Protokoll der 17. Sitzung des Vorstands vom 04. April 2023

Anwesend: Adrian Keller, Luis Reißenweber, Tobias Deeg, Jan Wohlfarth, Max Ferber, Davis Riedel, Ivo Dujmovic, Yannik Enss

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft am KIT besteht derzeit aus den folgenden Personen. Personen, die nicht als „anwesend“ geführt werden, waren in der protokollierten Sitzung abwesend:

Adrian Keller, Luis Reißenweber, Tobias Deeg, Sophia Apostolidis, An Tang, Lisa Döbereiner, Betül Özdemir, Sascha Gruber, Elisé Wamen, Laura Hamade, Jan Wohlfarth, Max Ferber, Davis Riedel, Jan Koppenhagen, Ivo Dujmovic, Nicoletta Pütz, Jens Bausch, Yannik Enss

Gäste (ggf. anonymisiert): Romy Schubert, Markus Magarin, Daniel Hunyar, Daniel Wurche, Iris Daferner

Protokoll von: Tobias

Beginn: 13:30 Uhr Ende: 17:17 Uhr

Veröffentlicht am: 14.09.2023

• TOP 1 – Wahlen
• 1.1 Ombudsperson
• 1.2 Kulturausschuss
• 1.3 Ehrenkommission
• TOP 2 – Gäste
• TOP 3 – Protokolle
• TOP 4 – Schließdienst
• TOP 5 – Berichte
• TOP 6 – Finanzanträge
• TOP 7 – Social Media
• TOP 8 – Verfahren zu Jahresrechnungen
• TOP 9 – Schließdienste
• TOP 10 – Sitzungstermin im Sommersemester
• TOP 11 – Klausurtagung
• TOP 12 – Papierloser AStA
• TOP 13 – Tanzturnier Westflügel
• TOP 14 – Filmvorführung im Rahmen des VS-Jubiläums
• TOP 15 – Themen für nächstes Jour fixe mit dem KIT-Präsidium am 3. Mai
• TOP 16 – Post
• TOP 17 – Varia

1.1 - Ombudsperson

Keine Vorschläge

1.2 - Kulturausschuss

Adrian schlägt Jens Bausch als ordentliches Mitglied und Jan Wolfarth als Stellvertreter vor

Tobi schlägt eine En-Bloc-Wahl vor. Keine Widerrede.

Antrag: Der Vorstand wählt Jens Bausch als ordentliches (beratendes) Mitglied und Jan Wolfarth als Stellvertreter für den Kulturausschuss der Stadt Karlsruhe.

Ergebniss: 8/0/0 (Ja/Nein/Enthaltung)

1.3 - Ehrenkommission

Keine Vorschläge

Siehe Finanzanträge

Folgende Protokolle wurden von allen gelesen und können in dieser Form veröffentlicht werden:

• 17. Januar 2023  - Tobi fügt seine FIXMEs beim Veröffentlichen ein
• 24. Januar 2023
• 31. Januar 2023

Die Schließdienste werden in der vorlaufenden Schließdienstliste eingetragen.

Die Liste der Referatsberichte wird aktualisiert und die Berichte für die nächsten StuPa-Sitzungen werden mit Referaten besetzt.

Ende HHJ 22/23
Das HHJ 22/23 konnte trotz krankem Personal gut zu Ende gebracht werden.
Wir haben in diesem Haushaltsjahr einen neuen Rekord an Vorgängen abgearbeitet und gleichzeitig so wenig noch offene Vorgänge wie noch nie. Darauf sind wir stolz.
Die Bücher werden erst Ende April endgültig geschlossen. Wir rechnen bei Schließung der Bücher mit ca. 340 T€ Einnahmen und ca. 440 T€ Ausgaben, also einem Finanzierungssaldo von -100 T€.
Das führt voraussichtlich zu ca. 310 T€ an Restmitteln & Rücklage.
Bei den Ausgaben, die wir hatten, wären 220 T€ zulässig. Wir haben also noch ca. 90 T€ zu viel und es ist damit zu rechnen, dass wir diese erfolgreich in einem Jahr abgebaut haben werden.

Haushalt 23/24 in Kraft
Der Haushalt 23/24 ist pünktlich in Kraft getreten.
Wir können ihn dementsprechend bewirtschaften.

Der Dank geht raus an alle Beteiligten.

digitale Zeiterfassung
Es ist nun April. Damit sind alle Beschäftigten von VS und SSV verpflichtet ihre Arbeitszeiten über eine Web-App zu erfassen. Damit haben Personalverantwortliche einen zentralen Zugriff auf die Arbeitzeiten und können unmittelbar den Überblick behalten.

Tag der offenen Tür bei den Grünen
Wir waren beim Tag der offenen Tür bei den Grünen. Es gab einen guten Austausch mit der Bundesabgeordneten Zoe Meyer und dem Landtagsabgeordneten Alexander Salomon. Wir konnten einige studienspezifische Probleme ansprechen, wie Studiengebühren, Mobilität und studentisches Wohnen. Im Zuge dessen haben wir auch ein persönliches Gespräch mit Frau Meyer initiiert, zudem alle studentischen Vertreter*innen der Karlsruher Hochschulen geladen wurden.

Adrian

Ich habe ein paar Finanzanträge fürs neue Haushaltsjahr gesammelt.

Zum einen wollten wir au den Mitteln des AKK die KonGeoS finanziell unterstützen.
Die Mittel wurden im HHP eingeplant.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 1.500 € für die Teilfinanzierung von der Anmietung von Sanitärcontainern für die KonGeoS Karlsruhe 2023 aus den Mitteln des AKK frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Außerdem benötigt die Vergabekommission der Notlagenhilfe dringend einen Schrank um ihre besonders vertraulichen Unterlagen zu lagern.
Geplant ist die Anschaffung eines Schranks mit 4 unabhängig voneinander abschließbaren Teilen fürs Archiv.
Die Vergabkommission soll 2 Teile bekommen, die anderen beiden Teile sind für Personalunterlagen und das Sozialreferat vorgesehen.
Die Mittel wurden im HHP eingeplant.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 300 € an Investitionsmitteln für die Anschaffung eines abschließbaren Schranks für die Archivierung besonders sensibler Unterlagen frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Jens

Die Pavillons sind deutlich zu klein für mein Ego. Deshalb benötigen wir dringen 2 Zelte (10m x 5m) dass ich mich endlich artgerecht ausbreiten kann.

Die Zelte sind notwendig, um das Unifest, den Verleihpool und Veranstaltungen der VS allgemein effektiv zu unterstützen. Die Ausgabe ist von langer Hand geplant, der Bedarf ist auch durch den Ausfall alter Zelte entstanden und aus Erfahrungswerten gut begründet.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 2500 € für Zelte mit Euroboxen für die Aufbewahrung aus dem Haushaltstitel 01.812.03 Investitionen Material frei.
Ergebnis: 7/1/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Tobi

Ich würd die Leute beim Pokerabend nachher gern verpflegen, weil Essen nützlich ist, um nicht zu verhungern. Weil ich nicht genau weiß wie viele Leute kommen würd ich bei der Freigabe mal auf maximal zwei Familienpizzen gehen.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 50 € für die Verpflegung beim Teambuilding-Pokerabend des AStA am 04.04.2023 frei.
Ergebnis: 6/0/2 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Romy

„Wir wollen eine Lernreise machen und verschiedene Schulen besuchen, um ein bisschen Praxisbezug ins Lehramt zu bringen.

Kosten entstehen für Reisekosten, Verpflegung“

Diskussion: Wie kriegen wir es hin, hier Wissenstransfer herzustellen, damit die Studierendenschaft davon als Ganzes profitiert?

Anlauffinanzierung ist sinnvoll, aber wir können das nicht auf Dauer durchfinanzieren. Können da anderweitig Finanzierungsmöglichkeiten angezapft werden?

Die Organisationsform der Initiative schwankt noch zwischen Verein und Hochschulgruppe. Perspektivisch ist aber eine anderweitige Finanzierung in Sicht. Auch eine Verankerung als Lehrveranstaltung steht eventuell in Aussicht.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 350€ an Zuschüssen für Fahrtkosten und Verpflegung für die Veranstaltung einer Lernreise vom 16.04. bis zum 22.04.2023 an die studentische Eigeninitiative „Kreidestaub Karlsruhe“ frei.
Ergebnis: 7/1/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Iris

Der Antrag wurde ursprünglich von Luis freigegeben, weil beim Betrag die Mehrwertsteuer vergessen wurde. Deshalb muss der Antrag jetzt durch die Sitzung.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 350€ für die Anschaffung von Tastaturen für den AStA frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Haushaltsbeauftragten freigegeben werden.

Unsere Reels sind sehr erfolgreich, wir haben langsam ne solide große Reichweite.

Hier werden Themen festgehalten, die vom Pressereferat beworben werden sollen.

Fuß- und Radentscheid Karlsruhe

Adrian & Luis

Wir haben uns in einem sehr aufwändigen Prozess mit dem KIT auf einen Prozess für die Rechnungslegung und -prüfung einigen können. Dieser orientiert sich an den gesetzlichen Grundlagen und ergänzt diese.

Die Prozessschritte sind:

1. Rechnungslegung (Verbuchung der Vorgänge & Aufstellung der Jahresrechnung)
2. Präsentation der Jahresrechnung im Vorstand
3. Feststellung der Jahresrechnung inkl. Verwendung der Ausgabenreste durch den Vorstand
4. Prüfung der korrekten Verwendung der Ausgabereste durch Finanzausschuss (inkl. Ausstellung der Bescheinigung)
5. externe Wirtschaftsprüfung
6. Präsentation des externen Prüfungsberichts im Vorstand
7. Stellungnahme des Vorstands auf Vorschlag von geschäftsführendem Vorstand & BfH
8. Präsentation des externen Prüfungsberichts inkl. Stellungnahme des Vorstands im StuPa
9. Prüfung und Entlastung durch die Rechtsaufsicht
   Grundlage: Jahresrechnung zzgl. Prüfungsbericht externe Wirtschaftsprüfung & Stellungnahme des Vorstands
10. Veröffentlichung der Jahresrechnung

Da für die ersten 4 Haushaltsjahre schon Prüfungen erfolgt sind, müssen hier jeweils abweichende Verfahren angewandt werden.

Unser Ziel ist, im Sommersemester mindestens die ersten 5 Haushaltsjahre (also bis einschließlich 2018/2019) so weit zu haben, dass sie ans KIT können. Bis Ende des Kalenderjahres möchten wir alle offenen Jahresrechnungen fertigstellen und die Haushaltsjahre bis einschließlich 2019/2020 und 2020/2021 so weit zu haben, dass sie ans KIT können.

Das Verfahren soll nach Erprobung auch in die Finanzordnung aufgenommen werden.

— Adrian und Luis informieren noch das StuPa und verantworten die weitere Umsetzung. —

Auf der letzten Sitzung wurde diskutiert, wie man die Schließdienste künftig besser organisieren kann. An dieser Stelle soll noch mal in größerer Runde darüber diskutiert und Beschluss gefasst werden.

Konkrete Vorschläge:

1. fester Zeitplan (wahlweise 1 oder 2 wöchig)
2. Einschränkung der Schließdienstzeiten

Adrian

Wir brauchen einen neuen Sitzungstermin. Dazu gibt es jetzt auch eine Umfrage.

Wir wollen möglichst auf der nächsten Sitzung den Termin festlegen.

Innenreferat

Wir planen Anfang der nächsten Amtszeit eine Klausurtagung des AStA. Da können wir das Arbeitsprogramm planen, unsere interne Organisation stärken bzw. aufbauen und gleich Teambuilding-Maßnahmen für das neue AStA-Team durchführen.

Yannik

Nachdem wir wohl noch keinen Beschluss haben, der einen papierlosen AStA zum Ziel hat, sollten wir das hier nachholen.

Diskussion: Schwierig im Finanzreferat. Das Umweltreferat unterstützt den Vorschlag

Abstimmung: Der Vorstand strebt an, all seine Prozesse so weit wie möglich zu digitalisieren. Der Vorstand empfiehlt das selbe Ziel den Vereinen UStA-Kasse Karlsruhe e.V. und Studierendenservice-Verein Karlsruhe e.V. Der Vorstand bildet eine „Taskforce Digitaler AStA“, die Potentiale zur Digitalisierung aufspüren und dem Vorstand Empfehlungen aussprechen soll. Interessiertes Personal des AStA ist eingeladen, sich der Taskforce anzuschließen

Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

—Adrian kommuniziert den Beschluss dem Personal—

Luis

Der AKK würde gerne für ein Tanzturnier (KaTDS - Karslruher Tournament of Dancing Students) die Räumlichkeiten des AStAs im Westflügel des Alten Stadions (1. und 2. OG) vom Freitag den 11.8. 1800 bis Sonntag den 13.8. 1400 reservieren.

Abstimmung: Der Westflügel wird am Wochenende vom 12.08. für das Tanztunier vergeben.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

— Luis kommuniziert das dem AKK —

Tobi

Im Gespräch war Top Gun. Das finde ich persönlich jetzt schon schwierig - Top Gun ist massiv vom US-Militär unterstützt, wurde stark zu Rekrutierungs- und Propagandazwecken genutzt etc.

Vgl. dazu z.B. https://www.ndr.de/kultur/film/Top-Gun-Maverick-Wie-das-US-Militaer-Holl... oder https://www.washingtonpost.com/history/2022/05/27/top-gun-maverick-us-mi...

Alternativen: Werden kurz angesprochen.

Die Diskussion ergibt, dass stattdessen Fight Club vorgeführt wird. Der Vorschlag, statt dem Film eine Dokumentation über Adrians Senatsauftritte vorzustellen, trifft auf keine Zustimmung :(

Adrian

Themen auf jeden Fall:

1. Bericht: Aktuelles aus dem AStA
2. Information: 10-jähriges Jubiläum der Verfasste Studierendenschaft
3. Information: aktueller Stand AStA-Räumlichkeiten
4. Raumüberlassung am KIT
5. kostenlose Menstruationsprodukte auf Toiletten

Denkbare aktuelle Themen:

1. Erste-Hilfe-Kurse Hochschulsport
2. Namensführung von trans-Studierenden
3. Struktur des studentischen Kulturzentrums (SKUZ)
4. Unisex-Toiletten
5. Nachhaltigkeit am KIT (bes. BNE)

weitere Themen?

1. KIT-Gesetz: Sollte da in näherer Zukunft was geändert/nachgebessert werden, sollte bei der Gelegenheit die Möglichkeit für mehr als eine stud. Vertretung pro Berufungskommission (wieder) her. Das sollte dem KIT-Präsidium bekannt sein.
2. Wasserspender auf dem Campus
3. Fahrradständer auf dem Campus

Bolderwelt - Nein, die sollen ihren Müll selbst abholen. Werbung für Privatunternehmen machen wir nicht.

Einladung zur Ausstellungseröffnung von DB Regio und BLB zu „Tourismuswerbung im Wandel“

Rathaus: „Wie wollen wir künftig Arbeit gestalten?“

Keine Varia