Protokoll der 24. Sitzung des Vorstands vom 20. Mai 2022

Abwesend: Amal Labbouz, Elisé Wamen, Johannes Herrmann, Julia Hohensee

Gäste (ggf. anonymisiert): Johannes F. (AKK), Frederik Heberle (FSMC)

Protokoll von: Noah

Beginn: 11:32 Uhr Ende: 13:23 Uhr

Veröffentlicht am: 28.05.2022

• TOP 1 – Wahlen
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 – Bundeskongress Studentische Sozialpolitik in Binz
• TOP 9 – neuer Container: Möblierung
• TOP 10 – Personalgespräche
• TOP 11 – Verleih: HowTo
• TOP 12 – feierliche Eröffnung des 2. Containers
• TOP 13 – Neufassung der Gemeinsamen Fachschaftsordnung der Fachschaft Mathematik und Informatik
• TOP 14 – Sozialberatung Bürozeiten
• TOP 15 – Preis für herausragendes studentisches Engagement & Auszeichnungen durch die Ehrenkommission
• TOP 16 – Post
• TOP 17 – Varia

keine Wahlen

Siehe Finanzanträge.

In folgenden Protokollen muss noch nachgebessert werden:

• 13.05.2022

Wie bei der letzten Sitzung unter Varia und im Chat besprochen, fangen wir mal mit den Kurzberichten an. Bitte beachtet, dass das was ihr mir mitteilt in den Bericht des Vorstandes kommen soll. Ich nehme gegebenenfalls leichte Änderungen vor um die Berichte verständlicher oder kompakter zu machen. Bitte einmal durchlesen und schauen ob es so in den Bericht übernommen werden kann.

Vorsitz: Wir hatten Jour fixe mit dem KIT-Präsidium.
Derzeit werden Personalgespräche geführt.
Außerdem wurden die freie Thekenstelle und die Stelle der Layoutbeauftragten besetzt.
Der Zwischenbericht des Vorstands ans StuPa wird fertiggestellt.
Die Aufstellung des 2. Containers und des neuen Schließsystems wird mit dem KIT abgestimmt.

Finanzen: Der neue Finanzer wird grade eingelernt und übernimmt immer mehr die VS Anträge. Wir strukturieren uns grade Intern um, um einen bessern Workflow bei der Abarbeitung der Anträge zu gewährleisten. Der Status der Finanzanträge soll transparenter werden. Dafür wird die API von Trello verwendet, um den Status der Anträge für die betreffenden Personen zugänglich zu machen. Ansonsnten läuft das Tagesgeschäft weiter.

Inneres - Gremien und Fachschaften: Das Innenreferat arbeitet derzeit in Zusammenarbeit mit anderen Referaten daran, Ehrenamtsbescheinigungen in Zukunft automatisiert auszustellen, was nicht nur Gremien, sondern auch Arbeitskreisen (AKs) und Hochschulgruppen (HSGs) umfassen soll. Der initiale Aufwand hinsichtlich Festlegung von Abläufen und Programmierung der Dokumentengenerierung ist abgeschlossen. Aktuell wird auf die Bereitstellung von Datenschnittstellen gewartet.

Äußeres und Hochschulpolitik: An Tang arbeite gerade in der Landesstudierendenvertretung (LaStuVe) an dessen Konsituierung und der Verfahrensordnung. Zusätzlich stand am 19. Mai ein Treffen mit der EUCOR Koordniatorin des KIT an und am 27. Mai das ESC Meeting Treffen für das EUCOR Netzwerk. Am vorletzten Samstag war EPICUR Students Meeting in Wien, da waren wir als KIT auch vertreten. Zusätzlich steht noch eine Podiumsdiskussion für die SPD Landtagsfraktion und ein Austausch mit dem Ministerium für Wirtschaft und Kultur (MWK) im Juni/Juli an. Im März war An Tang als Gastredner für die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) eingeladen und am 22. Mai geht An Tang nach Bayern zur dortigen Landes AStAen Konferenz (LAK).

Campustag
Am Samstag war Campustag. Es war an sich ein schöner Tag aber nicht sonderlich viel los.
Wir haben unseren Stand frühzeitig abgebaut.

Senat
Am Montag war Senat, endlich mal wieder hybrid mit Kuchen.
Im öffentlichen Teil wurden der Jahresbericht des Präsidenten und der Chancengleichheitsbeauftragten vorgestellt.
Die Online-Prüfungssatzung wurde befristet bis Ende Juni 2023 beschlossen. Das Thema geht unmittelbar in die Gremien zurück. Ansonsten gab es für uns Studis nichts weltbewegendes.

Jour fixe mit dem KIT-Präsidium
Dienstag morgen war Jour fixe mit dem Präsidium. [INTERN]

Sitzung des Karlsruher Studentendienst e.V.
Am Dienstag war die jährliche Sitzung des KSD. Ich wurde für 2 weitere Jahre als studentischer Vertreter in den Vorstand gewählt. Jan wurde neu als Nachfolger von Ruben in den Vorstand als studentischer Vertreter nachgewählt und auch für die nächsten 2 Jahre gewählt.

KIT-Jahrsfeier
Dienstag war KIT-Jahresfeier. Sie war auch von studentischer Seite gut besucht. Der Vortrag war interessant und das Essen gut wir üblich (gerade diese Orangen-Schicht unter der Mousse au Chocolat).

Festkolloquium zur Verabschiedung von Prof. Herrlich
Mittwoch wurde Prof. Herrlich verabschiedet. Dabei neben seiner Lehr- und Forschungstätigkeit auch seine Tätigkeit als Dekan und „Gremientier“ (Senatsmitglied und Senatsdelegierter) gewürdigt.
Er hat sich in diesen Aufgaben auch stark für die Studierenden eingesetzt, wofür wir sehr dankbar sind.

2. Container
Nach aktuellem Stand dürfte der 2. Container in KW26 geliefert werden. Das Fundament soll davor, aber nach dem Unifest gebaut werden.

Schließsystem
Der Auftrag für unser neues Schließsystem wurde vom KIT erteilt. Das dürfte also zeitnah erfolgen. Wir planen nun die konkrete Lieferung und Umstellung.

Johannes F.

Das AKK würde gerne über AStA-Mittel 10 LED-Baustrahler anschaffen, da ihre Halogen-Baustrahler sehr in die Jahre gekommen sind und auch viel mehr Strom verbrauchen. Die Strahler sollen vom AKK verwaltet werden und an die Studienschaft verliehen werden.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 350€ für 10 LED-Baustrahler für das AKK frei.
Ergebnis: 14/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Johannes F.

Das AKK möchte 4 Traversenbaseplates aus Stahl anschaffen. Damit kann man einfachere Aufbauten vom Boden aus machen, auch mit einzelnen Stempeln etc. Das wäre super für alle Fachschaftsveranstaltungen, speziell im Audimax, da man da nichts mehr an die Decke hängen kann.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1500 € für 4 Traversenbaseplates für das AKK frei.
Ergebnis: 13/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Johannes F.

Das AKK möchte 20 neue Steelflex anschaffen. Die im AKK sind schon über 10 Jahre alt und müssten mal ersetzt werden. Braucht man um alles mögliche sicher aufzuhängen.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 900 € für 20 Steelflex für das AKK frei.
Ergebnis: 13/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Frederik

Der Pool an Security-Shirts ist durch Verschleiß etc. inzwischen so zusammengeschrumpft, dass man bei Festen nicht mehr alle Security-Personen vernünftig ausstatten kann. Außerdem sollten auch mal Awareness-Team-Shirts angeschafft werden. Bestenfalls sind diese bis zum Unifest dann da, dass man diese dort schon nutzen kann.
Benötigt werden ca. 4 Shirts Größe S, 13 Shirts Größe M, 14 Shirts Größe L, 20 Shirts Größe XL und 3 Shirts Größe XXL (Gesamtsumme 54), sowie 15 Awarenessshirts

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1400 € für 69 T-Shirts für Security und Awareness für Veranstaltungen für den Verleih-Pool frei.
Ergebnis: 14/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Nico

Beim Unifest, aber auch bei anderen Festen werden Notausgangsbanner benötigt - daher wäre es sinnvoll, solche mal für den Verleih anzuschaffen.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 500 € für 11 Notausgangsbauzaunplanen frei.
Ergebnis: 14/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Daniel

Daniel würde vom Sozialreferat aus gerne vom 26.05-29.05.2022 zum Bundeskongress der Sozialpolitik in Binz fahren - dafür fallen Fahrtkosten i.H.v. ca. 200-250€ an.

Abstimmung: Der Vorstand entsendet Daniel Hunyar zum Bundeskongress studentische Sozialpolitik vom 26. bis 29. Mai 2022 in Binz und gibt 250 € an Reisekosten frei.
Ergebnis: 14/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

— Ivo kümmert sich um einen Post zum „Powebänkle“ von kine. Adrian kümmert sich um den Post des Gruppenfotos von der KIT-Jahresfeier. Henry kümmert sich um einen Post zu den Nachhaltigkeitswochen. Innenreferat/Wahlausschuss kümmern sich um Posts zu den VS-Wahlen. Ivo kümmert sich um die Kommunikation zum 9-Euro-Ticket. —

Daniel

Siehe Finanzanträge.

Adrian

Ich habe mit Iris über die Möblierung des neuen Containers gesprochen.

Wir würden zeitnah Tische und Stühle bestellen. Für die weitere Möblierung (Schränke, Sofa, halbhohe Regale) warten wir die Aufstellung des Containers ab.
Da wir eh Bürostühle kaufen würden wir auch die im bestehenden Container ersetzen.

Wir sollten kurz über die Möglichkeiten sprechen:

Bürostühle (10 als Ersatz, 3 neu)

• fest: 164,22 €
• fest + Kopfstütze: 223,72 €
• Netz: 243,95 €
• Netz + Kopfstütze: 285,60 € (gibt Ausführungen für große und kleine Menschen)

Sitzungsstühle (14 Stück)

• Netz: 104,60 €
• Polster: 63,07 €

Bürotische (3 Stück) Vorschlag: 3x 1,6 x 0,8 x 0,72 Tische (wie aktuell im Container) 3 x 199 € = 597 €

Tisch Beratungsraum Vorschlag: 2x 1,2 x 0,8 x 0,72 Tische (ergibt 1,2 x 1,6 x 0,72 Tisch) 2 x 169 € = 338 €

Sitzungstisch Vorschlag: 4x 1,2 x 0,8 x 0,72 Tische (ergibt 1,2 x 3,2 x 0,72 Tisch) 4 x 169 € = 676 €

— Adrian klärt bis nächste Woche alle alternativen Vorschläge ab. —

Adrian

Personalgespräche nächste Woche: Martin und Noah
In drei Wochen: Iris, Klaus, Nele, Maike

Gibt es Input für diese Personalgespräche?

[INTERN]

Adrian

Iris hat ein HowTo zum Verleih erstellt. Damit können dann auch alle Verleih organisieren.

— Adrian kümmert sich darum, dass das an alle kommuniziert wird. —

Adrian

Ich würde vorschlagen, dass wir eine kleine Eröffnungsfeier organisieren, sobald der neue Container einen festen Liefertermin hat.
Dazu würde ich auch das KIT-Präsidium und die Personen beim KIT einladen, die beteiligt waren.

Was haltet ihr von der Idee?

— Wird nochmal diskutiert und überlegt. —

Adrian

Wie ich schon angekündigt hatte möchte die FSMI eine Neufassung ihrer neuen Gemeinsamen Fachschaftsordnung.
Diese wurde mittlerweile mit der DE RECHT final abgestimmt.

Antragstext: Der Vorstand beschließt die vorliegende Satzung zur Neufassung der Gemeinsamen Fachschaftsordnung der Fachschaften Mathematik und Informatik des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) gemäß § 41b Abs. 3 S. 2 der Organisationssatzung in der Fassung der am 3. Mai im Studierendenparlament beschlossenen Änderungssatzung mit den am 13. Mai beschlossenen Änderungen des Vorstands. Das KIT wird ermächtigt die Referenzen auf die Änderungssatzung, die noch nicht amtliche bekanntgemacht wurde, zu ergänzen.

Noah: Ich beschließe ungern Satzungen, die mir nicht vorliegen - was hier der Fall ist.

— Der TOP wird vertagt. Adrian verteilt die Satzung, dann wird das auf der nächsten Sitzung besprochen. —

Daniel

Da meine Absprache für die Sozialberatungs-Bürozeiten nicht so super geklappt hat. Daher möchte ich das nochmal gründlich machen. Vorschlag ist, die Zeiten auf Dienstag: 8:30-10:30, Donnerstag: 16:00-18:00 festzulegen.

Die Sozialberatung braucht den Arbeitsplatz mit PC gegenüber von Martin. Falls Martin da ist, muss auch der Thekenraum zu diesen Zeiten für Gespräche frei sein. Haben wir auch mit ihm abgesprochen.

Wenn wir das beschließen wärs auch super das über den Infokanal an alle zu kommunizieren.

Noah Wir sollten uns zeitnah mit dem StuPa absprechen, wie wir die 6 Vorschlagsmöglichkeiten für den Preis für herausragendes studentisches Engagement aufteilen (bisher war das immer AStA:4, StuPa:2).
Außerdem wäre es schön, wenn wir vonseiten des AStA es noch schaffen würden Personen für die von der Ehrenkommission zu vergebenden Auszeichnungen einzureichen.

–Noah und Adrian bringen den Vorschlag mit der Aufteilung 4 AStA & 2 StuPa hinsichtlich des Preises für herausragendes studentisches Engagement im StuPa ein. Alle fühlen sich ein bisschen Verantwortlich dafür, Vorschläge für die VS-Ehrungen einzureichen.–

E-Mails wurden bearbeitet.

Whatsapp
Die Sozialberatung kann aktuell nur über Telegram und Signal erreicht werden. Martin rät als Datenschutzbeauftragter davon ab, die Erreichbarkeit würde aber deutlich verbessert werden. Die Sitzung äußert sich mehrheitlich dafür, dass man sich für den Erstkontakt möglichst breit aufstellt - man kann dann ja immer noch nachfragen, ob man auf eine andere Plattform wechseln soll nach dem Erstkontakt.

Tätigkeitsbeschreibung Teamassistenz
An: die Tätigkeitsbeschreibung der Teamassistenz sollte nochmal an alle kommuniziert werden.