Protokoll der 19. Sitzung des Vorstands vom 7. April 2022

Abwesend: Jan Koppenhagen, Noah Lettner, Johannes Ehlert, Amal Labbouz, Calvin Urankar, Henry Boos, Johannes Herrmann

Gäste (ggf. anonymisiert): –

Protokoll von: Adrian

Beginn: 11:04 Uhr Ende: 12:45 Uhr

Veröffentlicht am: 13.05.2022

• TOP 1 – Wahlen
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 – Verstetigung der Stelle für studentische Gesundheit bei Sportwissenschaften
• TOP 9 – Biertischgarnituren
• TOP 10 – Verleih SDS
• TOP 11 – Anpassung der Geschäftsordnung aufgrund der neuen HSGO und FO
• TOP 12 – T-Shirts
• TOP 13 – Thekenzeiten Sommersemester
• TOP 14 – Bestellung
• TOP 15 – WF für FSMC
• TOP 16 – Post
• TOP 17 – Varia

keine Wahlen

Keine Gäste auf der Sitzung.

In folgenden Protokollen muss noch nachgebessert werden:

• 24.03.2021

stv. Finanzen
Ich bin mit Wirkung zum 1. April als stellvertretender Finanzreferent formal zurückgetreten.
Aufgrund der neuen Finanzordnung übe ich die Funktion als Vorsitzender ohnehin von Amts wegen aus.
Das soll aufzeigen, dass die Funktion eigentlich vakant ist.

Wechsel im Büro des VP-L
Die langjährige persönliche Referentin des Vizepräsidenten für Lehre und akademische Angelegenheiten, Frau Hühnerfuß, hat zum 1. April eine neue Stelle übernommen. Sie hat sich für die Zusammenarbeit der letzten Jahre zwischen VP-L und VS bedankt. Ich möchte das hiermit weitergeben.
Die Stelle übernimmt Frau Loeser, die bereits vor etwa 2 Jahren übergangsweise als Elternzeitvertretung die Funktion übernommen hatte. Sie hat also Erfahrung mit der Stelle und ich selbst habe als Innenreferent gut mit ihr zusammengearbeitet und gehe fest davon aus, dass die gute Zusammenarbeit fortgeführt werden kann.

Werkbank AKFC

Der AKFC möchte die Werkbank in der Garage erweitern und ausstatten. Dazu werden einige Materialien zum Bau von Schubladen und anderen Aufbewahrungsmöglichkeiten benötigt.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1100 € für die Erweiterung der Werkbank des AKFC frei.
Ergebnis: 9/0/1 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

keine Ideen für Social Media.

Daniel

Wahrscheinlich meldet sich jemand bei uns zwecks Steuerungsgremium. Wäre auf jeden Fall gut wenn wir bei der Besetzung schon mitreden könnten bzw. unsere Meinung eingeholt wird.

Wir möchten in dem Rahmen auch das Thema psychische Gesundheit sollte in Gremien weiterhin auftauchen.

Übergangsweise wird der HoC-Beirat das Thema begleiten. Adrian behält dabei auch die Besetzung der Stelle beim IfSS im Blick.

— Wir beobachten das unter Anderem im HoC-Beirat. —

Daniel

Sollen wir, jetzt wo das Wetter besser wird, mal in vernünftige Biertischgarnituren investieren?

— Wir unterstützen die Beschaffung von 2 Biertischgarnituren. —

Adrian

Der SDS Karlsruhe veranstaltet vom 25. bis 29. April 2022 wieder ein Mietcamp auf der Forumswiese.
Dieses wurde bereits von ASERV genehmigt. Für die Durchführung des Camps soll folgendes ausgeliehen werden: - 2x Pavillon - 1x Zelt (5m x 10m) - 1x Stellwand - 2x Kabeltrommel - 1x Beamer - 1x Leinwand Aufgrund der Dauer ist dafür ein Beschluss notwendig.

Abstimmung: Der Vorstand genehmigt den Verleih von zwei Pavillons, dem Zelt Größe 5 x 10m, einer Stellwand, zwei Kabeltrommeln, einem Beamer und einer Leinwand.
Ergebnis: 8/0/2 (ja/nein/Enthaltung)

— Der SDS bekommt den Verleih. —

Adrian

Die neue HSGO sieht vor, dass wir in unserer Geschäftsordnung die Übertragung von Kompetenzen auf das Hochschulgruppenreferat vorsehen.
Da die Kompetenzen bereits ausgeübt wurden, soll das rückwirkend erfolgen.

Außerdem ist aufgrund der Anpassung der Finanzordnung eine Folgeänderung erforderlich. Da ohnehin eine Anpassung der GO erfolgt, wird eine kleinere formelle Korrektur mit aufgenommen.

Abstimmung: Aufgrund von § 19 Abs. 5 der Organisationssatzung beschließt der Vorstand folgende Änderungen seiner Geschäftsordnung:

1. § 6 erhält einen neuen Absatz wie folgt:
   „(6) Aufgrund von § 7 der Hochschulgruppenordnung delegiert der Vorstand auf die Mitglieder des Hochschulgruppenreferats seine Kompetenzen mit Ausnahme der Entscheidung über Widersprüche nach § 6 der Hochschulgruppenordnung. Die Festlegung des konkreten Umfangs der Förderung der Hochschulgruppen nach § 1 Abs. 1 S. 6 erfolgt durch die hauptverantwortliche Referentin im Hochschulgruppenreferat im Rahmen von Beschlüssen des Vorstands.“
2. § 5 Abs. 4 erhält folgende Fassung:
   „Die Regelung in Abs. 2 findet keine Anwendung auf die hauptverantwortlichen Referentinnen in den Referaten Vorsitz und Finanzen. Für diese gelten für die Vertretung die Regularien der Organisationssatzung und der Finanzordnung.“
3. § 13 Abs. 1 Nr. 2 erhält folgende Fassung:
   „eine stellvertretende Finanzreferentin nach § 3 Abs. 4 S. 1 der Finanzordnung,“

Die Änderung 1. erfolgt rückwirkend zum 1. März 2022, die Änderungen 2. und 3. rückwirkend zum 1. April 2022.
Ergebnis: 9/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Die aktualisierte GO wird veröffentlicht. —

Nico

Die T-Shirts sind eigentlich fertig Iris will aber erst noch Rechnungen schreiben und das man die vorher bezahlt. Vor allem da meines Wissens nach die Druckerei Rechnung noch gar nicht da ist.
Ich glaube aber wir alle wünschen uns die Pullis möglichst bald mitnehmen zu können, daher hier die Frage ob wir das nicht anders regeln wollen/können.

— Adrian und Lukas haben sich besprochen und sehen kein Problem damit, dass alle sich ihre Sachen nehmen dürfen. Dabei bitte den Erhalt mittels Unterschrift bestätigen. Es muss aber allen klar sein, dass da noch Rechnungen kommen werden. —

Adrian

Da die Vorlesungsblöcke wieder umgestellt werden, schlagen wir vor auch die Thekenzeiten zurück zu ändern.

Abstimmung: Der Vorstand empfiehlt dem Studierenden Service Verein Karlsruhe e.V. die Thekenzeiten ab dem 19. April wieder auf montags, dienstags, donnerstags und freitags von 11:30 bis 14:00 zu ändern.
Ergebnis: 10/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Die Thekenzeiten werden kommuniziert. —

An

Es gibt aktuell Verzögerungen bei Bestellungen. Es gibt Beschwerdemeldungen innerhalb des AStAs, Mitarbeiter, bei Hochschulgruppen, Arbeitskreise und Fachschaften. Das gibt ein sehr schlechtes Außenbild von uns ab. Bestellungen etc. gehören zu unseren Kernaufgaben und es kann nicht sein, dass einige seit Monaten auf ihre Ware warten. Das Thema wurde schon intern mehrmals inoffiziell angesprochen, doch leider gibt es keine Besserung.

Der Verzug muss zeitnah behoben werden und alle, die auf ihre Bestellungen warten müssen informiert und entschuldigt werden.

Adrian erklärt, dass das Thema bearbeitet wird und versucht wird zeitig eine Verbesserung zu erreichen.

— Adrian kümmert sich. —

Adrian

Die FSMC hat den Westflügel schon vor längerer Zeit schon angefragt.
Wir hatten das vertagt und sollten jetzt eine Entscheidung treffen.

Abstimmung: Der Vorstand genehmigt die Nutzung des Westflügels für die KaWuM durch die FSMC vom 5. bis 8. Mai 2022 vorbehaltlich dessen, dass die Räume nicht für Deutschkurse benötigt werden.
Ergebnis: 9/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

— Jede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen. —

E-Mails wurden bearbeitet.

Mensakarte für BfH
Das KIT hat die Möglichkeit geschaffen. Es liegt an Martin diese Möglichkeiten zu nutzen, um eine Karte zu bekommen.

neue Website
Die Seite ist so weit, dass Inhalte eingepflegt werden können. Hierzu gibt es nächste Sitzung einen TOP. An den Menüs und am Design muss noch ein wenig gearbeitet werden. Meldet euch für einen Account bei Daniel Hunyar.

Vergabekommission der Notlagenhilfe

Für die Vergabekommission der Notlagenhilfe werden noch 2 Mitglieder gesucht. Daher nachfolgend eine Beschreibung der Tätigkeiten & Aufgaben:

Die Vergabekommission der Notlagenhilfe bearbeitet alle Anträge auf Notlagenhilfe binnen 7 Tagen nach Antragseingang. Dabei gibt es stets eine Person, die den Antrag hauptverantwortlich bearbeitet - das beinhaltet das Durcharbeiten der Unterlagen und die Kommunikation mit der antragsstellenden Person.

Mindestens 3 Mitglieder der Kommission führen nach Abschluss der Vorbereitungen durch die hauptverantwortliche Person eine Vergabesitzung durch. Diese läuft wie folgt ab: 15 Minuten Vorbesprechung der Kommission (Zusammenfassung des Antrages durch die Hauptverantwortliche Person), 20-30 Minuten Gespräch mit der antragsstellenden Person über den Antrag (Ziele: offene Fragen klären, Situation besser verstehen/überblicken), dann 10-20 Minuten interne Beratung der Kommission und Beschlussfassung, 5-10 Minuten Besprechung des Beschlusses mit der antragsstellenden Person. Anschließend archiviert die hauptverantwortliche Person alle Unterlagen und ordnet die Überweisung der Förderung an.

Gesamtaufwand pro Antrag ist ca. 2-2.5 Stunden für die hauptverantwortliche Person und ca. eine Stunde für die anderen, die bei der Sitzung dabei sind. Erfahrungsgemäß kommen damit im Schnitt ca. 5 Stunden Aufwand pro Person und Monat zusammen - bei allerdings flexibler Einteilung. Da man nur 3 Leute für eine Antragsbehandlung braucht, ist es nicht schlimm, wenn man mal nicht kann, solange man das kommuniziert. Die Termine werden immer flexibel innerhalb der Kommission abgestimmt.

Was man dafür braucht? Im Prinzip nicht viel außer Motivation und ein wenig Sensibilität, die Situationen der antragsstellenden Personen nachzuvollziehen.

Bei Interesse gerne bei mir melden (noah.lettner@asta-kit.de), ich gebe gerne noch einen detaillierteren Einblick in die Arbeit der Vergabekommission.

Telegram weg
Wir sollten vielleicht mal unseren Messenger wechseln - wird auf der nächsten Sitzung besprochen.

Rechnungen stempeln
Rechnungen wurden öfter mal mit Eingangsstempeln versehen - bitte stempelt in Zukunft nur die Umschläge stempeln.

Stand Container
Der Container dürfte etwa in KW 21 geliefert werden, es geht also gut voran.