Protokoll der AStA-Sitzung vom 27. März 2019

Anwesend: Xenia Hartmann, Henrik von Tenspolde, Sarah Schmitz, An Tang, Adrian Keller, Amr Al-barq, Johannes Zimmer

Abwesend: Ihab Awad, Corona Dresen, Benjamin Kistenmacher (Benni), Jonas Grutke, Theresa Antes, Zacharias Heck (Zach)

Gäste: Valentin Haas (Unifest), Robert Wilbrandt (Unifest), Prof. Simon Hartmann (Summer School of Architecture), Richard Sekinger (Summer School of Architecture)

Protokoll von: Adrian

Beginn: 13:04 Uhr Ende: 17:55 Uhr

Veröffentlicht am: 30.04.2019

• TOP -2 – Protokolle
• TOP -1 – Gäste
• TOP 0 – Berichte
• TOP 1 – Post
• TOP 2 – Schließdienst
• TOP 3 – Finanzanträge von Hochschulgruppen
• TOP 4 – Geldzählmaschinen
• TOP 5 – Werbung Europa- und Kommunalwahl
• TOP 6 – Ventil
• TOP 7 – Termin AStA-Sitzung im Sommersemester
• TOP 8 – Gruppenfoto
• TOP 9 – SSV auf dem Unifest
• TOP 10 – Getränke im Westflügel des alten Stadions
• TOP 11 – Spielmobil auf dem Unifest
• TOP 12 – AStA-Stand auf dem Unifest
• TOP 13 – HiWi-Stelle des AStA für Buddy-Programm
• TOP 14 – kostenlose Deutschkursplätze für ausländische Studus
• TOP 15 – Datenschutzbeauftragte/r für die VS
• TOP 16 – Datenschutzerklärungspflicht
• TOP 17 – Beschluss über die formelle Einführung des tabellarisch dargestellten Ablaufs „Freigabe von Haushaltsmitteln“
• TOP 18 – Einführung einer Stellenbeschreibung für die Stelle Haushaltsbeauftragter
• TOP 19 – Einführung einer Stellenbeschreibung für die Stelle Team-Assistenz
• TOP 20 – Einführung einer Korruptionspräventionsrichtlinie gemäß Empfehlung im Bericht über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsrechnung vom 1.10.2014 bis 31.03.2015 der Ludwig & Mende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vom 8.12.2017
• TOP 21 – Festlegung des Stundensatzes für die Tätigkeit des Haushaltsbeauftragten im Rahmen der Personalgestellung ab November 2019 an den AStA der HS Pforzheim
• TOP 22 – Einladung der externen Prüfer mit Anfrage, welche Unterlagen vorzubereiten sind
• TOP 23 – Stellenausschreibungen Layout, Theke und Sozialberatung
• TOP 24 – Anschaffung zweier BW-PCs

Folgende Protokolle wurden von allen gelesen und können in dieser Form veröffentlicht werden:

• 20.02.2019
• 27.02.2019
• 13.03.2019

In folgenden Protokollen muss noch nachgebessert werden:

• 06.02.2019 (Berichte Corona)

Prof. Hartmann

• Prof. Hartmann, Professor bei der Architekturfakultät, möchte sich mit Umnutzung und Wiederverwendung von Teilen des Campus beschäftigen. Dazu möchte er Studis finden, die an der Gestaltung des Campus mitarbeiten möchten.
• 1. möchte er am AKK arbeiten. Das Gebäude unterliegt allerdings Denkmalschutz. Wir empfehlen Kontakt mit dem AKK aufzunehmen und bitten darum auch mit uns in Kontakt zu bleiben.
• 2. soll es Schlafplätze für Teilnehmer*innen geben. Dazu könnten im HaDiKo Feldbetten aufgestellt werden.

Studentische Konferenz: Internationalisierung der Hochschule - Chancen und Herausforderungen für die Studierendenschaften

Frau von Rüden(IStO) würde gern wissen, ob der Asta an dieser Konferenz teilnimmt oder nicht. Falls wir nicht teilnehmen werden, hätten sie eventuell die Möglichkeit, ein oder zwei Hiwis vom Buddy-Programm zu fragen, ob sie hinfahren. Sie sind zwar keine Vertreter*innen der Studierendenschaft, aber sie kennen die Zusammenarbeit von Hochschulverwaltung/ International Office und AStA und könnten uns allen dann im Anschluss berichten.

Zeitraum: Freitag, 03.05., bis Samstag, 04.05.2019

Veranstaltungsorte:

• Freitag, 03.05.: Internationales Begegnungszentrum „Lokal International“ von Justus-Liebig-Universität und Studentenwerk Gießen, Eichendorffring 111, 35394 Gießen (Wegbeschreibung).
• Samstag, 04.05.: Hauptgebäude der Justus-Liebig-Universität Gießen, Ludwigstraße 23, 35390 Gießen

https://www.uni-giessen.de/internationales/studkonf

— Amr sollte möglichst hingehen, sonst Leute vom Buddy Programm. —

Treffen zwischen AStA und INTL
Vorletzten Donnerstag haben sich Ihab, Amr und ich mit Leuten von INTL getroffen.

Es ging zunächst um das Buddy Programm. Das Programm ist stark gewachsen, es gibt jetzt allein dafür eine halbe Stelle und 4 HiWis. Das MWK gibt Mittel dafür. INTL möchte über FSK und unsere Social Media Accounts für das Buddy Programm werben.

Für internationale Erstis gab es bisher einen sehr vollen Vortrag. Jetzt ist das zerteilt worden in einzelne Workshops. Kann der AStA so ein Workshop zur VS und zum Engagieren machen? Die geringe Zahl und der geringe Umfang der O-Phasen wird bemängelt.

Die HSG ISAK hat einen Ratgeber für iranische Studis geschrieben. Dieser Ratgeber soll verfilmt werden allgemein für ausländische Studis. Dabei soll ein Filmchen über den AStA gemacht werden.

Die Flüchtlingskoordination bietet eine offene Sprechstunde und Informationsabende. Sie arbeiten immer mehr mit der HSKa zusammen und kümmern sich verstärkt um bereits studierende Flüchtlinge, da die Zahl der neu kommenden Flüchtlinge, die am KIT studieren gesunken ist.

Unsere Deutschkurse wurden mehrfach gelobt und es wurde angefragt ob wir freie Restplätze kostenlos zur Verfügung stellen könnten. Wir haben ein Treffen mit der Deutschkursbeauftragten angeregt, damit sie sich ein wenig austauschen können um ausländische Studierende besser zu unterstützen.

Vernetzung TU9
Vernetzung mit den Studierendenvertretungen der TU9 läuft. Scheinbar gab es jahrelang eine Vernetzung der VSen der TU9, nur hat man den AStA am KIT vergessen. An ist jetzt in der Whatsapp-Gruppe und wird in der nächsten Sitzung toppen, ob wir nicht das nächste Vernetzungstreffen ausrichten wollen.

Sprechstunde Jessica Junker
Jessica Junker vom VAM/ASERV wird ab dem kommenden Sommersemester eine regelmäßige Sprechstunde am CS anbieten. Diese wird ab dem Dienstag den 30.04. alle 14 Tage im Thekenraum im AStA Container stattfinden. Anmeldung läuft per Mail übers Innenreferat, die Reihenfolge in der Sprechstunde selbst wird wie bei der Rechtsberatung über gezogene Nummern bestimmt.

Grundriss Container
In Zusammenarbeit mit Containerfirma habe ich den Grundriss für die obere Containeretage finalisiert. Dieser bietet jetzt auch eine schon montierte Leinwand und eine Beamerhalterung. Jetzt erstellt die Containerfirma ein Angebot. Sobald das da ist, werde ich mit dem KIT verhandeln, wie dieses umgesetzt werden könnte.

Selbstverwaltung Schlösser Container
Leider haben wir im Moment immer noch kein Angebot für die Selbstverwaltung unserer KIT Karten Schlösser am Container. Ich werde in den kommenden Wochen weiter daran arbeiten, dass wir ein solches ausgestellt bekommen.

Adminbericht Win 10
Für die Selbstverwaltung der Schlösser am Container brauchen wir einen PC mit Windows. Dafür haben die Admins auf einer zweiten Partition auf dem Laptop im Finanzerbüro Windows 10 installiert. Beim normalen Anschalten bootet der Laptop aber ganz normal weiterhin Linux. Windows soll bitte auch nur für die Schlösserverwaltung benutzt werden.

myHealth
Benjamin hat ein Werbevideo in Kooperation mit dem myHealth gemacht.

Das Postfach „Für nächste Sitzung“ wird geleert.
Alle Emails, die an info@ seit letzter Sitzung kamen durchlesen und auf diese antworten.

E-Mails wurden beantwortet.
Flyer werden ausgelegt.

Schließdienst How-To

AK Fahrradcampus

AK Fahrradcampus würde gerne Verschleißmaterial im Wert von 676,90€ anschaffen.

Abstimmung: Der AStA gibt 700€ für Verschleißmaterial für den AK Fahrradcampus frei.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

HSG Die Liste

Antrag über Banner ist schon genehmigt, wir haben aber keine Vorlage davon. Die Hochschulgruppe muss erst einen Entwurf für das Banner vorlegen und dann genehmigen wir das.

Abstimmung: Der AStA nimmt den Beschluss der Freigabe von 50€ für ein Banner vom 13. März 2019 zurück.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Adrian

Wir haben mal entschieden, dass wir Geldzählmaschinen kaufen. Ich habe hier ein paar Möglichkeiten herausgesucht.

Alternative 1 (FSMI rät uns davon ab): https://www.amazon.de/St%C3%BCckzahlz%C3%A4hler-Geldscheine-LCD-UV-Securina24%C2%AE/dp/B00KINM6N8/ref=sr_1_3?s=officeproduct&ie=UTF8&qid=1549284301&sr=1-3&keywords=geldscheinz%C3%A4hler
Alternative 2 (sehr teuer, zählt sehr zuverlässig): https://www.amazon.de/dp/B018DRQ3EI/?&tag=geldzaehlmaschine-test-21
Alternative 3: https://www.amazon.de/Safescan-203398-2250-Automatischer-Banknotenz%C3%A4hler/dp/B001MM39YE/ref=sr_1_5_sspa?s=officeproduct&ie=UTF8&qid=1549289529&sr=1-5-spons&keywords=Safescan+2650+-+Automatischer+Banknotenz%C3%A4hler&psc=1
Alternative 4: https://www.amazon.de/Safescan-203398-2250-Automatischer-Banknotenz%C3%A4hler/dp/B001MM39YE/ref=sr_1_5_sspa?s=officeproduct&ie=UTF8&qid=1549289529&sr=1-5-spons&keywords=Safescan+2650+-+Automatischer+Banknotenz%C3%A4hler&psc=1
Alternative X (AKK meinte NC 650, ich finde aber nur NC 560): https://www.bueroshop24.de/olympia-banknotenz%C3%A4hler-nc-560-381520?lkz=703850&srpId=7007b6a4420396c5374196242d258fb7&obt=1&gclid=Cj0KCQjwpsLkBRDpARIsAKoYI8xGq2506omBNb3ZV5cjELRk6dEE_CcDcqozzAYJ2LNtjctYQ2YUtTIaAhT0EALw_wcB
Alternative Y (AKK): http://www.baijia.cc/product/showproduct.php?lang=en&id=65

Wir nehmen das Gerät vom AKK (https://www.bueroshop24.de/olympia-banknotenz%C3%A4hler-nc-560-381520?lkz=703850&srpId=7007b6a4420396c5374196242d258fb7&obt=1&gclid=Cj0KCQjwpsLkBRDpARIsAKoYI8xGq2506omBNb3ZV5cjELRk6dEE_CcDcqozzAYJ2LNtjctYQ2YUtTIaAhT0EALw_wcB).

Abstimmung: Der AStA gibt 350€ für eine Geldzählmaschine frei.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

— Sarah schreibt einen Antrag. —

Adrian

Was machen wir um Studis zur Wahl zu mobilisieren? Adrian schlägt vor Plakate von Pulse of Europe und This time i'm voting zu drucken und aufzuhängen.

Henrik schlägt vor eigene Plakate zu nehmen.

— Adrian schaut mal, welche Maßnahmen sinnvoll sein könnten. —

Adrian

Adrian hat einige Inhalte fürs Ventil, allerdings ist die Layoutstelle immernoch unbesetzt und selbst kann er das nicht layouten.

— Wir hoffen bald jemanden für die Layoutstelle zu haben und fragen in der FSK mal ob von den Layoutern der Fachschaftszeitungen jemand das übernehmen könnte. —

Adrian

Wir könnten langsam mal unseren Sitzungstermin fürs Sommersemester festlegen.
Ich würde vorschlagen ein Doodle zu machen.

— Adrian legt ein Doodle dafür an. Zudem legt Adrian ein Doodle zur Wahl des ASti-Thekentags an. —

Adrian

Machen wir noch ein Gruppenfoto?
Wenn ja würde ich ein Doodle anlegen.

Es sollen auch Einzelfotos gemacht werden.

— Adrian legt ein Doodle an. —

In der Vergangenheit hat der SSV immer das Unifest gesponsort, soll das wieder gemacht werden?

Abstimmung: Der AStA befürwortet ein Sponsoring des SSV beim Unifest.
Ergebnis: 4/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

— Sarah fragt Mitarbeiter*innen an, ob sie einen Stand betreuen könnten. —

Das Unifest würde gerne im Turmzimmer einen Getränkekühlschrank mit Strichliste laufen haben.

Der AStA ist allgemein nicht davon überzeugt. Johannes möchte testen Getränke zu kaufen und eine Getränkekasse hinzustellen.

— Johannes sucht eine Lösung ohne Einbeziehung von UStA Kasse Karlsruhe e.V., AStA oder SSV. —

In der Vergangenheit hat der AStA dem UStA Kasse Karlsruhe e.V. immer 500€ als Zulage für ein Spielmobil auf dem Unifest (um dieses Kinderfreundlicher zu machen) gegeben. Möchte er das wieder tun?

Abstimmung: Der AStA bezuschusst den UStA Kasse Karlsruhe e.V. mit 500€ für die Kosten des Spielmobils des Unifests 2019.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

— Johannes kümmert sich um den Haushaltsantrag. —

In der Vergangenheit hat der AStA dem Unifest immer einen AStA-Stand auf dem Unifest gehabt. Möchte er das wieder tun?

Abstimmung: Der AStA nimmt die Möglichkeiten eine AStA-Stand beim Unifest zu haben wahr. Die Organisation übernimmt Adrian.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Amr

Moh hatte einmal angeboten, dass der Asta eine Stelle für das Buddy-Programm schaffen könnte. Deshalb soll der AStA entscheiden, ob das noch möglich ist oder nicht.

— Der AStA würde sich das nur in einer anderen Konstellation überlegen, also in Form einer Zusammenarbeit mit dem AStA. —

Amr
INTL hat uns gefragt, ob der AStA Freiplätze für sie ermöglichen kann, falls es freie Plätze in den Kursen nach dem Ende der Anmeldung noch gibt. Das ISto gibt diese Plätze für die internationalen Studierende, die diese Plätze verdienen.

Abstimmung: Der AStA spricht sich dafür aus kostenlose Restplätze bei den Deutschkursen an internationale Studierende zu geben.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Sarah klärt die Situation bezüglich Restplätzen und die Kosten mit Anna. Amr klärt die Vergabekriterien. —

Henrik
Ist die Datenschutzbeauftragte des KIT auch für uns zuständig oder brauchen wir eine*n eigene*n? Wer findet das heraus?

— An informiert sich bei der Datenschutzbeauftragten des KIT inwieweit sie zuständig ist und wie die Stelle eines/einer Datenschutzbeauftraten des AStA aussehen müsste. —

Henrik
Im Moment ist nicht genau festgelegt ab wann Menschen eine AStA Datenschutzerklärung unterschreiben müssen. Mein Vorschlag wäre, dass ab jetzt Menschen nur neu einen AStA Rechner- und E-Mailaccount bekommen, wenn sie eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

Abstimmung: Der AStA legt fest: Um einen Rechner- und E-Mailaccount beim AStA zu bekommen, müssen Personen die AStA-Datenschutzerklärung unterschreiben.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Abstimmung: Der AStA legt fest: Nur Mitglieder des Vorstands der Studierendenschaft sind berechtigt die Unterweisung für die AStA-Datenschutzerklärung durchzuführen.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Henrik sagt den Admins Bescheid. —

Haushaltsbeauftragter

siehe Anhang Ablauf Antrag Haushaltsmittel.ods

— Kann in dieser Form nicht beschlossen und wird deshalb vertagt. Feedback bis nächste Woche an Sarah geben. —

Haushaltsbeauftragter

siehe Anhang Stellenbeschreibung HHB.ods

— Wurde bearbeitet und herumgeschickt. Soll bei der nächsten Sitzung beschlossen werden. Feedback bis nächste Woche an Sarah. —

Haushaltsbeauftragter

siehe Anhang Stellenbeschreibung TA.ods

Der Abschnitt „Erforderliche Qualifikationen“ muss noch ergänzt werden

— Wird vertagt. Iris sollte sich das ansehen. —

Haushaltsbeauftragter

siehe Anhang Korruptionspräventionsrichtlinie.odt

— Wird vertagt. Die AStis werden gebeten sich die Richtlinie durchzulesen. —

Haushaltsbeauftragter

siehe Anhang Stundensatzkalkulation ab 2018-11.xlsx

— Wird vertagt. —

Haushaltsbeauftragter

Aus meiner Sicht sind wir prüfungsbereit für

• die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsrechnung vom 01.04.2015 bis 31.03.2016 (Ludwig & Mende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft)
• die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsrechnung vom 01.04.2016 bis 31.03.2017 (Ludwig & Mende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft)
• die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsrechnung vom 01.04.2017 bis 31.03.2018 (Ludwig & Mende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft)

Mit der Anfrage, welche Unterlagen vorzubereiten sind, können für die externen Prüfungen von uns die dafür notwendigen Auswertungen und Dokumentationen so vorbereitet werden, dass ein zügiger Ablauf der Prüfung möglich ist. Die Mitteilung der externen Prüfer, welche Unterlagen vorbereitet sein sollen, ist Standard im Ablauf der Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen.

Abstimmung: Der AStA stimmt der externen Prüfung durch Ludwig & Mende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die genannten Haushaltsjahre zu.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

— Sarah kümmert sich. —

Henrik

Julia hat die Ausschreibungen vorbereitet. Wir gehen sie gemeinsam auf Sitzung durch und passen sie entsprechend an.

Abstimmung: Der AStA schreibt die Stellen Layoutbeauftragte/r, Sozialberatung mit den vorliegenden Ausschreibungen aus.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Abstimmung: Der AStA empfiehlt dem Studierenden Service Verein e.V. die Stelle Thekenkraft mit der vorliegenden Ausschreibung auszuschreiben.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Die Stellen werden ausgeschrieben. —

Henrik

Die Admins möchten 2 BW-PCs anschaffen.

Abstimmung: Der AStA gibt 1450 € für zwei neue BW-PCs frei.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.