Geschäftsordnung des Vorstands
Text der Geschäftsordnung
Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) hat
sich am 20.10.2021 folgende Geschäftsordnung gegeben gemäß § 19 Absatz 5 der
Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie
(KIT) in der Fassung vom 19.01.2024
Die Geschäftsordnung wurde zuletzt am 13.08.2024 geändert.
Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form
verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person
selbst.
Kapitel I: Allgemeines
§ 1 Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand und seine Referate.
(2) Die Geschäftsordnung regelt Grundsätze für die Organisation des Vorstands und der Referate,
die Zusammenarbeit der Referate und mit anderen Organen der Verfassten Studierendenschaft und
die Sitzungen des Vorstands.
(3) Die Geschäftsordnung kann vom Vorstand mit absoluter Mehrheit geändert werden. Änderungen
der Geschäftsordnungen müssen mindestens 3 Tage vorher angekündigt werden. Dabei müssen alle
wesentlichen Änderungsvorschläge vorliegen. Abweichend davon sind Änderungen auf der ersten
Sitzung einer Amtszeit zulässig.
§ 2 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Geschäftsordnung gilt
1. als Vorsitz die Vorsitzende und sofern vorhanden die stellvertretende Vorsitzende,
2. als Referentin ein Mitglied des Vorstands.
§ 3 Anwendung der Geschäftsordnung
(1) Dem Vorsitz obliegt innerhalb des Vorstands die Zuständigkeit für die Klärung wesentlicher
Fragen zur Einhaltung der Geschäftsordnung. Im Zweifel entscheidet der Vorstand über die
Auslegung.
(2) Verstöße sind in der Sitzung des Vorstands zu behandeln.
(3) Im Einzelfall kann von der Geschäftsordnung abgewichen werden, wenn mindestens zwei
Drittel der Mitglieder des Vorstands zustimmen. Dies gilt nicht wenn damit Wahlen oder
Abstimmungen mit festgelegtem Quorum umgangen werden oder die Regelungen in § 1 Abs. 3
sowie § 7a betroffen sind.
Kapitel II: Arbeitsweise des Vorstands
§ 4 Referentinnen
Die Referentinnen haben ihre Aufgaben so wahrzunehmen, dass die Funktionsfähigkeit des
Vorstands gewährleistet ist und sich nach außen ein einheitliches Erscheinungsbild ergibt.
§ 5 Stellvertretung
Ist die Vorsitzende verhindert, so vertritt sie gemäß § 20 Abs. 4 S. 2 der Organisationssatzung die
stellvertretende Vorsitzende. Aufgrund von § 20 Abs. 4 S. 4 der Organisationssatzung wird
abweichend festgelegt, dass im Falle der Verhinderung oder des Nichtvorhandenseins der
stellvertretenden Vorsitzenden die Geschäfte des Vorstands durch die Referentin geführt werden, die
nach § 41c der Organisationssatzung zuerst kommt.
§ 6 Verteilung der Geschäfte im Vorstand
(1) Der Geschäftsbereich der einzelnen Referate ergibt sich in den Grundzügen aus der
Referatsstruktur des Vorstands.
(2) Die Verteilung der Aufgaben wird in einer Geschäftsverteilung festgelegt, die zu veröffentlichen
ist.
(3) Bei Überschneidungen im Geschäftsbereich und sich daraus ergebenden Unklarheiten zur
Zuständigkeit entscheidet der Vorsitz.
(4) In Angelegenheiten, die die Geschäftsbereiche mehrerer Referate berühren, arbeiten diese
zusammen. Für die Angelegenheit verantwortlich ist das Referat, das nach Geschäftsverteilung
überwiegend zuständig oder im Einzelfall bestimmt worden ist.
(5) Für die Vertretung der Studierendenschaft in der landesweiten Vertretung der
Studierendenschaften nach § 65a Abs. 8 LHG ist das Referat Äußeres und Hochschulpolitik
verantwortlich. Alle Mitglieder des Referats sind qua Amt vertretungsberechtigt und für die Dauer
ihrer Amtszeit zu den Sitzungen entsandt. Die hauptverantwortliche Referentin in dem Referat legt
für einzelne Sitzungen die Stimmenführung fest.
(6) Aufgrund von § 7 der Hochschulgruppenordnung delegiert der Vorstand auf die Mitglieder des
Hochschulgruppenreferats seine Kompetenzen der Hochschulgruppenordnung. Die Festlegung des
konkreten Umfangs der Förderung der Hochschulgruppen nach § 1 Abs. 1 S. 6 erfolgt durch die
hauptverantwortliche Referentin im Hochschulgruppenreferat im Rahmen von Beschlüssen des
Vorstands.
§ 7 Aufgaben des Vorsitz
(1) Der Vorsitz leitet die Geschäfte des Vorstands nach Maßgabe der Gesetze, Satzungen, dieser
Geschäftsordnung, sowie der Beschlüsse des Studierendenparlaments, des geschäftsführenden
Vorstands und des Vorstands.
(2) Der Vorsitz koordiniert die Arbeit des Vorstands und legt die Grundsätze der Arbeit des
Vorstands fest. Diese sind durch die Referate selbständig und unter eigener Verantwortung zu
verwirklichen.
§ 7a Ombudspersonen
(1) Der Vorstand wählt aus seiner Mitte für die Dauer seiner Amtszeit 2 Ombudspersonen.
Mindestens eine der beiden Ombudspersonen muss eine nicht-männliche Person sein. Die
Vorsitzende und ihre Stellvertreterin dürfen nicht zugleich Ombudsperson sein.
(2) Die Ombudspersonen stehen den Vorstandsmitgliedern und dem Personal der Verfassten
Studierendenschaft und des Studierenden Service Verein Karlsruhe e.V. bei Problemen und
Streitigkeiten als Ansprechpersonen zur Verfügung. Sie haben über ihnen anvertraute
Angelegenheiten die Vertraulichkeit zu wahren.
§ 8 Beteiligung
Bei allen Angelegenheiten, die den Geschäftsbereich von Referaten maßgeblich berühren, sollen die
betroffenen Referate beteiligt werden.
§ 9 Zusammenarbeit mit anderen Organen; Anfragen
(1) Das Innenreferat berichtet dem Studierendenparlament, der Fachschaftenkonferenz und der
Vollversammlung über die Arbeit des Vorstands. Ergeben sich daraus Nachfragen oder allgemein
Fragen im Verlauf der Sitzungen, werden diese in der Regel durch das Innenreferat oder alternativ
durch das federführende Referat beantwortet. Ist eine Beantwortung aufgrund mangelnder
Informationen nicht möglich, hat das Innenreferat die Frage bei der nächsten Sitzung zu
beantworten und bis dahin die Informationen zu beschaffen.
(2) Das Innenreferat vertritt den Vorstand gegenüber dem Ältestenrat.
Kapitel III: Sitzungen des Vorstands
§ 10 Verhandlungsgegenstände
(1) Dem Vorstand sind zur Beratung und Beschlussfassung zu unterbreiten alle Angelegenheiten
von allgemeiner oder langfristiger Bedeutung, die nicht explizit zu den Aufgaben des
geschäftsführenden Vorstands gehören, insbesondere
a) alle Angelegenheiten, für die Gesetze oder Satzungen dieses vorschreiben,
b) Anträge des Vorstands an das Studierendenparlament,
c) der Haushaltsplan und
d) alle Personalentscheidungen (insbesondere Einstellungen, Entlassungen und Eingruppierung), die
Mitarbeitende der Verfassten Studierendenschaft betreffen, die keine Referentinnen sind, mit
Ausnahme der Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt.
(3) Alle Angelegenheiten, die dem Vorstand unterbreitet werden, sollen vorher zwischen den
beteiligten Referaten beraten werden, sofern nicht im Einzelfalle die Dringlichkeit der Entscheidung
eine Ausnahme notwendig macht.
(4) Der Vorstand ist aus den Referaten über Vorgänge, Maßnahmen und Vorhaben zu unterrichten,
die für den Vorstand von allgemeiner Bedeutung sind.
§ 11 Einberufung
(1) Der Vorstand legt die Termine seiner Sitzungen fest. Abweichend davon kann der Vorsitz
außerordentliche Sitzungen einberufen. Die Entscheidung zur Einberufung außerordentlicher
Sitzungen ist dem Vorstand unmittelbar, jedoch mindestens 24 Stunden im Voraus, mitzuteilen. Von
dieser Frist ausgenommen sind Sitzungen, die unmittelbar im Anschluss an die Wahl eines
Vorstands durchgeführt werden.
(2) Die Sitzungen werden durch das Innenreferat eingeladen. Das Innenreferat kann mit
Einverständnis der Person die Verantwortlichkeit für die Sitzungseinladungen des Vorstands an ein
anderes Mitglied des Vorstands übertragen. Auf diese Person gehen in dem Fall die Rechte und
Verantwortlichkeiten über, die diese Geschäftsordnung dem Innenreferat im Bezug auf
Sitzungseinladungen überträgt. Das Innenreferat entscheidet nach eigenem Ermessen über die
Rücknahme der Übertragung.
Die Einladung zu Sitzungen des Vorstands erfolgt
1. für vom Vorstand gemäß Absatz 1 festgelegte Sitzungen durch eine dauerhafte
Mitteilung auf der AStA-Website oder für den Fall, dass das nicht möglich ist in einer
anderen dafür geeigneten Form; die für Sitzungseinladungen zuständige Referentin soll am
Vortag der Sitzung eine Erinnerung mindestens an die Mitglieder des Vorstands, die
Mitglieder des Studierendenparlaments und die Fachschaften versenden und dabei die
vorläufige Tagesordnung mitteilen.
2. für außerordentliche Sitzungen am Vortag der Sitzung unter Beifügung einer vorläufigen
Tagesordnung.
(3) Anträge von Referentinnen und der Beauftragten für den Haushalt müssen beraten werden. Neue
Tagesordnungspunkte werden, wenn kein Mitglied des Vorstands widerspricht, aufgenommen.
Widerspricht ein Mitglied des Vorstands der Aufnahme, entscheiden die anwesenden Mitglieder des
Vorstands im Rahmen der Sitzung mit einfacher Mehrheit über die Aufnahme des
Tagesordnungspunkts.
Beschlussfassungen zu folgenden Themen dürfen auf einer Sitzung nur dann getroffen werden,
wenn das Thema in der Erinnerung nach Abs. 2 S. 5 Nr. 1 Hs. 2 angekündigt wird:
1. Wahlen
2. Haushaltsentwürfe
3. Jahresrechnungen
4. Neufassung von Satzungen
5. Personaleinstellungen und -entlassungen
(4) Die Sitzungen finden unter der Leitung des Vorsitz oder der jeweiligen Vertretung statt. Die bei
der Sitzung anwesenden Mitglieder des Vorstands können davon abweichend ein anderes Mitglied
des Vorstands zur Leitung der laufenden Sitzung bestimmen. Für die Protokollführung wird eine
Person durch die Sitzungsleitung bestimmt.
(5) Der Vorstand tagt in der Regel öffentlich. Der Vorstand kann Teile der Sitzung bei Vorlage eines
wichtigen Grundes unter Ausschluss der Öffentlichkeit beraten. Das Protokoll zu diesen Teilen der
Sitzung ist entweder nicht oder nur beschränkt zu veröffentlichen.
(6) Die Protokollführung trägt bei Berichten nur die Namen der Referentin und den Titel der
Berichte ein. Die jeweilige Referentin reicht ihren Bericht vorher oder im Nachhinein in Textform
ein.
(7) Protokolle werden nach Fertigstellung durch den Vorstand genehmigt und anschließend durch
das Innenreferat veröffentlicht.
§ 12 Beschlüsse
(1) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in seiner Sitzung mit einfacher Mehrheit. Bei
Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorsitzenden.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde. Ist eine
Sitzung nicht ordnungsgemäß eingeladen worden ist sie zu schließen und neu einzuladen. Eine nicht
ordnungsgemäß eingeladene Sitzung kann durch den Vorstand mit der Mehrheit von Zwei Dritteln
aller Vorstandsmitglieder für beschlussfähig erklärt werden.
(3) Beschlüsse des Vorstands werden durch die Protokollführung an die zuständigen Referate und
Mitarbeitenden weitergeleitet. Insbesondere werden Beschlüsse zu Finanzen an das Finanzreferat
und die Beauftragte für den Haushalt und Beschlüsse die andere Organe der Verfassten
Studierendenschaft betreffen an das Innenreferat geschickt. Bestehen Zweifel an der Zuordnung
eines Beschlusses, ist der Beschluss dem Vorsitz zuzuleiten.
(4) Die Vertretung von Beschlüssen des Vorstands hat einheitlich zu erfolgen, auch wenn einzelne
Referentinnen anderer Auffassung sein sollten. Gegen die Auffassung des Vorstands zu wirken, ist
den Referentinnen nicht gestattet.
§ 13 Wahlen
(1) Der Vorstand wählt insbesondere
1. eine stellvertretende Vorsitzende des Vorstands nach § 20 Abs. 4 S. 2 der
Organisationssatzung,
2. eine stellvertretende Finanzreferentin nach § 3 Abs. 4 S. 1 der Finanzordnung,
3. die weiteren Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands nach § 20a Abs. 2 S. 1 Nr. 5 der
Organisationssatzung,
4. eine Vertreterin im KIT-Senat nach § 19 Abs. 3 der Organisationssatzung und
5. eine Satzungsreferentin nach § 41b Abs. 3 der Organisationssatzung.
(2) Als weitere Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands nach § 20a Abs. 2 S. 1 Nr. 5 der
Organisationssatzung werden Mitglieder gewählt, die in besonderer Weise außerhalb ihres Referats
allgemeine Aufgaben im Vorstand übernehmen. Kandidaturen für den geschäftsführenden Vorstand
müssen dem Vorstand am Tag zuvor bekanntgegeben werden, sie sollen spätestens am vorletzten
Tag vor der Sitzung dem geschäftsführenden Vorstand und dem Innenreferat angezeigt werden.
(3) Beantragt ein Mitglied des Vorstands oder eine zu der Wahl vorgeschlagene Person eine
geheime Wahl, so ist dem Antrag stattzugeben. Alle Mitglieder des Vorstands haben
Vorschlagsrecht.
(4) Jedes Vorstandsmitglied hat so viele Stimmen, wie Ämter zu besetzen sind, jedoch höchstens so
viele wie Personen zur Wahl stehen. Die Stimmen können beliebig kumuliert werden. Im ersten
Wahlgang ist für eine Wahl eine absolute Mehrheit erforderlich. Sind nach dem ersten Wahlgang
noch Personen zu wählen, erfolgt ein zweiter Wahlgang statt. In diesem wird für jede Person mit Ja
oder Nein gestimmt. Gewählt sind die Kandidierenden mit den höchsten Stimmzahlen, die mehr Ja-
als Nein-Stimmen erhalten haben. Bei nicht eindeutigem Ergebnis findet unter den Kandierenden an
der Schwelle eine Stichwahl statt. Bei erneuter Stimmengleichheit entscheidet das Los.
(5) Nach einer Wahl haben alle Gewählten die Annahme der Wahl zu erklären. Mit der Annahme
der Wahl beginnt die Amtszeit. Lehnt eine gewählte Person die Annahme ab, so wird die
entsprechende Wahl wieder aufgenommen.
(6) Amtszeiten der Funktionen nach Abs. 1 endet mit der Vorstandsamtszeit. Andere durch den
Vorstand gewählte Funktionen enden mit dem Ausscheiden aus dem Vorstand. Eine unmittelbare
Wiederwahl in den Vorstand gilt nicht als Ausscheiden im Sinne des S. 2.
Kapitel IV: Arbeitsweise der Referate
§ 14 Verteilung der Aufgaben innerhalb eines Referats
(1) Die hauptverantwortliche Referentin ist für die Arbeit innerhalb des Referats verantwortlich und
koordiniert dessen Arbeit. Sie vertritt das Referat gegenüber dem Vorsitz und dem
geschäftsführenden Vorstand. Sie ist innerhalb und außerhalb des Vorstands zentrale
Ansprechperson bei Fragen, die ihr Referat betreffen.
§ 15 Umlaufbeschlüsse
(1) Der Vorsitz kann eine Umlaufabstimmung herbeiführen, falls dringende Gründe dies erfordern.
(2) Soweit in dieser GO nichts abweichendes geregelt ist sind die Vorschriften des §40a Abs. 5
anzuwenden.
(3) Auf Antrag von min. zwei Referentinnen ist der Vorsitz verpflichtet innerhalb von 12 Stunden
eine Umlaufabstimmung herbeizuführen. Sollte er dem nicht nachkommen kann eine der
Antragstellerinnen die Umlaufabstimmung herbeiführen.
(4) Die Abstimmung erfolgt über die Messenger-Gruppe des Vorstands, soweit vorhanden, falls
gewährleistet ist dass alle Vorstandsmitglieder an dieser teilnehmen können. Sonst erfolgt die
Abstimmung per E-Mail.
(5) Die Frist beträgt in der Regel 24 Stunden. Abweichungen nach unten sind nur zulässig falls der
Zweck der Abstimmung anderweitig gefährdet ist.
Geschäftsordnung des geschäftsführenden Vorstands
§ 1 Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für den geschäftsführenden Vorstand als Ergänzung zur Geschäftsordnung des Vorstands.
(2) Sofern in dieser Geschäftsordnung keine abweichenden Regelungen getroffen wurden, finden die Bestimmungen der Geschäftsordnung des Vorstands entsprechend Anwendung.
(3) Diese Geschäftsordnung gilt über das Ende der Amtszeit hinaus bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.
§ 2 Sitzungen
(1) Der geschäftsführende Vorstand tagt während einer laufenden Vorstandssitzung. Die Vorsitzende legt die Sitzungstermine unter Berücksichtigung von S. 1 fest. Auf Antrag eines Mitglieds des geschäftsführenden Vorstands ist zum nächstmöglichen Termin eine Sitzung anzusetzen.
(2) Die Sitzungen werden durch die Vorsitzende einberufen. Die Einladung erfolgt am Vortag der Sitzung unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung und wird an alle Mitglieder des Vorstands gesendet. Die Vorsitzende legt die vorläufige Tagesordnung fest. § 12 Abs. 2 S. 3 der Geschäftsordnung des Vorstands findet auf den geschäftsführenden Vorstand keine Anwendung.
(3) Die Beratungen des geschäftsführenden Vorstands werden im Protokoll der Sitzung des Vorstands dokumentiert. Für die Genehmigung und Veröffentlichung der Protokolle gilt das Verfahren des Vorstands.
§ 3 Mitwirkung der Mitglieder des Vorstands
(1) Der geschäftsführende Vorstand lässt sich bei seiner Arbeit vom Vorstand beraten.
(2) Mitglieder des Vorstands haben bei Sitzungen des geschäftsführenden Vorstands mit Ausnahme des Stimmrechts die gleichen Rechte wie Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands.
(3) Vor Umlaufverfahren des geschäftsführenden Vorstands sollen die Mitglieder des Vorstands Gelegenheit zur Beratung haben.
§ 4 Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt
Für die Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt nach § 65b Abs. 2 S. 1 LHG ist die Zustimmung einer absoluten Mehrheit der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands erforderlich.
ergänzende Dokumente
Geschäftsverteilung
Bekanntmachungen des Vorsitz