Beschluss zur Freigabe von 135€ zum Ausgleichs des Fehlbetrages der Kasse der Notunterkünfte

Begründung durch Tobias Deeg:

Bei der Organisation der Notunterkünfte wurde unter Missachtung aller einschlägigen Regelungen eine Barkasse geführt, um Kautionen für die Ausgabe von Schlüsseln und Transpondern zu erheben. Weiterhin wurde über die Kautionserhebung unvollständig bzw. fehlerhaft Buch geführt und das Geld völlig unzureichend gesichert in einem nicht abgeschlossenen Schrankfach gelagert. Zu dem Raum, in dem das Geld gelagert wurde, hatten insbesondere während der wöchentlichen anwaltlichen Informationsgespräche Studierende unbeaufsichtigt Zugang.

Bei der Ausgabe der Zugangsmedien und dem Einzug von Kaution waren 6 Personen involviert. Keine der Personen hatte einschlägige Kenntnisse der Finanzordnung oder anderweitige Erfahrungen beim Ausführen ähnlicher Prozesse.

Am 7. November 2024 wurde ich vom studentischen Sozialberater darüber in Kenntnis gesetzt, dass es bei der Rückgabe der Kautionen eventuell zu Unregelmäßigkeiten kam. Im Rahmen dessen setzte ich mich erstmals detailliert mit der Organisation der Notunterkünfte auseinander. Dabei wurde ich auf folgendes aufmerksam:
1. Es wurden Barkassen ohne Einhaltung der einschlägigen Vorschriften geführt.
2. Das Bargeld wurde völlig unzureichend geschützt gelagert.
3. Die Dokumentation der Kautionsannahme und -ausgabe war fehlerhaft und unvollständig.
4. Es stand der Verdacht eines Fehlbetrags im Raum. Zu diesem Zeitpunkt konnte der Fehlbetrag aufgrund der unvollständigen Dokumentation noch nicht genau beziffert werden. Da zu diesem Zeitpunkt nur noch 8 Kautionen nicht ausbezahlt waren, konnte eine Maximalhöhe des Schadens von 240 € festgestellt werden.

Ich habe daraufhin folgende Maßnahmen ergriffen:
1. Ich habe angewiesen, dass nur noch der Sozialberater und ein Mitglied des Innenreferats mit der Verwaltung der Kautionen betraut sind, da diese in der Vergangenheit Zuverlässigkeit bewiesen haben.
2. Als Vorsitzender des Studierenden Service Verein Karlsruhe e.V. habe ich aus dessen Kasse 240 € entnommen, um kurzfristig die weitere Rückzahlung von Kautionen zu gewährleisten.
3. Ich habe mich in den Kommunikationskanal der Organisationsgruppe eingeklinkt. Dort habe ich die Situation geschildert und alle Beteiligten aufgefordert, bei der Aufklärung der Sachlage mitzuwirken.
4. Ich habe den Beauftragten für den Haushalt Adrian Keller informiert.
5. In der Sitzung am 11. November habe ich den Vorstand erstmals im Rahmen der Vorstandssitzung über die Situation informiert, am 18. November gab es einen ausführlichen Bericht in der Sitzung des Vorstands.

Der Sozialberater und das Mitglied des Innenreferats haben im weiteren Verlauf alle Personen, die Kautionen gezahlt haben, befragt und somit eine genauere Einschätzung des tatsächlich entstandenen Schadens möglich gemacht. Nach aktuellem Ermittlungsstand beläuft sich der entstandene Schaden auf 135 €. Diese Summe setzt sich zusammen aus 4 Kautionen und dem für einen fehlenden Transponder fälligen Betrag an den HaDiKo e.V. von 15 €. Der Verbleib dieses Transponders ist durch die mangelhafte Dokumentation nicht ermittelbar.
Ich stelle fest, dass niemandem nachgewiesen werden kann, dass er oder sie für die Entscheidungen, die den entstandenen Schaden bedingen, verantwortlich ist.

Weiteres Vorgehen:

Der Vorgang wird intern ausgewertet und alle damit verbundenen Prozesse werden evaluiert. Insbesondere über die Verbesserung der Wissenstransfer-Ressourcen muss unbedingt verhindert werden, dass vergleichbare Vorkommnisse sich wiederholen. Weiterhin muss der Umgang der Studierendenschaft mit Barkassen geprüft und die Prozesse dafür müssen klar definiert werden

Der Vorstand hat gestern (16.12.2024) folgenden Beschluss gefasst:

„Der Vorstand gibt 135 € für den Ausgleich des Fehlbetrags bei den Notunterkünften 2024 frei.“
Ergebnis: 10/0/0 (Ja/Nein/Enthaltung)

Unser Beauftragte für den Haushalt hält den Beschluss für rechtlich mindestens fragwürdig und merkt – aus meiner Perspektive folgerichtig – an, dass ein Beschluss des Vorstands an dieser Stelle ungeeignet scheint, weil Vorstandsmitglieder maßgeblich in die Geschehnisse involviert sind. Deshalb ist hier eine Befassung durch das Studierendenparlament sowohl inhaltlich wie formell unumgänglich.
Bei größeren Beträgen wäre der korrekte Schritt an dieser Stelle, juristisch Schadensansprüche prüfen zu lassen. Aufgrund der relativen Geringfügigkeit des entstandenen Schadens und der unklaren Verantwortlichkeit scheint es aber unverhältnismäßig und unwirtschaftlich, diesen Schritt zu gehen. Der Beauftragte für den Haushalt äußert ebenfalls Zweifel an der Angemessenheit eines solchen Vorgehens.