Mail für den Preis für herausragendes studentisches Engagement geschickt, welche an den Hochschulgruppen-Verteiler weitergeleitet wurde. Darüber hinaus wurden Anträge für Raumkostenübernahme genehmigt. Weiterhin läuft die Plannung der Hochschulgruppenmesse 2022, die voraussichtlich nach dem Unifest stattfinden soll.

Presse: Die neue Layouterin wurde eingelernt und wird weiterhin betreut. Die Wahldebatte für die VS Wahl wurde abgehalten. Dafür wurde Werbung mit Plakaten und über Social Media gemacht, wo auch Fragen gesammelt wurden. (¿Leider war die Öffentlichkeitsarbeit nicht ausreichend.?) Die Webseite wurde auf die neue Hochschulgruppenordnung angepasst mit einer extra Seite für gelistete sowie geförderte Hochschulgruppen. Tagesgeschäft läuft: Regelmäßige Treffen mit der Social Media Beauftragten und Erstellung von Inhalten für Social Media.

Internationales: Das internationale Referat hat am 12. Mai gemeinsam mit dem ISTO ein Public-View organisiert. Dies war eine Veranstaltung mit dem Motto Die Macht der Vision. Dabei konnte unser Motivation-Reder Herr Ngole: Autor vieler Bücher und ehemaliger internationaler Student, internationale Studierende einen Schritt weiter aufmuntern und auch seine gesammelte Erfahrungen als internationaler Student mit uns teilen. Unsere Sprechstunden werden weiterhin angeboten. Vom 22 bis zum 23. Juni steht der internationale Tag des KIT an, dabei geht es darum die Internationalität des KIT aufzuzeigen.

Umwelt, Klimaschutz und Nachhaltigkeit: Wir arbeiten momentan viel an Vernetzungen: Green Campus Fest (03.05.), PV-Tag (Themenveranstaltung „Photovoltaik“ mit KIT Verwaltung), Treffen mit Herrn Orphal, Mensa, Nachhaltige Lehre. Für all diese Vernetzungstreffen müssen wir immer thematische und organisatorische Vorbereitung Treffen.

FSK

• Wir sollten uns als AStA gemeinsam mit dem Unifest an der Tour de FSK am 31.05. beteiligen - da wir und die FS Informatik die ersten Haltestellen sind, wäre es nicht schlecht, wenn wir uns mit denen noch absprechen, bei wem es was zu essen gibt.
• Nachdem der Campustag eher so lala gelaufen ist, möchte man hinsichtlich des Studieninformationstages noch einen gemeinsamen Brief an das KIT-Präsidium richten, da man die geplante reine online-Variante gar keine gute Idee findet.
• Im Zuge der neuen gemeinsamen Satzung wird aktuell eine gemeinsame Bereichsordnung erstellt - diese basiert auf der Ordnung von Bereich 3. In anderen Bereichen waren oft andere Wahlmodalitäten üblich - d.h. alle FSen, die ein Problem mit den Wahlmodalitäten aus Bereich 3 haben, sollten sich zeitnah an die Bereichsräte wenden.
• Es wurde über die Organisation der O-Phasen gesprochen - es wird ein Treffen mit allen O-Orgas angestrebt, das Innenreferat des AStAs nimmt auch Teil, um über das Awareness-Konzept zu sprechen.

Austauch mit Alex Salomon und grüner Gemeinderatsfraktion
Hat stattgefunden. Details gibts bei An auf Nachfrage.

An

Wir haben heute Gäste aus dem Oberrheingebiet. Da wir immer eingeladen werden, würden wir dies gerne aus Gastfreundlichkeit auch so machen und diese zum Essen einladen. Es sind 6 Leute, 4 davon extern und 2 interne.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 50 Euro für Bewirtung der Sitzung des Rats der Studierenden von Eucor am 27. Mai in Karlsruhe frei.
Ergebnis: 12/0/1 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Adrian

Es soll ein Seminar für ehrenamtliche Führungskräfte (z.B. AStA-Vorsitz, Fachschaftsvorstände, …)

Abstimmung: Der Vorstand gibt 600 € für ein Seminar „Führung kompakt für Hochschulgruppen und Fachschaften“ am 26.07.2022 frei.
Ergebnis: 13/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Davis

Abstimmung: Der Vorstand gibt 10 € für Reisekosten für Davis Riedel zur Landesastenkonferenz am 29. Mai 2022 in Stuttgart frei.
Ergebnis: 13/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

— Noah kümmert sich um einige Posts zu den VS-Wahlen. —

JoSé & Nico

Nico und Johann haben überlegt, das Unifest-Referat in ein Veranstaltungsreferat umzuwandeln, da das Unifest-Referat ansonsten nach dem Unifest nicht mehr so wirklich was zu tun hat.

Jan ist als Kulturreferent damit einverstanden, da er auch in Vorsitzaufgaben eingebunden ist. Wäre das nicht der Fall, dann wäre das Kulturreferat der Überflüssigkeit nahe.

Adrian: Wir haben ja extra das Unfest aus dem Kulturreferat abgespalten, damit zuzeiten des Unifests die Kulturgruppen/-veranstaltungen nicht zu kurz kommen. Wenn die jetzige Konstellation das so hergibt, dass das Unifest-Referat das Kulturreferat noch bei Veranstaltungen unterstützen möchte, dann ist das ja auch schön - muss aber nicht in die Referatsbeschreibung rein.

Johann: Da wir inzwischen ja beliebig viele Personen in ein Referat reinsetzten können, können wir dann nicht einfach Kultur- und Unifestreferat wieder vereinen zu „Kultur, Veranstaltungen und Unifest“ und da dann halt mehrere Personen reinwählen.

An und Adrian sprechen sich dafür aus, dass die Trennung zwischen Kultur- und Unifestreferat weiterhin besteht.

Noah: Um klare Ansprechpartner:innen zu haben für Personen und Gruppen, was ja das Ziel des Vorschlages ist, kann man auch einen Verteiler einrichten und da dann immer die Leute draufsetzen, die das aktuell machen.

— Unifest- und Kulturreferat sprechen sich diesbezüglich nochmal ab. —

Jan Koppenhagen

Bisher war der Plan, eine neue Website mit dem Wordpress-System zu erstellen. Nach längerer Überlegung hat sich herausgestellt, dass Wordpress nicht die ideale Lösung für unsere Ansprüche ist. Wir wollen deshalb nochmal umsteigen, und versuchen die Aktuelle Website von der veralteten Drupal7 Software auf die modernere Drupal9 Software zu migrieren. In diesem Prozess erhoffen wir uns, dass die Daten und grundsätzlichen Funktionen unverändert bleiben, während wir gleichzeitig die Chance bekommen, das Design und Layout der Website von Grund auf umzustrukturieren, und Altlasten zu entfernen.

— Nach Diskussion über die Probleme mit Wordpress spricht sich der AStA für Jan's Vorschlag aus. Jan und Daniel nehmen den Input mit und kümmern sich weiterhin darum. Wichtig ist vor allem, Menüführung und Design zu überarbeiten und alte Inhalte zu entfernen. —

Jan Koppenhagen

Erfreulicherweise wird das Photolabor aktuell wieder mehr genutzt. Um die Nutzung zu verbessern gibt es derzeit zwei Systeme die in Arbeit sind, um die Buchung des Photolobors zu vereinfachen. Einerseits ist eine Website in Arbeit mit der das Photolabor online gebucht werden kann. Ein zweiter Vorschlag ist eine Anbringung eines Schlüsselkastens an einem freizugänglichen Ort. Dadurch könnten Nutzer, die das Fotolabor oft, und kurzfristig nutzen wollen, für Längere Zeiträume für die Nutzung des Fotolabors freigeschaltet werden.

An: Wird das noch von vielen genutzt und könnte man die Räumlichkeiten nicht anders besser nutzen?

Jan: Den Raum umzunutzen ist aufgrund der baulichen Situation schwierig - außerdem sind alle anderen studentischen Photolabore inzwischen verschwunden.

Abstimmung: Der Vorstand formuliert zur Abstimmung vollständige, deutsche Sätze.
Ergebnis: X/Y/Z (ja/nein/Enthaltung)

— Es soll ein Schlüsselkasten mit physischen Schlüsseln angeschafft werden. —

Adrian

Personalgespräche in zwei Wochen: Iris, Klaus, Nele, Maike

Gibt es Input für diese Personalgespräche?

[Anmerkungen werden nicht protokolliert, sondern von Adrian persönlich gesammelt]

— Adrian nimmt die Anmerkungen auf und gibt diese im Rahmen der Personalgespräche weiter. —

Adrian

Ich habe mit Iris über die Möblierung des neuen Containers gesprochen.

Wir würden zeitnah Tische und Stühle bestellen. Für die weitere Möblierung (Schränke, Sofa, halbhohe Regale) warten wir die Aufstellung des Containers ab.
Da wir eh Bürostühle kaufen würden wir auch die im bestehenden Container ersetzen.

Wir sollten kurz über die Möglichkeiten sprechen:

Bürostühle (10 als Ersatz, 3 neu)

• fest: 164,22 €
• fest + Kopfstütze: 223,72 €
• Netz: 243,95 €
• Netz + Kopfstütze: 285,60 € (gibt Ausführungen für große und kleine Menschen)

Sitzungsstühle (14 Stück)

• Netz: 104,60 €
• Polster: 63,07 €

Bürotische (3 Stück) Vorschlag: 3x 1,6 x 0,8 x 0,72 Tische (wie aktuell im Container) 3 x 199 € = 597 €

Tisch Beratungsraum Vorschlag: 2x 1,2 x 0,8 x 0,72 Tische (ergibt 1,2 x 1,6 x 0,72 Tisch) 2 x 169 € = 338 €

Sitzungstisch Vorschlag: 4x 1,2 x 0,8 x 0,72 Tische (ergibt 1,2 x 3,2 x 0,72 Tisch) 4 x 169 € = 676 €

Abstimmung: Der Vorstand gibt 4000 € für die Anschaffung von Stühlen frei.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Adrian kümmert sich um die Beschaffung der Stühle. Lukas und Noah kümmern sich noch Alternativen um die Tische. —

Adrian

Wie ich schon angekündigt hatte möchte die FSMI eine Neufassung ihrer neuen Gemeinsamen Fachschaftsordnung.
Diese wurde mittlerweile mit der DE RECHT final abgestimmt.

Abstimmung: Der Vorstand beschließt die vorliegende Satzung zur Neufassung der Gemeinsamen Fachschaftsordnung der Fachschaften Mathematik und Informatik des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) gemäß § 41b Abs. 3 S. 2 der Organisationssatzung in der Fassung der am 3. Mai im Studierendenparlament beschlossenen Änderungssatzung mit den am 13. Mai beschlossenen Änderungen des Vorstands. Das KIT wird ermächtigt die Referenzen auf die Änderungssatzung, die noch nicht amtliche bekanntgemacht wurde, zu ergänzen.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Daniel

Wir haben beschlossen die Freitische ab Juni nur noch nach persönlichem Gespräch zu vergeben wie früher. Einsenden von Anträgen und Unterlagen per Mail ist dann nicht mehr möglich. Grund sind die schon seit längerem gefallenen Maßnahmen und die höhere Beratungseffizienz eines persönlichen Gesprächs.

Außerdem fragen wir in den Formularen in Zukunft die Nationalität und ob die Antragstellenden Bafögberechtigt sind ab. Behinderungsgrad wird nicht mehr auf dem Formular abgefragt. Das ergibt sich wenn nötig eh aus dem Ausweis.

— vertagt —

Das Postfach „Für nächste Sitzung“ wird geleert.
Alle Emails, die an info@ seit letzter Sitzung kamen durchlesen und auf diese antworten.

E-Mails wurden bearbeitet.

VS-Wahlen: Hilfe gesucht
Kommende Woche sind VS-Wahlen. Es werden noch Wahlhelfer*innen gesucht! Hier eintragen:
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