Protokoll der AStA-Sitzung vom 05. Dezember 2018

Anwesend: Xenia Hartmann, Sarah Schmitz, Henrik von Tenspolde, Theresa Antes, Corona Dresen, Benjamin Kistenmacher (Benni), Adrian Keller, Amr Al-barq

Abwesend: Ihab Awad, Johannes Zimmer, Jonas Grutke

Gäste: Anton (HSG abgedreht)

Protokoll von: Xenia bis 14:00, danach Adrian

Beginn: 13:00 Uhr Ende: 15:25 Uhr

Veröffentlicht am: 12.12.2018

• TOP -1 – Protokolle
• TOP 0 – Berichte
• TOP 1 – Post
• TOP 2 – Schließdienst
• TOP 3 – Finanzanträge von Hochschulgruppen
• TOP 4 – Blutspendeaktionen Jahr 2019
• TOP 5 – Hinzuziehung
• TOP 6 – Satzungsarchive
• TOP 7 – Vereinsvorsitze
• TOP 8 – Visitenkarten
• TOP 9 – Weihnachtskarten
• TOP 10 – Finanzen
• TOP 11 – Teambuilding
• TOP 12 – Vorstellungstour Fachschaften
• TOP 13 – BadenTV
• TOP 14 – Helfer-T-Shirts Unifest
• TOP 15 – Webmaster
• TOP 16 – Lagerung von Verleihmaterial
• TOP 17 – Fahrzeugvermiertung-Schadensmeldungede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen.
• TOP 18 – AStA-Kullis
• TOP 19 – Büromaterial
• TOP 20 – Varia

Das Protokoll der Sitzung am 22. November kann veröffentlicht werden. 26.09 und 10.10 können ebenfalls veröffentlicht werden.

Treffen mit dem DRK

Ein Treffen fand am 29.11.2018 zwischen Cüneyt Demirel und mir bzgl. unserer bisherigen Blutspende-Aktionen statt.
Wir haben die letzten 10 letzten Aktionen bewertet und über den bisherigen Ablauf gesprochen. (Es sind jetzt 10 Blutspendeaktionen am KIT gewesen).

Wir haben uns für folgendes entschieden:

1. die Anzahl der Give-Away Blutspende Flyer sinkt auf 150 Stück statt 300. Der Grund ist, dass wir seit Jahren nicht mehr flyern und das nicht brauchen und immer sehr viele wegwerfen müssen. Diese Anzahl kann wieder erhöht werden.
2. die Anzahl der DIN A1 Plakate bleibt bei 15ede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen.
3. die Anzahl der DIN A3 Plakate ist von 30 auf 15 abgesenkt wurden (gleiche Argumentation)
4. es kommen zusätzlich 4 DIN A2 Plakate für das Banner (damit das schön aussieht und wir das nicht mehr ausdrucken müssen)
5. Stofftaschen bekommen wir
6. Kondome für die Aktion werden noch besorgt (sie haben nicht mehr viel)
7. eine neue Idee kam im Gespräch, worauf das DRK Lust hätte: kleine Nutella-Gläser. Cüneyt klärt das noch ab.

Folgende Termin schlägt uns das DRK für das nächste Jahr vor:

1. 15.Jan.-, 14.Mai.-, 09.Jul.-, sowie den 12.Nov.2019
2. Es wurden beachtet, dass immer 56 Tage zwischen den Terminen ist, damit immer Männer und Frauen spenden können.

Bitte entscheidet im TOP, ob der AStA dem UStA Kasse e.V. der Durchführung der Blutspendeaktion im nächsten Jahr empfiehlt oder nicht.

Diese Liste ist nicht ganz richtig :D
https://wiki.asta-kit.de/asta:aktionen:blutspende#eckdaten
Habe aber jetzt die Daten der Spender*innenanzahl der letzten Aktionen angepasst.

Nutzerrechte

Ich arbeite im Moment im Wiki, auf der Homepage und auf dem Server die Personen durch, die noch Rechte für AStA Bereiche haben. Im Wiki und auf der Homepage sind diese jetzt schon einigermaßen aktuell. Auf dem Server ist das noch ein komplettes Chaos und viele ehemalige haben noch Rechte. Ich werde das weiterverfolgen.

Schlüssel und Schlüsselverwaltungssoftware

Auch bei den Schlüsseln haben noch ein paar ehemalige noch Schlüssel. Zumindest laut unseren Listen. Das sind aber oft auch alte Schlüssel, die nicht mehr wirklich in Gebrauch sind. Ich bin hier auch hinterher, dass vor allem die kritischen Schlüssel zurück kommen

Außerdem habe ich die Admins beauftragt eine Schlüsselverwaltungssoftware aufzusetzen. Diese würde die Nachverfolgung und Verwaltung von Schlüsseln deutlich vereinfachen. Jan Bläsi wird sich dem Projekt annehmen.

FSK

Besuch ISTO:

• internationals kommen häufig erst während der O-Phase an
• Wie die Internationals über O-Phasen informieren?
• Mehr Austausch ISTO - Fachschaften

Tour de FSK:

• Nächste Woche bereits, Planungen laufen

Arbeitskreis Umsonst

Nach ein bisschen Netzwerken haben sich verschiedene Projekte für das Öko-Ref. konkretisiert. Ein Bücherschrank steht schon in den Startlöchern, Umsonstladen und Foodsharing brauchen noch Arbeit. Das Öko-Ref. würde gerne in naher Zukunft einen Arbeitskreis dazu gründen, damit die Nachhaltigkeit der Projekte gewährleistet ist. Der Name wird noch bearbeitet, es gab aber noch keine bessere Idee.

Umbenennung des Ökologie Referats

Benjamin findet das Ökologie nicht ganz den Arbeitsbereich des Öko-Refs. beschreibt. Er lotet die Möglichkeiten der Umbenennung aus.

Position der Studierendenschaft zu Solaranlagen auf KIT Dächern

Die Hochschulgruppe KINE würde gerne das KIT dazu bewegen mehr Solaranlagen auf ihren Dächern zu installieren. Können wir das als Studierendenschaft mit einem Unterstützungsbeschluss oder ähnlichem unterstützen?

Kullis

Es wurden 3500 Papierkullis beantragt und werden sobald wie möglich bestellt.

StuPa

• Gestern war StuPa: Alle Hinzuziehungen wurden bestätigt
• Xenia als stellvertretende Finanzerin bestätigt
• Arbeitsprogramm wurde beraten, nach der zweiten Lesung vertragt, um der FSK Zeit für Feedback zu geben
• AK Notlagenhilfe hat berichtet, ein Konzept steht, OSVS und Finanzordnung brauchen Anpassungen
• Der AK brauch eine eigene Satzung, die muss auch noch verabschiedet werden

HSG-Ordnungen-Änderungen

• Liegt bei der Rechtsabteilung
• Dadurch verschiebt sich die Rückmeldung
• Rückmeldung derzeit nicht möglich deswegen
• Wenn die Rückmeldung wieder möglich ist, dann informiert Theresa

RCDS

• veranstaltet einen Info-Abend am 16.01.
• die VS veranstaltet das offiziell, weil Versicherung

Das Postfach „Für nächste Sitzung“ wird geleert.

Alle Emails, die an info@ seit letzter Sitzung kamen durchlesen und auf diese antworten.

Euroversity

von: Euroversity

Adrian hat sich informiert.
Das Plakat wird ausgehängt.

Frühlingstage der Nachhaltigkeit des KIT

von: ZAK-KIT

Wir legen Flyer aus.

Begleitstudium nachhaltige Entwicklung

von: ZAK-KIT

Wir legen die Broschüre aus

Schließdienst How-To

Anton von abgedreht:

Haben Büro im SKUZ, das sie mit anderen Gruppen teilen. Möchten gerne einen abschließbaren Schrank, um ihr, zum Teil teures Equipment zu sichern.
Basis-Fragen zu Finanzanträge von HSGen

Abstimmung: Der AStA finanziert der HSG abgedreht einen abschließbaren Schrank für ihr Equipment im Wert von 320 €.

Ergebnis:7/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von der Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Basis-Fragen zu Finanzanträge von HSGen

Moh

Wie im Bericht oben steht, hier der TOP für den Beschluss.

Was noch dringend zu tun ist, wenn ihr das beschlossen habt:
StuWe Sitzungsraum (–> Frau Krumm) und Festsaal des SKUZ (–> Haffi) für die Termine reservieren. Beim Festsaal drauf achten, dass die Termine von Theather-Ausführungen „frei“ sind bzw. mit den Leuten entsprechend Absprache wegen dem Platz im Festsaal halten.

Das DRK braucht eine Kontaktperson vom AStA. Bisher hatte einer der Vorstandmitglieder das gemacht (Finanzen oder Vorsitz) Aber im Prinzip muss eine Person sein, die die Aktion mal gemacht hat und wirklich möchte, dass die Aktion stattfindet (meiner Meinung nach). Bitte bestimmt eine Person von euch ;)

VERTAGT, weil wir die Termine erst mit dem SKUZ klären wollen.

Zach

Ich würde mich gerne zum Kulturreferat hinzu ziehen lassen. Aufgrund meiner Termine kann ich nicht häufig zu den LAKs, deshalb habe ich beschlossen nicht das Außenreferat zu übernehmen, aber ich würde wann immer möglich auch Außenaufgaben übernehmen.

Henrik beantragt offene Wahl. Keine Gegenrede

Abstimmung: Der AStA zieht Zacharias Heck zum Kulturreferat hinzu.

Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Hinweis: Die Hinzuziehung muss noch vom StuPa bestätigt werden.

Xenia

Wir haben eine ganze Menge Satzungen, die sich gelegentlich ändern und änderten und gefühlt nirgendwo den aktuellen Stand. Oder vielleicht doch. Deswegen Idee: Ein Dokumentmanagement verwenden, in das wir Änderungen, wenn es sie gibt einspielen, so dass wir an einem Ort das übersichtlich haben. Vorschlag: git und ein webfrontent wie gitlab oder gitea dazu.

VERTAGT

Üblicherweise übernimmt die AStA-Vorsitzende die Vorsitze im SSV und im UStA. Da aber beides gemeinnützige Vereine sind und die Vorstände somit auch im Vereinsregister notariell eingetragen werden müssen, und das vor einer offiziellen Namensänderung nicht geht, möchte Xenia nicht dafür kandidieren. Henrik hat sich bereit erklärt, die Vorsitze zu übernehmen.

Abstimmung: Der AStA schlägt dem SSV und dem UStA die Wahl von Henrik in den Vorstand vor.

Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Xenia

wir können uns für die Referate Visitenkarten drucken. Die gab es in der Vergangenheit und sie liegen zum Beispiel an der Theke aus. Meistens auf Referate, dass der Name des Referates, die Funktionsmail (referat@) und die allgemeine Telefonnummer drauf stehen. Vorsitz, Finanz und Soziales können auch namentliche Exemplare bekommen.

Für alle Referate je 50 Stück ohne Namen (nach Bedarf auch weniger)

— Adrian kümmert sich. —

Adrian

Die Karten sind bestellt und kommen spätestens nächsten Dienstag an.

ich habe eine Liste gemacht mit allen Adressaten der Weihnachtskarten der letzten Jahre.
Sie liegt unter /data/asta/presse/weihnachtskarten/2018/Weihnachtskarten2018_liste.ods
AStA hat Zugriff darauf. Es wäre super, wenn ihr drüber schaut und euch überlegt an wen ihr noch gerne zusätzlich gerne Karten schreiben würdet oder wen ihr von der Liste streichen würdet und das eintragt.

— Karten sind bestellt. —

Adrian

Andreas hat uns gemeldet, dass in der FO eine Grenze von 500 € und auf dem Formular eine Grenze von 150€ für Vergleichsangebote steht. Wie soll verfahren werden?

— Henrik schaut sich das mal an. —

Theresa

Was wollen wir machen? Vorschlag meinerseits wäre Running Dinner

Running Dinner ist cool.
Kochen bei Theresa, Benni und Adrian. Essen bei Benni und Theresa.

— Theresa kümmert sich. —

Henrik

Findet aus Termingründen erst im neuen Jahr statt.

— Henrik plant das. —

Benni

Baden TV hat eine Anfrage per Mail zu den geplanten Wohnung-Cubes am Europaplatz geschickt und hätte gerne ein Statement von uns. Des weiteren würden sie am Donnerstag gerne zu einem Interview vorbei kommen. Möchte das jemand machen? Es wurde um Rückruf nach der Sitzung gebeten.

— Benni hat telefoniert. —

Henrik

Auf der vorletzten Sitzung wurde von Theresa berichtet, dass die Unifest T-Shirts wegkommen sollen. Dies wurde aber soweit ich weiß nicht mit der FestKo besprochen. Das sollten wir auf jeden Fall machen, bevor wir irgendetwas mit den T-Shirts machen, weil diese ja eigentlich nicht dem AStA gehören. Sie müssen aber auf jeden Fall den Container verlassen.

To Do Johannes: Zukunft alte Helfer T-Shirts Unifest mit dem FestKo klären.

Henrik

Es ist immer sinnvoll einen Webmaster im aktuellen AStA zu haben. Da ich im Moment alte Nutzerberechtigungen aufräume, wurde mir am Montag auf der Adminsitzung schon die Webmasterrechte von Andrej gegeben. Ich kann das danach auch gerne weiter machen. Das würde auch passen, da ich ja auch schon andersweitig Mitglied des Adminteams bin.

Abstimmung: Der AStA beschließt Henrik dauerhaft die Rechte als Webmaster zu geben.

Ergebnis: 5/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Henrik

Auf der letzten AStA Sitzung wurde ein sehr ungenauer Beschluss zur Lagerung von Verleihmaterial getroffen. Ich würde folgende etwas genauere Regelung vorschlagen.

Folgendes Verleihmaterial wird im AStA Container gelagert:

• Material, dass sowieso zum Inventar des AStA gehört (z.B. Laminiergerät)
• Material, das in den Verleihschrank passt und regelmäßig gebraucht wird
• 5 Stellwände
• 3 Pavillons, die im Thekenvorraum gelagert werden

Das restliche Verleihmaterial wird im Lager in der Kinderklinik gelagert und nach dem Vorleihprozess auch wieder dahin gebracht.

Abstimmung: Der AStA beschließt die obige Regelung zum Verleihmaterial.

Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Benni
Es waren Handwerker in der Kinderklinik und diese wollen nächste Woche an dem Wasserrohr arbeiten. Dafür sollen die Regale verschoben werden. Wer macht das?

—Benni schaut am Freitag mal und stellt um, was er für nötig hält.—

Noah / Fahrzeuge

• viele nicht gemeldete Schäden
• Überlegung: Formular für die Tankstelle, dass die Tankstellen Mitarbeiter*innen Schäden melden und einen Bonus dafür bekommen

Abstimmung: Der AStA dem SSV die Einführung eines Schadensmeldungsformulars für die Tankstelle. Tankstellenmitarbeiter sollen für 25 € Bonus für Meldungen bekommen.

Ergebnis: 7/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

— Noah leitet das in die Wege. —

Wir wollten 3500 Kugelschreiber besorgen, da diese vom Stückpreis her viel billiger sind und wir viele Kullis verbrauchen. Diese Ausgabe braucht die Genehmigung des StuPa. Wir wollen aber auf keinen Fall deshalb einen Nachtragshaushalt beschließen lassen müssen, deshalb prüfen wir erstmal was das Budget zulässt.

Entscheidung VERTAGT

— Benni ist verantwortlich. —

Es soll neues Büromaterial und neue Ablagekästen für Andreas bestellt werden.

Abstimmung: Der AStA gibt 100 € für Büromaterial frei.

Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von der Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Weihnachtsfeier

wir sollten bald einen Termin festlegen

AStA-Kleidung

Tragt euch ein!

https://wiki.asta-kit.de/asta:t-shirt-bestellung:201812

Frühlingstage der Nachhaltigkeit

Haben uns Werbemittel gegeben, möchten wir die Auslegen?