Protokoll der Sitzung vom 18. September 2014

Anwesend: Mohammed Abu Jayyab, Marvin Marx, Alexa Schnur, Bernhard Riester, Matthias Arnold, Vera Schumacher, Deniz Kus

Abwesend: Alexander Hantelmann, Ramona Haenel, Semira Fetjah, Daniel Sobing, Johannes Janosovits, Lisa Merkel

Protokollant: Alexa Schnur

Beginn: 14:00 Uhr Ende: 17:55 Uhr

• -1. Protokolle
• 0. Berichte
• 1. Post
• 2. Schließdienst
• 3. O-Phasen-Einladungen
• 4. O-Phase
• 5. Theke
• 6. Deutschkurse
• 7. Ausschreibung Sekretariat und Sozialberatung
• 8. Todos restilche Amtszeit
• 9. Nächstes Ventil
• 10. Anschaffungen
• 11. Notunterkünfte
• 12. O-Phasenmittel
• 13. Varia

Die Protokolle vom 07.08., 21.08. und 28.08 werden von Matze veröffentlicht.

Hat jemand die E-Mails bezüglich der Studierendenwerksumbenennung beantwortet? Habe kein CC gelesen. Person X übernimmt eine Aufgabe, wird in einem vollständigen, informativen Satz kursiv dargestellt.

Ich sammle Ideen für Cover und Rückseite.

Der Haushalt ist doch so in Ordnung. Ein Nachtragshaushalt wäre wohl trotzdem sinnvoll, damit Deckungsvermerke und ähnliches ergänzt werden können.

Schränke haben alle gleiche Schlüssel

HSGen wurden über Raum informiert, Lage bei Schränken weiter unklar

Das Stupa kann jeden zweiten Dienstag einen der Seminarräume im Lernzentrum für ein Jahr vorerst benutzen

Band 1 und 2 sind so gut wie korrigiert, Band 3 kann bis Mitte Oktober fertig gestellt werden. Layout muss noch gemacht werden, ein Angebot von der SSV Druckerei soll eingeholt werden.

Bisher haben sich nur 3 Fachschaften gemeldet.

• 19.09. Freitag: Alexa
• 22.09. Montag: Matze
• 23.09. Dienstag: Alexa
• 24.09. Mittwoch: Bernie
• 25.09. Donnerstag: Alexa

siehe AStA-Wiki

Vicky/Vera
Es wurde sich darauf geeinigt, dass einzelne Einladungen verschickt werden und eine Notfalleinladung verschickt werden kann, wenn nicht zugeteilt werden kann, zBsp bei Härtefallanträgen. Frau Kurz erfragte dann nur die Briefe für die zulassungsbeschränkten Studiengänge, obwohl vorher von Herrn Kurth zugesichert wurde, dass alle einen Brief erhalten sollen. Nun ist klar, dass überhaupt keine Briefe verschickt wurden und auch keine Mails der einzelnen Fachschaften versendet wurden. Es wurde nur der Link auf die KIT-Seite auf dem Zulassungsbescheid weitergegeben. Es soll jetzt noch eine allgemeine Einladung per Mail geben, das entspricht aber nicht dem Wunsch der Fachschaften. In der ersten Vorlesungswoche soll eine Umfrage gestartet werden, um Daten zu sammeln. Man will jetzt keinen offenen Brief mehr schreiben, sondern erst Daten sammeln. Man könnte Herrn Wanner auch bitten, heraus zu finden, was eigentlich passiert ist. Heute wird die Mail an Herrn Wanner verfasst. Umfrage kann auf der AStA Seite veröffentlicht werden. erwarteter Zeitaufwand: 5 min

Vera
aus Mail Wiwi-FS: „Der Vortrag würde am 15.10.2014 zweimal stattfinden. Das erste Mal gegen 10 Uhr und das zweite Mal gegen 12. Eine Länge von ungefähr 10 Minuten wäre optimal. Wenn ihr uns die Präsentation zeitnah zuschicken könntet, wären wir sehr dankbar.“

erwarteter Zeitaufwand: 5 min

Vera
Machen wir die Theke zum 1.Oktober wieder fünf Tage die Woche auf?

Daniel: „Ja, das war auch so bisher besprochen und kommuniziert. Letztes Jahr hatten wir bereits festgestellt, dass es schon zu Monatsbeginn ein Bedarf gibt. Deshalb haben wir auch zum Sommersemesterbeginn die Theke am 01.04 aufgemacht. Wir benötigen ab Oktober mindestens eine weitere Thekenkraft, ggf. sogar zwei, sofern die Theke nur noch über Mitarbeiter*innen abgewickelt werden sollte. Von daher bitte nochmal die Stelle seperat veröffentlichen.“

Abstimmung:Die Theke hat in der vorlesungsfreien Zeit ab Semesterbeginn fünf Tage die Woche geöffnet.
Ergebnis:5/0/1 (ja/nein/enthaltung)

Fazit: Die Theke hat ab 1.10. wieder fünf Tage die Woche geöffnet. Alexa schreibt die Mail an die Thekenhasis für die Zeit vom 1.10. bis 20.10.

Vera
Anzahl der Anmeldungen und Plätze auf der Warteliste müssen noch entschieden werden.

Langfristig muss eine andere Lösung her. Wie auf der letzten Sitzung abgestimmt, müssen wir die Hürde der Anmeldung bzw. das Erscheinen zum Einstufungstest verbindlicher machen. Dafür haben wir uns für ein Kautions-Modell entschieden, dass vorsieht 150,- Euro als Pfand zu hinterlassen, damit man auch erscheint. Die Vorteile sind dabei:

• keine Leichtfertigen Anmeldungen
• Rechtzeitige Abmeldung, da Gefahr besteht 200,- Euro anstatt nur 50,- Euro zu verlieren. Dadurch wird indirekt eine Abmeldung erzwungen.
• Einfachere Aueinanderhaltung der Zahlungen (Bei „reiner“ Anzahlung von 200,- Euro kann ich aus der Buchhaltung heraus nicht mehr prüfen, ob die Rechnung (Höhe/ggf. Abweichung) der Deutschkurs-Lehrer*innen korrekt ist)
• „sozialere“ Komunikation. Anmeldung weiterhin gering, lediglich Kaution, damit man auch erscheint. → Kein Risiko für Teilnehmer*innen, da sie die Kaution definitiv zurückbekommen, wenn sie kommen, unabhängig ob sie den Test bestehen oder nicht bzw. nicht mehr am Kurs teilnehmen wollen.
• Die Kaution stellt keine Änderung an den bisherigen Abläufen dar, sondern nur eine Ergänzung. (Prozedere, Formulare verändern sich kaum, lediglich Passus wird ergänzt: Für den Einstufungstest wird ein Kaution von 150,- Euro fällig. Diese wird erstattet bei Erscheinen zum Termin oder rechtzeitiger Abmeldung. Einer Erstattung nach dem Einstufungstest ist nicht möglich. Eine Erstattung der Anmeldegebühr ist zu keinen Zeitpunkt möglich.) → Ob wir trotzdem etwas erstattet, z.B. die Anmeldegebühr liegt im Bereich unserer Kulanz. Dabei gilt die Grundlage unserer (Vereins-)ziele: sollte jemand eine Zulassung bekommen oder sachlich verhindert sein (kein Visum) und dies mit amtlichen Nachweisen bestätigen können, bezahlen wir auch die Anmeldegebühr zurück.“

Abstimmung: Es gibt in Zukunft 80 Anmeldungen und 50 Wartelisteplätze für die Deutschkurse.)
Ergebnis:5/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Fazit: Der neue Text soll geschrieben werden und ggf. mit dem Anwalt besprochen werden.

Vera
Wann sollen die rausgehen? Wann sollen die Personen eingestellt werden?

Daniel: „Entscheidung über das Sekretariat sollte erst erfolgen, sobald der/die Haushaltsbeauftragte tätig ist. Da wir dann erst die Arbeitsbelastung absehen können. Außerdem können die Aufgaben nur sukzessiv über die Zeit abgegeben werden. Es wäre besser die Person im vollen Umfang direkt einzuarbeiten. Damit auch klar ist, welche Aufgaben zu übernehmen sind. Für die anderen Tätigkeiten, die bisher die Serviceselle übernommen hat, können wir überlegen eine 40h-Kraft einzustellen (im Monat). Der früheste Einstellzeitpunkt für eine Halbtagsstelle sehe ich frühestens Anfang Dezember gegeben. Vll möchte Aaron seine Tätigkeit solange weiterführen.“

Für die 40h-Stelle fehlt der Beschluss des StuPas.

Alias für Sprinterreservierung für die Servicekraft soll eingerichtet werden. Fahrzeuge@ bietet sich an, allerdings brauchen dann die Fahrzeuger eine neue Mailadresse. Wir brauchen verschiedene Aliase für die Thekenkräfte, die Fahrzeuger und die Fahrzeugreservierungen.

Die Sekretariatsstelle soll ab sofort ausgeschrieben werden, auf ein Jahr befristet mit Option auf Verlängerung.

Abstimmung: Die Ausschreibungen werden ab sofort möglichst schnell veröffentlicht.
Ergebnis:4/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Fazit: Deniz bereitet eine Ausschreibung für die Sozialberatung vor. Daniel bereitet eine Ausschreibung für die Sekretariatsstelle vor. Beide sollen im Laufe der nächsten Woche ausgeschrieben werden.

Aufgaben: Aufgaben:
1. Service:

• Aushänge kontrollieren
• Auslagen kontrollieren
• Protokolle formatieren
• Anwesend sein (telefon)
• E-Mails beantworten (theke@, info@, insbesondere Sprinter)
• Betreuung Deutschkurse
• Verleih organieren
• Pflege Webseite incl. Termine

Newsletter Themensammlung Howtos pflegen Postholen Telefon Protokolle formatieren Adresssammlung Ansprechpartner evtl Korrektur lesen evtl Layouten evtl Aufräumen 2. Finanzen:

• Buchungen
• Bestellungen
• Mahnungen für Auslagen, Aushänge und Rechnungen

Kernarbeitszeit 9:00 bis 12:00 Post nicht vor 11:30

Sprintermails, Mails beantworten, Post holen, Auslagen und Aushänge (mind 2 Mal pro Woche), Anwesenheit mind von 9-12 Uhr, Telefon, Protokolle formatieren, Verleih, Pflege Website inkl Termine, Themensammlung für Newsletter, evtl. Korrektur lesen, Layouten

Vera
Jeder berichtet was er in den letzten Wochen noch tun möchte.

Tätigkeitsbericht sollte angefangen werden.

Wir haben noch viel zu tun und beginnen den Tätigkeitsbericht schonmal.

Vera
Ventil mit mehr Ersti-Infos

Abstimmung: Die Auflage des nächsten Ventils wird auf 1800 erhöht.
Ergebnis:5/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Vera

AKK

  Gesamt 990,80 Euro

  Gesamt 532,64 Euro

  Gesamt 66,64 Eur

  Gesamt 913,92

  Gesamt 199 Eur

angebot_201400106_usta_uni_karlsruhe_mailanfrage_b_hnenpodeste_.pdf

Z10

Daniel: „Anschaffungen nur zustimmen, wenn wirklich gefördert werden möchte. Derzeit können wir nicht davon ausgehen, dass Budget noch zur Verfügung steht. d.h. die Anschaffung wird voraussichtlich aus den Beiträgen ab Oktober finanziert. (Sollte doch noch was übrig sein, dann selbstverständlich aus dem alten Topf)“

Vera spricht mit dem Z10 und fragt, was mit der alten mobilen Leinwand passiert ist. Sollte eine angeschafft werden, dann soll diese entsprechend hochwertig sein, um lange zu halten.

Abstimmung:Die alten 6er Bars werden für 2977,62 € erneuert.
Ergebnis:2/0/3 (ja/nein/Enthaltung)

Abstimmung:Es werden 5 Podeste plus Zubehör angeschafft.
Ergebnis:4/1/0 (ja/nein/Enthaltung)

Ramona und Deniz
Vom DRK haben wir wegen der Feldbetten noch nichts gehört. Wir brauchen wahrscheinlich 10 Feldbetten. Anmeldung läuft wie letztes Jahr, aufschreiben wer welchen Schlüssel bekommt. E-Mail an sozial@ oder in die Sprechstunde kommen. Schlüsselausgabe übernimmt das Sozialreferat.

Viele ausländische STudierenden haben keinen Wohnheimsplatz und keine Wohnung und übernachten daher am Bahnhof, Park, Bib, etc. Diese werden auch an die Notunterkünfte verwiesen, allerdings reichen diese wahrscheinlich dann nicht aus.

Daniel
Die O-Phasenmittel sollen per Zuwendung ausbezahlt werden. Hiermit geben wir den Zuwendungen der Fachschaften gemäß FSK-Sitzung (Aufteilung der Fachschaftsmittel) vom 13.05.2014 wie folgt statt:

• Bio/Chem: 1.250,- Euro
• BGU: 1.370,- Euro
• Arch: 1.000,- Euro
• Info: 1.500,- Euro
• Physik: 1.120,- Euro
• Geist/Soz: 1.250,- Euro
• Etec: 1.120,- Euro
• Mathe: 880,- Euro
• Wiwi: 1.750,- Euro
• Mach: 1.750,-Euro
• Ciw: 1.250,- Euro

Eine Aufteilung der Mittel untereinander kann nach Absprache noch erfolgen. Die Abstimmung ist pro Forma, um das Geld direkt auszahlen zu können. Die Anträge liegen in meinem Fach.

erwarteter Zeitaufwand: 5 min

Abstimmung:Die O-Phasenmittel werden als Zuwendung nach der Aufteilung der FSK ausbezahlt.
Ergebnis:4/0/0 (ja/nein/enthaltung)

Vera

O-Phasen-Seite auf Startseite der AStA-Homepage?

Vera

Morgen kommen Bewerber vorbei. Da sollte es nicht ganz so schlimm aussehen.

Vorschlag für neue Struktur ähnlich zur FSK
Stupal öffentlich
Stupa-intern: für alle Abgeordneten für vertrauliches
Stupa-Praesidium: für Präsidium, statt stupa@

Vera schreibt den Admins.