Protokoll der 2. Sitzung des Vorstands vom 20. Oktober 2021

Abwesend: Elisé Wamen, Ivo Dujmovic, Johannes Herrmann

Gäste (ggf. anonymisiert): Frederik Heberle, Nele Weis, Johann Sebastian Wermter

Protokoll von: Noah

Beginn: 11:30 Uhr Ende: 13:30 Uhr

Veröffentlicht am: 14.11.2021

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Adrian

Laut § 19 Abs. 5 OSVS gibt sich der Vorstand eine Geschäftsordnung. Durch die Änderung der Struktur sind Änderungen erforderlich und aus bisherigen Erfahrungen liegen weitere Änderungen nahe.

Adrian stellt die Geschäftsordnung vor.

Das Wahlverfahren wurde angepasst auf eine dem StuPa ähnliche Regelung (mit aber nur 2 Wahlgängen), da es bislang keine Möglichkeit gab eine kandidierende Person nicht zu wählen (sofern es maximal gleich viele Kandidierende wie Plätze gibt)

Außerdem wird formal eingeführt, dass das Außenreferat uns auf Landesebene vertritt.

Abstimmung: Der Vorstand gibt sich gemäß § 19 Abs. 5 OSVS die vorliegende Geschäftsordnung. Sie tritt unverzüglich in Kraft.
Ergebnis: 15/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Durch die Änderung der Struktur sind auch Änderungen an der Geschäftsverteilung erforderlich.
Adrian stellt die geänderte Geschäftsverteilung vor. Es haben sich durch die neue Struktur einige Dinge geändert. Wenn der Vorsitz nicht da ist müssen andere Leute das Hausrecht ausüben - das steht noch auf Adrians ToDo list. Der entsprechende Punkt der Geschäftsverteilung soll daher nicht so aufgefasst werden, dass das Hausrecht alleinige Kompetenz des Vorsitzes ist. Johannes E . bittet darum bei Soziales zeitnah noch „TVStud“ und „Stipendienberatung“ aufzunehmen - das wird bei der nächsten Sitzung dann noch angepasst.

Abstimmung: Der Vorstand beschließt die vorliegende Geschäftsverteilung gemäß § 6 Abs. 2 der Geschäftsordnung.
Ergebnis: 14/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Adrian kümmert sich um die Veröffentlichung der neuen Geschäftsordnung und der neuen Geschäftsverteilung. —

Gemäß § 20 Abs. 2 KITG i. V. m. § 65a Abs. 6 LHG und § 19 Abs. 3 OSVS dürfen wir aus der Mitte des Vorstands eine Vertreter*in wählen, die mit beratender Stimme an Sitzungen des Senats teilnimmt.

Adrian schlägt An Tang vor. Keine weiteren Kandidaturen - Stellvertreter sind nicht vorgesehen.

Wahl: Der Vorstand wählt An Tang zum Vertreter der Studierendenschaft im KIT-Senat gemäß § 20 Abs. 2 KITG i. V. m. § 65a Abs. 6 LHG und § 19 Abs. 3 OSVS.
Ergebnis: 12/1/0 (ja/Enthaltung/ungültig)

An nimmt die Wahl an.

Laut § 41b Abs. 3 S. 1 der Organisationssatzung müssen wir ein:e Satzungsreferent:in bestimmen.

Adrian möchte das übernehmen. Keine weiteren Kandidaturen.

Wahl: Der Vorstand wählt Adrian Keller zum Satzungsreferenten.
Ergebnis: 14/0/0 (ja/Enthaltung/ungültig)

Adrian nimmt die Wahl an.

Keine Anmerkungen von Gästen

Folgende Protokolle wurden von allen gelesen und können in dieser Form veröffentlicht werden:

• 20.07.2021
• 27.07.2021
• 17.08.2021
• 19.10.2021
• 20.10.2021

In folgenden Protokollen muss noch nachgebessert werden:

• 14.09.2021
• 21.09.2021
• 05.10.2021
• 12.10.2021

E-Mails wurden bearbeitet. Es gab keine sitzungsrelevante Post.

FSK
Es wurde über die Situation zwischen den Vorlesungen und Lernräume gesprochen und aus den O-Phasen berichtet.

StuPa
Das StuPa hat sich konstituiert, die Struktur des Vorstandes festgelegt und den neuen AStA gewählt. Anträge und Gremienwahlen wurden aus Zeitgründen vertagt.

Es liegen keine Anträge vor.

An merkt an, dass es für den Schließdienst ungünstig ist, wenn die Sitzung während der Thekenöffnungszeit/Schließdienstzeit ist. Daher wird versucht die Sitzung nach 15:00 zu terminieren.
Als Sitzungsformat wird ein hybrides Konzept angestrebt.
Der Standard-Termin wird ausgedoodlet.
Abstimmung: Der Vorstand legt gemäß § 11 Abs. 1 S. 1 der GO als Sitzungstermin Donnerstag, den 28. Oktober um 12:00 Uhr fest.
Ergebnis: 13/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Noah und Adrian kümmern sich darum, dass die Mitglieder des alten Vorstandes Teilberichte vorlegen.

Alle werden dazu angehalten, den vorliegenden Entwurf des Arbeitsprogrammes gut durchzulesen und Anmerkungen einzubringen.
Johannes E. schlägt vor, über die Einführung eines IT-Referates nachzudenken - das ist aber kein Thema, das wir hier auf die schnelle noch besprechen können - daher wird das auf einer der kommenden Sitzungen mal besprochen.

Es gibt 6 neue Leute im AStA, die mit dem notwendigen Wissen ausgestattet werden müssen. Gut wäre es, wenn sich neue und alte Mitglieder mal Schließdienste teilen, um das Praxiswissen zu vermitteln.
Ansprechperson für Zugang zum Container und Schlüssel ist Nele.

Adrian und Nele arbeiten noch an einer Anpassung des Systems für die Aufwandsentschädigungen. Die Grenze für Steuer- und Sozialversicherungsbefreitheit beträgt 250€ (nicht wie bisher 200€). Übliche Praxis ist, dass jede:r das mit dem Vorsitz klärt. In der letzten Amtszeit haben alle min. 200€ genommen - in früheren Amtszeiten war das nicht üblich.
Kriterien zur Bestimmung der Entschädigungshöhe sind der eingebrachte Aufwand und die Notwendigkeit. Bei der bestehenden Größe des Vorstandes kann nicht jeder über 200€ bekommen, da wir sonst an die Grenze der Haushaltsmittel kommen.
Anmerkung: Man kann sich damit ruhig Zeit lassen, bis man sich in der Lage fühlt den Aufwand gut einzuschätzen.

Angepeilt wird ein Grill-/Koch-/Glühweinabend in den ersten Novemberwochen, Beginn gegen 16 Uhr.

— Jan und Julia erklären sich bereit bei der Umsetzung mitzuwirken. Nele erstellt ein Doodle für den Termin —

Außerdem soll eine Klausurtagung stattfinden - angepeilt wird Januar.

Adrian plant zeitnah Personalgespräche durchzuführen - dazu wir noch Input gesucht, das wird auf den Sitzungen noch besprochen. Nächste Woche ist die erste Feedback-Runde für Konrad, Felix und Lotta, dann für Martin und Iris, dann für Noah und Sarah (ist auch die Reihenfolge der Gespräche).

Noah schlägt vor, so etwa in der 3. oder 4. Vorlesungswoche in einer Mail alle Studis mal über die VS und den AStA (und deren Angebote) an alle Studis zu schicken.

— Noah schreibt seinen Mailvorschlag in ein Pad, dass alle daran mitarbeiten können. —

Adrian, Nico und Julia kümmern sich um die Vorbereitung - Julia Eberwein wird auch gefragt, ob sie bei der Orga helfen wollen.
Zudem muss man noch Weihnachtskarten organisieren.

— Adrian erstellt eine Vorbereitungsgruppe. —

Morgen ist die Nachbesprechung zur Befragung zum Studium während der Corona-Zeit. Bei Interesse an Betül wenden.
Die Notunterkünfte sollen um eine Woche verlängert werden.