Protokoll der 35. Sitzung des Vorstands vom 19. September 2023

Anwesend: Adrian Keller, Luis Reißenweber, Tobias Deeg, Elisé Wamen, Max Schweikart, Sofía Carbone, Nicoletta Pütz, Yannik Enss, Davis Riedel, Ivo Dujmović, Markus Magarin

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft am KIT besteht derzeit aus den folgenden Personen. Personen, die nicht als „anwesend“ geführt werden, waren in der protokollierten Sitzung abwesend:

Adrian Keller, Luis Reißenweber, Carolin Fischer Galvez, Tobias Deeg, Niklas Hornberg, Sophia Apostolidis, Klaus Tran, Ali Elder, Betül Özdemir, Sascha Gruber, Elisé Wamen, Laura Hamade, Jan Wohlfarth, Davis Riedel, Max Schweikart, Jan Koppenhagen, Ivo Dujmović, Sofía Carbone, Nicoletta Pütz, Jens Bausch, Yannik Enss, Tom Schindelhauer, Markus Magarin

Gäste (ggf. anonymisiert): An, Felix (ESN), Omar (Musl. Stud.-Verein), Carl (Akad. Filmkreis)

Protokoll von: Tobias

Beginn: 12:07 Uhr Ende: 15:19 Uhr

Veröffentlicht am: 11.03.2025

• TOP 1 – Wahlen
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle und Referatsberichte
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 - Stellenausschreibung Beauftragte:r für den Haushalt
• TOP 9 - Geschäftsordnung des geschäftsführenden Vorstands (TOP des geschäftsführenden Vorstands)
• TOP 10 - [INTERN] Berufung eines Beauftragten für den Haushalt (TOP des geschäftsführenden Vorstands)
• TOP 11 - Korrektur der Jahresrechnungen 2015, 2017 und 2018
• TOP 12 - Übergangslösung Datenschutz
• TOP 13 – Post
• TOP 14 – Varia

Keine Wahlen

siehe Finanzanträge

Folgende Protokolle wurden von allen gelesen und können in dieser Form veröffentlicht werden:

• 28. Februar 2023

Die Allgemeinen Sprechzeiten werden in der vorlaufenden Allgemeinen Sprechzeitenliste eingetragen.

Die Liste der Referatsberichte wird aktualisiert und die Berichte für die nächsten StuPa-Sitzungen werden mit Referaten besetzt.

Eintrag von AStA in der digitalen Karte „Agenda 2030 - Nachhaltigkeit in Karlsruhe“
Das Agendabüro der Stadt Karlsruhe (Umwelt- und Arbeitsschutz) hat uns kontaktiert um zu fragen ob wir weiterhin in der digitalen Karte „Agenda 2030 - Nachhaltigkeit in Karlsruhe“ https://geoportal.karlsruhe.de/agenda2030/ auftauchen wollen. Da werden Initiativen von Karlsruhe, die einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung leisten aufgezeichnet.
Wir müssten einen aktualisierten Datenschutzhinweis ausfüllen. Die einzigen Informationen, die in der Karte stehen, sind Adresse und Email vom AStA.

AStA-Hütte
Die AStA-Hütte ist vom 10. -12. November 2023. Haltet euch das gerne frei :)

Senat
Es wurde berichtet.
Aufgabenverteilung Präsidium
Gemeinsame Berufung mit der Uni Darmstadt
Umbenennung SCC

Stud. Kulturzentrum - Programmausschuss

Der ESN Spree Break Trip ist eine Gelegenheit für internationale/ Erasmus Studierende, unsere Hauptstadt zu erkunden und einen Einblick in die Kultur und Geschichte Deutschlands zu erhalten. Dieses Projekt ermöglicht es den Teilnehmern*innen, ihre Erfahrungen während ihres Auslandssemesters zu bereichern und gleichzeitig ein starkes Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln. Dafür sind auch vor Ort in Berlin viele Events und Möglichkeiten geplant wie beispielsweise eine flag parade, city tour, Museen, … Denn in Berlin lässt sich die Geschichte und Demokratie hautnah erleben und das Bewusstsein dafür fördern.

Der Trip wird vom 16.11.23 - 19.11.23 stattfinden.

Vorläufiger Kostenplan:

100€ für Übernachtung, flag parade und verschiedene weitere Events

55€ für den Transport mit dem Bus nach Berlin und zurück

18€ für Öffentlicher Nahverkehr in Berlin

Insgesamt: 173€

Teilnehmerzahl: 57 Personen

Uns ist bewusst, dass die finanzielle Belastung für einige unserer Teilnehmer eine Hürde darstellen kann, da die Erasmus-Fördergelder noch nicht an die Inflation angepasst wurden. Deshalb möchten wir gerne einen günstigeren Preis für die Incomer (internationale Studierende) anbieten. Denn wir glauben, dass Bildung und kultureller Austausch für alle zugänglich sein sollten, unabhängig von ihren finanziellen Möglichkeiten.

Wir würden uns über die Möglichkeit freuen, diese Anfrage persönlich mit Ihnen zu besprechen, falls dies gewünscht ist. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen aber natürlich auch per E-Mail gerne zur Verfügung.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1200 € an Zuschüssen für die Hochschulgruppe ESN Karlsruhe für einen Städtetrip nach Berlin vom 16.11. bis zum 19.11.2023 frei
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Islam meets KIT

Austausch

9./10. November

Grobe Kalkulation:

1000€ Referenten 2500€ Künstler 1500€ Verpflegung 1000€ Sachmittel

Gesamtkalkulation: Kosten etwa 6800€

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1500 € als Zuschuss für die Hochschulgruppe „Muslimischer Studentenverein Karlsruhe“ für die Ausrichtung der Veranstaltung „Islam meets KIT“ am 9./10. November frei.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Carl

Das Unikino braucht einen PC im Vorführraum, weil die Filme mittlerweile doch auch manchmal digital geliefert werden.

Yannik und Carl reden über irgendwelche PC-Specs, Yannik ist halbwegs zufrieden.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 500€ an Zuschüssen für den „Akademischer Filmkreis Karlsruhe e.V.“ für die Anschaffung eines PCs für den Vorführraum im Herz-Hörsaal frei.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Adrian

Wir brauchen einen neuen BfH. Weil wir diese Stelle auf diversen Jobportalen bewerben müssen, brauchen wir dafür Geld.

Vorsitz und Finanzreferat haben eine Liste ausgearbeitet, wo die Stelle überall beworben werden soll.

Abstimmung: Der Vorstand gibt vorbehaltlich der Genehmigung durch das KIT-Präsidium des am 5. September vom StuPa beschlossenen Nachtragshaushalts 8.000 € für die Ausschreibung der Stelle des Beauftragten für den Haushalt frei.
Ergebnis: 9/1/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Adrian

Kostenplan
Essen, Getränke, Geschirr, Gläser: 2,000.00 €
Tische, Hussen, Servietten, Tischdecken, Deko: 500.00 €
Bühnenprogramm (Gagen & Präsente): 200.00 €
Technik: 200.00 €
Druckkosten (u.A. Einladungskarten, Namensschilder): 100.00 €
Summe: 3000 €

Ein paar Punkte sind eher zur Sicherheit drin und werden, wenn alles wie geplant läuft, nicht in der Form gebraucht.
Zur Sicherheit hätte ich aber gerne noch etwas Puffer, auch weil Preissteigerungen bis dahin noch möglich sind.

Abstimmung: Der Vorstand erhöht die Mittelfreigabe für den Festakt zum VS-Jubiläum am 30. Oktober von 2.500 € auf 3.300 €.
Ergebnis: 10/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Tobi

Der nächste findet Stammtisch heute Abend statt - als Verpflegung sind alkoholfreie Getränke und ein paar Snacks angedacht.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 50 € für die Verpflegung beim Ehrenamtsstammtisch am 19.09.2023 frei.
Ergebnis: 10/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Tobi

Der Workshop findet ja bekanntermaßen einmal im Semester statt - dieses Semester war das schon. Ich scheine es allerdings verpasst zu haben, dafür Geld freigeben zu lassen, oder wenn, dann finde ich den passenden Antrag nicht mehr..

Die Rechnung ist da, Gesamtkosten sind 574€

Abstimmung: Der Vorstand gibt 574€ für die Ausrichtung des Workshops „Führung kompakt für Hochschulgruppen und Fachschaften“ am 26.06.2023 frei.
Ergebnis: 10/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Hier werden Themen festgehalten, die vom Pressereferat beworben werden sollen.

Siehe auch Social-Media-Redaktionsplan 2023

Am 23.09. ist bundesweiter Bildungsprotesttag.

Adrian

Die Ausschreibung wurde in der letzten Sitzung besprochen, Adrian hat die Rückmeldungen eingearbeitet. Es erfolgt weiterer Austausch zum detaillierten Ausschreibungstext.

Wir haben uns ausführlich damit befasst, ob es in irgendeiner Weise möglich ist, Iris Wunsch nach zusätzlichen 10% nachzukommen - der allgemeine Konsens ist aber, dass das nicht machbar ist. Gründe dafür sind unter anderem:

- Die Stelle wurde erst vor einem Jahr von 60 auf 80% hochgesetzt. - Die 20% von Pforzheim fallen weg. Wir übernehmen diese 20%, dazu noch 10% zusätzlich sind nicht zu rechtfertigen - Die 100% für den BfH sind alternativlos. Wir befürchten ansonsten einen maßgeblichen Qualitätsverlust bei den Bewerber:innen.

Abstimmung: Der Vorstand schreibt mit der vorliegenden Stellenausschreibung die Stelle der/des Beauftragten für den Haushalt aus.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Jede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen. —

Adrian

Dadurch, dass Martin uns verlässt, wird erstmals der geschäftsführende Vorstand tagen müssen.

Es erscheint mir daher sinnvoll, dafür eine Geschäftsordnung zu schaffen. Der Entwurf steht im Abstimmungstext.

Abstimmung: Der geschäftsführende Vorstand beschließt aufgrund von § 20a Abs. 5 OSVS folgende Geschäftsordnung:

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person selbst.

§ 1 Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für den geschäftsführenden Vorstand als Ergänzung zur Geschäftsordnung des Vorstands.
(2) Sofern in dieser Geschäftsordnung keine abweichenden Regelungen getroffen wurden, finden die Bestimmungen der Geschäftsordnung des Vorstands entsprechend Anwendung.
(3) Diese Geschäftsordnung gilt über das Ende der Amtszeit hinaus bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.

§ 2 Sitzungen
(1) Der geschäftsführende Vorstand tagt während einer laufenden Vorstandssitzung. Die Vorsitzende legt die Sitzungstermine unter Berücksichtigung von S. 1 fest. Auf Antrag eines Mitglieds des geschäftsführenden Vorstands ist zum nächstmöglichen Termin eine Sitzung anzusetzen.
(2) Die Sitzungen werden durch die Vorsitzende einberufen. Die Einladung erfolgt am Vortag der Sitzung unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung und wird an alle Mitglieder des Vorstands gesendet. Die Vorsitzende legt die vorläufige Tagesordnung fest. § 12 Abs. 2 S. 3 der Geschäftsordnung des Vorstands findet auf den geschäftsführenden Vorstand keine Anwendung.
(3) Die Beratungen des geschäftsführenden Vorstands werden im Protokoll der Sitzung des Vorstands dokumentiert. Für die Genehmigung und Veröffentlichung der Protokolle gilt das Verfahren des Vorstands.

§ 3 Mitwirkung der Mitglieder des Vorstands
(1) Der geschäftsführende Vorstand lässt sich bei seiner Arbeit vom Vorstand beraten.
(2) Mitglieder des Vorstands haben bei Sitzungen des geschäftsführenden Vorstands mit Ausnahme des Stimmrechts die gleichen Rechte wie Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands.
(3) Vor Umlaufverfahren des geschäftsführenden Vorstands sollen die Mitglieder des Vorstands Gelegenheit zur Beratung haben.

§ 4 Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt
Für die Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt nach § 65b Abs. 2 S. 1 LHG ist die Zustimmung einer absoluten Mehrheit der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands erforderlich.

Ergebnis: 3/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Jede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen. —

Adrian

Adrian

Im Rahmen der Klärung der Jahresrechnung 2016/2017 wurden Fehler in anderen Jahresrechnungen festgestellt.
Diese sollen nun behoben werden.

Abstimmung: Der Vorstand nimmt die vorliegenden Korrekturen an der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2015/2016 aufgrund von § 109 Abs. 1 LHO i.V.m. § 20 Abs. 2 KITG und § 65b Abs. 1 S. 1 LHG vor.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Abstimmung: Der Vorstand nimmt die vorliegenden Korrekturen an der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2017/2018 aufgrund von § 109 Abs. 1 LHO i.V.m. § 20 Abs. 2 KITG und § 65b Abs. 1 S. 1 LHG vor.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Abstimmung: Der Vorstand nimmt die vorliegenden Korrekturen an der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2018/2019 aufgrund von § 109 Abs. 1 LHO i.V.m. § 20 Abs. 2 KITG und § 65b Abs. 1 S. 1 LHG vor.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Jede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen. —

Adrian

Wir werden ab Ende der Woche de facto keinen Datenschutzbeauftragten mehr haben. Wie gehen wir vor?

Ergebnisse: Wir brauchen kurzfristig jemanden, der sich um Anfragen an datenschutz@asta-kit.de kümmert. Kurzfristig wird das vom „Team Datenschutz“ übernommen. Mittelfristig müssen wir uns um Leute bemühen, die sich damit befassen wollen.

Mails und Plakate werden entsprechend bearbeitet/ausgehängt/weggeworfen

Keine Varia