Protokoll der 28. Sitzung des Vorstands vom 4. Juli 2023

Anwesend: Adrian Keller, Luis Reißenweber, Tobias Deeg, Davis Riedel, Nicoletta Pütz, Jens Bausch, Yannik Enss, Carolin Fischer Galvez, Niklas Hornberg, Max Schweikart

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft am KIT besteht derzeit aus den folgenden Personen. Personen, die nicht als „anwesend“ geführt werden, waren in der protokollierten Sitzung abwesend:

Adrian Keller, Luis Reißenweber, Tobias Deeg, Sophia Apostolidis, Tran Trung Duc, Betül Özdemir, Sascha Gruber, Elisé Wamen, Laura Hamade, Jan Wohlfarth, Max Ferber, Davis Riedel, Jan Koppenhagen, Ivo Dujmovic, Nicoletta Pütz, Jens Bausch, Yannik Enss, Niklas Hornberg, Carolin Fischer Galvez, Tom Schindelhauer, Ali Elder, Max Schweikart

Gäste (ggf. anonymisiert): An Tang, Thilo Hoffmann (holt sich nur ne Spezi und geht dann wieder)

Protokoll von: Tobias

Beginn: 12:00 Uhr Ende: 14:32 Uhr

Veröffentlicht am: 13. Januar 2024

• TOP 1 – Wahlen
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle und Referatsberichte
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 – Vertragsform Neuentwicklung Wahlsoftware
• TOP 9 – Form der E-Mails der Theke
• TOP 10 – Feststellung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2016/2017
• TOP 11 – Umgang mit der Gruppe „Arbeit im AStA“
• TOP 12 – Getränkeliste
• TOP 13 – Gestaltung Raum zwischen den Containern
• TOP 14 – Sommer: AStA-Schließzeit?
• TOP 15 – Post
• TOP 16 – Varia

Keine Wahlen

An ist einfach so da, Thilo hat seine Spezi bekommen :D

Keine Protokolle zur Genehmigung

Die Schließdienste werden in der vorlaufenden Schließdienstliste eingetragen.

Die Liste der Referatsberichte wird aktualisiert und die Berichte für die nächsten StuPa-Sitzungen werden mit Referaten besetzt.

AG Senatskommissionen
Letzten Donnerstag war eine AG zu den Senatskommissionen. Ich konnte dort ein paar neue Stellvertretungen für Studis aushandeln und auch ein weiteres studentisches Mitglied im A-IVI.

Bericht an Landesrechnungshof
Ich werde am Mittwoch nach dem Beschluss der Jahresrechnung 2016/2017 dem Landesrechnungshof schreiben und dabei zum aktuellen Stand des Abbaus der Rücklagen und der Abarbeitung der Jahresrechnungen berichten.

SKUZ Programmauschuss
Leider war der SKUZ Programmausschuss nicht beschlussfähig, da zu wenige Kulturgruppendelegierte anwesend waren. Da keine Finanzanträge eingegangen waren, war das aber okay. Die Kulturgruppen haben regelmäßig Theater- und Musikaufführungen, läuft alles. Im Jazzchor wird ein neuer Leiter gesucht, weil der alte bald nicht mehr zur Verfügung steht. Ich habe den Programmausschuss darüber informiert, dass wir aktuell versuchen, das SKUZ von einer gGmbH zu einem Verein umzubauen, um uns das Geld für die Rechnungsprüfung zu sparen (ca. 4000€ im Jahr). Das Z10 steckt in den Vorbereitungsarbeiten der Festwoche (40 Jahre Z10!), die vom 3. bis zum 8. Juli stattfinden wird und lädt herzlich zum mitfeiern und mithelfen ein. Die nächste Sitzung wird am Montag, den 31. Juli 2023 um 17:30 Uhr im Z10 Sitzungszimmer stattfinden.

Nächster Campustag
Der ist am 08.06.24 geplant, macht da mal kein Unifest

Adrian

Für die Haushaltsjahre 16/17 & 17/18 wurden bereits Prüfungen durchgeführt, allerdings gab es keine Jahresrechnungen als Grundlage. Das holen wir gerade nach.

Um dem KIT die Jahre zur Prüfung vorlegen zu können, holen wir von unserem Prüfer Stellungnahmen als Ergänzung zu seinem Prüfungsbericht ein. So soll eine Verbindung zwischen dem bereits vorliegenden Prüfungsbericht und der neuen Jahresrechnung hergestellt werden.

Diese Stellungnahmen können wir logischerweise nur durch den bisherigen Prüfer erstellen lassen. Wir haben von ihm ein Angebot über 350 € für beide Jahre. Das erscheint als Preis angemessen.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 350 € für Stellungnahmen von unserem externen Prüfer zu den Jahresrechnungen 16/17 & 17/18 frei.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Nico

Beschreibung Ich will Schwerlastregale im Westflügel 2.OG um dort unseren lokalen Lagerplatz sinnvoll zu erweitern.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 600 € für Schwerlastregale aus dem Haushalt frei.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Hier werden Themen festgehalten, die vom Pressereferat beworben werden sollen.

Themen:\ Wahlen, mehr Wahlen und noch mehr Wahlen

Yannik

Unsere Wahlsoftware ist schlecht. Der Vorschlag wäre, dass wir eine vernünftige Wahlsoftware entwickeln lassen. Dafür werden bereits Anforderungen gesammelt.

Idealerweise finden wir eine:n Student:in, der/die uns das entwickelt.

Entweder wir stellen die Person an, oder wir machen einen Werksvertrag-
Diskussion dazu:

Yannik: Bei einer Anstellung haben wir Erfahrung, das wäre kein Aufwand für die angestellte Person und die muss sich keine Gedanken um Steuern etc. machen. Bei Werkverträgen liegt dieses Risiko und der Aufwand bei der Person. Auch die Bewerber:innenzahl dürfte höher sein bei der bekannten Art von Beschäftigungsverhältnis.

Adrian: Für uns ist es praktischer, einen Werksvertrag zu machen. Wir geben Geld, und dann sind wir aus dem Schneider. Bei einer zeitlich befristeten Anstellung wissen wir nicht, ob die Zeit zu der Arbeit passt.

Max: Infos überschätzen gerne mal ihre Leistungsfähigkeit. Selten funktionieren zeitliche Beschränkungen richtig gut. Wenn die Person den Werksvertrag nicht erfüllt, was machen wir dann?

Adrian: Bei nem Werkvertrag geht das Geld an die Person, bei ner Einstellung gehen Sozialabgaben weg.

Davis: Die Verantwortung für das Projekt kompeltt auf eine studierende Person zu schieben, ist schon heftig.

Tobi: Ich bin geneigt, Yannik und Davis zuzustimmen. Klassischerweise wäre das ein Werksvertrag, aber hier ist der soziale Faktor schon wichtig, auch weil Studis da generell weniger Erfahrung haben, auch im Bezug auf Projektmanagement.

Davis: Wie viel Aufwand ist das denn? Machen da zwei Personen mehr Sinn?

Yannik: Man kann da sicher auch zwei Leute beschäftigen, aber darum gehts grade nicht, weil die Anforderungen sind ja noch gar nicht geschrieben.

Davis: Müssen wir die Ausschreibung bei nem Werksvertrag so machen, dass sich da auch Firmen bewerben können?

Adrian: Ich bin nicht ganz sicher, aber man kann das wahrscheinlich auch als Studi-Projekt ausschreiben, vor allem auch weil Studis unser gesetzlicher Auftrag sind.

Adrian: Es zeichnet sich ab, dass das eher eine Stelle werden soll. Wir müssen schauen, dass wir die Anforderungen und die Vertragsform gründlich planen.

Hey Adrian, hier ist dein kursives Ergebniss: Es wird ne Anstellung :D

Yannik

Yannik fände es toll, wenn unsere Angestellten ihre Mails mit einem Namen unterschreiben statt mit ihrer Funktion, damit das persönlicher ist und damit man bei Rückfragen nachfragen kann.

Adrian: Bei internen Mails auf jeden Fall. Beim Kundenkontakt scheint mir das unnötig, weil das ist für Kunden außerhalb eher irrelevant.

Horny: Unsere Kunden sind Studis, da finde ich dieses Persönlichere wichtig, und es wäre schon wichtig, zu wissen, wer bei nem Vorgang involviert war.

Davis: Toll wäre Grüße, Name, von Theke/Druckerei

Adrian

Analog zur Sitzung vom 13. Juni, entsprechend des Verfahrens, das ich am 4. April vorgestellt habe:

Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet nach einem Haushaltsjahr darüber Rechnung zu legen und diese Rechnungslegung festzustellen.
Unsere Rechnungslegung erfolgt in Form einer kameralen Jahresrechnung.

kleiner Glossar zur kameralen Jahresrechnung
kassenmäßige Jahresergebnis: Differenz aller Einnahmen und Ausgaben (klassisches Jahresergebnis)
rechnungsmäßiges Jahresergebnis: kassenmäßige Jahresergebnis + Übertragungssaldo (Überschuss oder Fehlbetrag)
Finanzierungssaldo: Veränderung des Umlaufvermögens (Kontostand auf der Bank) im Laufe des Haushaltsjahres
Überträge: Restmittel in einem Haushaltstitel, die ins nächste Haushaltsjahr „mitgenommen“ werden.
Übertragungssaldo: Differenz der Überträge aus dem Vorjahr und der Überträge aus dem Foglejahr

Neben der formellen Feststellung der Werte in der Jahresrechnung ist auch die Entscheidung über die Verwendung der Restmittel am Ende des Haushaltsjahres Teil des Beschlusses.
Der Beschlussvorschlag ist hier jeweils das maximal mögliche zu übertragen.

Der Plan war die Jahresrechnungen der Haushaltsjahre 16/17 und 17/18 bis Ende Mai festzustellen.

Die Jahresrechnung mit allen Anlagen und ergänzenden Unterlagen ist hier zu finden:
https://cloud.asta-kit.de/index.php/s/dF339KkJTJycn39

Abstimmung: Der Vorstand stellt für das Haushaltsjahr 2016/2017 die vorliegende Jahresrechnung aufgrund von § 109 Abs. 1 LHO i.V.m. § 20 Abs. 2 KITG und § 65b Abs. 1 S. 1 LHG fest. Adrian wird vom Vorstand beaufragt, die Anlage 6 auf inhaltliche Richtigkeit zu prüfen und ermächtigt, sie gegebenenfalls noch anzupassen. Sollte eine Anpassung notwendig sein, muss Adrian den Vorstand über diese Änderungen informieren
Ergebnis: 10/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Adrian und das Finanzreferat kümmern sich um die Kommunikation an Finanzausschuss, StuPa und Rechtsaufsicht sowie um die Veröffentlichung. —

Adrian

Es wurden Leute entfernt und dann wieder reingemacht.

Es wurde die AStA-Referentinnen Gruppe aktualisiert und in diesem Zuge auch die Gruppe Arbeit im AStA.

Die Frage ist also, wie gehen wir mit dieser Gruppe um und wer ist drin.

Davis: Es geht darum, dass Menschen Infos bekommen, die regelmäßig im Container sind - vllt könnte man die Gruppe umbenennen in Menschen im Container. Stimmung geht allgemein in diese Richtung.

Yannik: Ich sehe nicht, dass wir da eine weitere Definition des Personenkreises brauchen. Regelmäßig im AStA reicht.

Adrian: Wir handhaben das also offen und die Menschen die sich zugehörig fühlen kommen dazu.

Luis

Die Getränkeliste ändert immer ihren Startpunkt. Viele finden das doof. Soll das wieder rückgängig gemacht werden?

Luis: Die Getränkebeauftragte Person soll die Reihenfolge der Liste bestimmen können

Yannik: Wir machen das, damit nicht immer die gleichen Leute oben stehen.

Davis: Lasst uns das nach Verbrauch machen

Adrian: Mir ist nur Konsistenz wichtig, also das sich das nicht ständig ändert.

Tobi: Wir sollten auf jeden Fall Julia in diese Entscheidung involvieren.

Horny: Nur alphabetisch ist blöd, weil dann sind die armen Leute mit Z-Nachnahmen massiv benachteiligt. Einmal im Semester nach Verbrauch zu machen, finde ich sinnvoll.

Adrian: Wahrscheinlich erhöht das auch den Verbrauch.

Elisé: Ich finde alphabetisch gut, weil dann finde ich mich auf der Liste. Gerade nervt das Suchen sehr.

Yannik: Ich hab das jetzige System erfunden, weil das fairer ist als vorher.

Adrian: Einmal im Jahr ist doof, weil dann stehen neue Leute ewig unten drin.

Horny: Lasst uns doch mal probieren, wie viel es sich verschiebt pro Abrechnung, wenn wir nach Verbrauch gehen.

Luis redet mit Julia, ob ihr das passt.

Iris

vertagt auf nächste Woche

Umfrage zu Barrierefreiheit: Wir legen die Flyer aus.

Die Liste hat sich beim Wahlausschuss beschwert, weil eines ihrer Wahlkampf-Plakate abgerissen wurde, auf dem witzige Sachen über den AStA standen.

Tobi: Ich finde das ziemlich übel, Wahlkampfplakate abzureißen ist bei anderen Wahlkämpfen ne Straftat. Wir sollten da ganz klar Stellung beziehen, dass wir das nicht gut finden!

Adrian antwortet und kommuniziert in die AStA-Gruppe

Andere Mails wurden verteilt und bearbeitet.

Tobi

Von Sarah und Iris wurde an mich herangetragen, dass im neuen Fahrzeugsystem die Katzenbilder-Funktion fehlt! Das sind absolut inaktzeptable Zustände!!1 Aber also ernsthaft, wäre das enorm aufwendig, das einfach zu übernehmen?

Protokolle: Nächste und übernächste Woche kommen viele Protokolle zur Genehmigung. Bitte fixt eure FIXMEs

Nico

Kuscheltiere: Der AStA entscheidet sich wider besserem Wissen unvernünftig dafür, einen Wal statt einem überlegenen Elefanten zu besorgen :(

Luis

Wir haben Geld für die Förderung eines Sammelbands freigegeben, da hatten wir das aber so verstanden, dass die Buchvorstellung dann inklusive ist. Jetzt kam ne Mail mit der Anfrage, wies da mit Honorar etc. aussehe. Luis befasst sich damit.