Protokoll der 15. Sitzung des Vorstands vom 14. März 2023

Anwesend: Adrian Keller, Luis Reißenweber, Tobias Deeg, Nicoletta Pütz, Jens Bausch, Yannik Enss, Jan Wohlfarth, Max Ferber, An Tang, Davis Riedel

Abwesend: Sophia Apostolidis, Lisa Döbereiner, Betül Özdemir, Sascha Gruber, Elisé Wamen, Laura Hamade, Jan Koppenhagen, Ivo Dujmovic

Gäste (ggf. anonymisiert): Ali (ISAK), Saeidh (ISAK), Robin Otto-Tutti, Sarah, Lennard (FSMI), Jocelyn (zukünftige HSG „Lernreise“)

Protokoll von: Tobias

Beginn: 13:30 Uhr Ende: 16:19 Uhr

Veröffentlicht am: 14.09.2023

• TOP 1 – Wahlen
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 – Vorgehen für angebotene neue Räumlichkeiten
• TOP 9 – PayPal
• TOP 10 – Post
• TOP 11 – Varia

Keine Wahlen

Lennard

FSMI hat nen Antrag zur Erstattung von Raumkosten gekriegt, ist aber ne Fachschaft. AServ blickt mal wieder den Unterschied nicht…

Sarah

1. Der neue Container ist undicht.
2. Das Fenster im Beratungsraum ist bisschen komisch - achtet darauf
3. Idee: Schallschutz fürs Beratungszimmer
4. Idee: Wir brauchen Regenschirme oder einen Tunnel zum Audimax
5. Design: Wir brauchen ein Corporate Design

Davis kümmert sich um ein „Corperate Design“. Bauliche Maßnahmen hat Adrian auf der Liste. Das Unifest-Referat und eventuell WiseUp kümmern sich um AServ - wir nehmen das mit ins JourFixe mit dem KIT-Präsidium.

Folgende Protokolle wurden von allen gelesen und können in dieser Form veröffentlicht werden:

• 17. Januar 2023
• 24. Januar 2023

In folgenden Protokollen sind noch FIXMEs zu ergänzen:

• 31. Januar 2023

• Adrian
• Nico

• 07. Februar 2023

• Tobi
• Adrian
• Yannik

• 14. Februar 2023

• Tobi

Die Schließdienste werden in der vorlaufenden Schließdienstliste eingetragen.

Die Liste der Referatsberichte wird aktualisiert und die Berichte für die nächsten StuPa-Sitzungen werden mit Referaten besetzt.

Satzungen in Kraft
Das KIT hat am Donnerstag endlich die Änderungssatzung zur Organisationssatzung und zur Wahl-und Abstimmungsordnung von Anfang Dezember und die Fachschaftsordnungen von MachCIW und ChemBio bekanntgemacht. Sie sind dementsprechend seit Freitag in Kraft.

Der Haushalt 15/16 ist jetzt entlastet.

Am 27.03. sollen der Haushalt und noch zwei weitere FS-Satzungen freigegeben werden.

Haushaltsplan 2023
Unser Haushaltsplan wird am 27. März im KIT-Präsidium beraten und voraussichtlich beschlossen.
Damit dürfte dem Inkrafttreten zum 1. April nichts im Wege stehen.
An dem Tag liegen auch die Fachschaftsordnungen GeistSoz & BGU zur Genehmigung vor.

Bericht EPICUR
Am Wochenende fand das halbjährliche Treffen des EPICUR Student Councils statt. Das Leitmotiv der Veranstaltung war: „How to shape the EPICUR Community“. Es wurde daher über die Vision und Ziele der EPICUR University gesprochen und studentische Belange herausgearbeitet. Diese sollen jetzt im Laufe des Jahres als Argumentationsgrundlage in die einzelnen EPICUR-Komitees getragen werden.

Abgesagte Klausur in Mathe
Klausur Elementare Geometrie wurde relativ kurzfristig abgesagt ohne Alternative. Fachschaft Mathe versucht sich für Studis einzusetzen.

Brandschutzhelferlehrgang
Der erste Lehrgang hat stattgefunden - es war wohl ein großer Erfolg

JW

Reisekostenerstattung des nächsten EPICUR Meetings in Amsterdam an dem An und ich das KIT repräsentieren werde. Die Kosten werden nach Rechnungsstellung vom AStA an das KIT im nachhinein wieder zurückerstattet.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1.300 € für das Außenreferat für Reisekosten für das EPICUR-Meeting in Amsterdam 2023 aus dem Haushalt frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

FS Archi hat entdeckt, dass sie einen Haushalt haben!

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1200 € für Faschaftskleidung aus dem Haushalt der FS Archi frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Nele/Yannik

Für unser Schließsystem hätten wir gerne Gastkarten und die Möglichkeit zur Personalisierung solcher.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1100 € für Gastkarten und einen Kartendrucker für das AStA-Schließsystem frei.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Luis

Rechnungen für Rechtsberatung

Abstimmung: Der Vorstand gibt 6.247,50 € für die anwaltlichen Beratungsgespräche frei.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Gäste

Es soll am 18. März ein traditionelles iranisches Fest organisiert werden. Programm umfasst Vorträge und Musik von einer studentischen Band.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 400€ an Zuschüssen für die Veranstaltung eines Fests am 18.03.2023 für die HSG ISAK frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Robin Otto-Tutti

Geld für Flyer - 750 Flyer gedruckt in der AStA-Druckerei

Abstimmung: Der Vorstand gibt 100€ für 750 Flyer für die HSG Founders Club frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Hier werden Themen festgehalten, die vom Pressereferat beworben werden sollen.

Siehe auch Social-Media-Redaktionsplan 2023

AKK-Ball am 22.04. - Der AStA verkauft Tickets

Adrian

Nachdem wir letzte Woche die Räumlichkeiten besichtigt haben, müssen wir einen Prozess aufsetzen, um darüber zu entscheiden, ob wir die Räumlichkeiten nehmen und wie wir sie dann genau nutzen wollen, damit wir entsprechend alles für einen Umzug und eine korrekte Ausstattung der Räume vorbereiten können.

Stakeholder

• AStA
• Personal
  • Iris & Martin
  • Theke
  • weiteres Personal (außer Druckereipersonal)
• Organe & Gremien
  • StuPa-Präsidium
  • FSK-Präsidium
  • Ältestenrat
  • Wahlausschuss
  • Vergabekommission der Notlagenhilfe
  • Finanzausschuss
  • Senat
  • weitere Gremien (z.B. runder Tisch d. Nachhaltigkeit - Wer tagt sonst noch im Container?)
• FestKo (über Unifest-Referat)
• Sumpf (besonders Benni, Sarah, Julia, Daniel)
• Getränkebeauftragte
• Verleihbeauftragter
• Admins (über IT-Referat)

Herangehensweise Feedback

• alle: Möglichkeit Feedback zu schicken über Webformular
• AStA: direktes Feedback über Sitzung
• Personal: Gesprächstermine (getrennte Iris & Martin, Theke und weiteres Personal)
• alle anderen: Gesprächsangebot bei Bedarf

Zeitplan

1. AStA-Sitzung am 14.03.: Bericht aktueller Stand, Vorstellung Herangehensweise
2. 15.03. bis 05.04.: Sammlung von Feedback (3 Wochen)
3. Diskussion mit IM und StW über die konkreten Räume
4. Erstellung einer Diskussionsgrundlage
   1. Verteilung der Räume zwischen Büro Engesserstr. 4 und Mensa
   2. Möglicher Grundriss der beiden Räumlichkeiten
   3. Übergangslösung Container statt Mensa
5. 18.04.: Diskussion AStA-Sitzung vor Weitergabe für weiteres Feedback
6. 19.04. bis 03.05.: Sammlung der Meinung zum Umzug auf Grundlage eines konkreten Modells (2 Wochen)
   1. Angebotene Räumlichkeiten nehmen?
   2. Was muss an der vorgeschlagenen Raumzuteilung geändert werden?
7. bis 07.06.: auf Grundlage des Feedbacks Konzept anpassen
8. 08.05. - 12.05.: Entscheidung AStA-Sitzung Annahme der Räumlichkeiten
9. bis Ende Mai: 3. Iteration Feedback (Umfang abhängig von Feedback aus 2. Iteration und Änderungsbedarf)
10. Juni: Beschluss fertiges Konzept
11. Zeitplan Umzug & konkrete Planung Umzug
12. Q3 2023: Kleinrenovierung der Räume
13. Feststellung Bedarf Möbel & Co ⇒ Nachtragshaushalt
14. Q4 2023: Umzug

Fragebogen zu Räumlichkeiten

Bedürfnisse ausgehend von der aktuellen Situation
1. Wenn du die jetzige Situation betrachtest: Was fehlt auf jeden Fall um deiner Arbeit gut nachgehen zu können? (Technische Ausstattung, Raumaufteilung, etc.)
2. Wenn du die jetzige Situation betrachtest: Was findest du gut, würdest du gerne in neuen Räumlichkeiten weiterführen wollen?

Anforderungen an deinen Arbeitsplatz
3. Was ist dir für deinen Arbeitsplatz wichtig?
4. Welche Arbeitsform ist für deine Arbeit prinzipiell denkbar? (Großraumbüro/Einzelbüro, Stillarbeit/Gespräche, Raum für vertrauliche Gespräche etc.)
5. Was brauchst du an Einrichtungsgegenständen um deiner Arbeit nachgehen zu können? (Schreibtisch, Stuhl etc.)
6. Benötigst du Stauraum? (muss dieser abschließbar sein?, direkt am Arbeitsplatz/kann auch woanders im Büro sein)
7. Was brauchst du an technischer Ausstattung um deiner Arbeit nachgehen zu können? (direkt am Arbeitsplatz/kann auch woanders im Büro sein)

allgemeine Anforderungen an die Büroräume
8. Was ist dir generell für die Büroräume wichtig?
9. Welche Anforderungen hast du neben deinem Arbeitsplatz an die Büroräumlichkeiten? (Klo und fließendes Wasser sind bereits eingeplant.)
10. Was ist dir generell wichtig für die Arbeitsatmosphäre?

weitere Anmerkungen
11. Was möchtest du uns sonst noch mitgeben.

Diskussion:

Ablaufplan gut
Barrierefreiheit ist ein Problem

— Adrian kümmert sich um die Umsetzung der Punkte 2 bis 5 des Zeitplans auf Grundlage des besprochenen Fragebogens. —

Luis & Adrian

Immer weniger Lieferanten akzeptieren Bestellungen auf Rechnung. Das erzeugt bei der Beschaffung einen großen Overhead und gerade bei Iris viel Aufwand den man sich sparen könnte. Deshalb würden wir ein PayPal-Konto erstellen (Geschäftskonto mit Verwaltungskonditionen) und das ausschließlich für Zahlungen nutzen. Somit können wir auch bei Lieferanten bestellen die Zahlung per PayPal anbieten.

Uns entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten.

Das KIT als Rechtsaufsicht wird darüber informiert. Sollten dabei wider Erwarten Bedenken auftauchen, wird darüber in der Sitzung informiert.

Abstimmung:
Die Verfasste Studierendenschaft legt sich ein PayPal-Geschäftskonto mit Verwaltungskonditionen an. Das Konto wird ausschließlich für ausgehendeZahlungen verwendet.
Ergebnis:
7/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Yannik

Wir stellen unser Telefonsystem auf Selbstverwaltung um. Aktuell haben wir KIT-Telefonnummern. Das KIT-System kann pro Telefon eine Nummer und sonst nix. Das können wir in Zukunft ändern.

Pro Telefon zahlen wir im Monat 5€ pro Telefon. Mit dem neuen System können wir da einsparen.

Vorschlag von Yannik: Wir behalten unsere Faxnummer und die 48460, der Rest wird abgeschafft.

Vorschlag Adrian: Lass mal übergangsweise die Nummer der Druckerei behalten. Schlau wäre, eine neue Nummer zu kommunizieren und übergangsweise weiterzuleiten.

Prinzipiell steht der Vorstand hinter dem Vorschlag, vom KIT-Telefon wegzukommen.

— Yannik quatscht nochmal mit der KIT-Telefonabteilung und informiert uns über die Entwicklungen. —

Programm für AKK 90 - Tobi antwortet

Stadtjugendausschuss - Studis helfen Schülern - Karten werden ausgelegt, Plakat wird aufgehängt, eine Story auf Insta geht raus.
Diskussion:
Meinung: Zweifel daran weil „Stellenauschreibung“.
Gegenmeinung: Einige sind dafür weil es ehrenamtlich ist.
Meinung: 12/h Euro die Stunde kann man nicht als Ehrenamtlich bezeichnen
Gegenmeinung: AStA erhält auch teilweise Ehrenamtsentschädigung, sind wir deswegen auch nicht ehrenamtlich?

Preis für herausragendes Engegement - Macht euch Gedanken wer das kriegen soll!

Photoloabor - Luis kümmert sich

Yannik liest die Metrowerbung und informiert den Vorstand der Verfassten Studierendenschaft ausführlich über die eingebrachten Angebote

An
An tritt am 31. Mai vom Sozialreferat und zur nächsten Sitzung vom Amt der Ombudsperson zurück. Potentielle Nachfolger wurden gefunden, die Einarbeitung läuft, das StuPa wird zeitnah einen entsprechenden Wahlvorschlag erhalten.